PERAN HUMAS DI PERGURUAN TINGGI

PENGERTIAN HUMAS

Hubungan masyarakat, atau sering disingkat humas adalah seni menciptakan pengertian publik yang lebih baik sehingga dapat memperdalam kepercayaan publik terhadap suatu individu/organisasi.

Humas merupakan salah satu komponen dalam manajemen yang diperlukan oleh setiap organisasi termasuk perguruan tinggi. Kehadiran humas menjadi salah satu elemen yang sangat menentukan keberlangsungan sebuah organisasi secara positif. Humas atau biasa dikenal dengan public relations mencakup semua bentuk komunikasi yang terselenggara antara organisasi yang bersangkutan dengan siapa saja (pribadi/masyarakat) yang berkepentingan.

Sebagai sebuah profesi, petugas Humas bertanggung jawab untuk memberikan informasi, mendidik, meyakinkan, meraih simpati, dan membangkitkan ketertarikan masyarakat akan sesuatu atau membuat masyarakat mengerti dan menerima sebuah situasi

Dalam beberapa literatur kehumasan seperti kamus terbitan Institute of Public Relations humas didefiniskan sebagai “keseluruhan upaya yang dilangsungkan secara terencana dan berkesinambungan dalam rangka menciptakan dan memelihara niat baik dan saling pengertian antara suatu organsisasi dengan segenap khalayaknya”.

Definisi tersebut memberikan gambaran bahwa kegiatan humas memiliki peran yang sangat strategis bagi sebuah organisasi. Humas berperan menciptakan dan memelihara citra organisasi, sehingga penerimaan dan pemahaman masyarakat terhadap organisasi tersebut sangat ditentukan oleh kerja humas. Profesi humas juga dituntut untuk dapat memahami aspirasi dan kehendak masyarakat, karena keberlangsungan eksistensi organisasi sangat ditentukan oleh peran serta masyarakat.

Permasalahan yang dihadapi Humas dalam praktek umumnya  sama yaitu berkisar  seputar ketiadaan akses informasi, kurangnya apresiasi terhadap pekerjaan Humas, tidak jelasnya posisi Humas dalam struktur organisasi, tidak tersedianya pedoman kerja sebagai standar prosedur, sampai dengan  tidak memadainya anggaran untuk melaksanakan tugasnya.

PEMBENTUKAN IMAGE POSITIF PERGURUAN TINGGI MELALUI FUNGSI KEHUMASAN

Fungsi sentral Humas  perguruan tinggi adalah menunjang manajemen dalam mencapai tujuan perguruan tinggi dengan komunikasi sebagai kegiatannya yang utama. Sasaran kegiatan humas adalah publik intern dan ekstern, sedangkan tujuannya adalah terbinanya hubungan harmonis antara perguruan tinggi yang diwakilinya dengan publiknya dengan tujuan akan tercipta citra positif, kemauan yang baik, saling menghargai, saling timbul pengertian, toleransi antara kedua belah pihak yang terkait dan sebagainya. Dengan demikian, perguruan tinggi yang unggul adalah perguruan tinggi yang mampu mengelola hubungan dengan stakeholder nya yang meliputi mahasiswa, dosen, staf administrasi, alumni, masyarakat, pemerintah, media pers, orang tua mahasiswa, dll, sehingga melalui hubungan yang baik dan strategis itu dapat mencapai tujuan perguruan tinggi secara realistis.

Dewasa ini, peran Humas semakin variatif dan strategis terlebih dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi, meningkatnya persaingan perguruan tinggi, berkembangnya media massa cetak dan eletronik, kristisnya pandangan masyarakat terhadap perkembangan pendidikan tinggi dan kebijakan-kebijakan pemerintah pusat dan daerah yang terkait dengan pendidikan dan perguruan tinggi, menyebabkan perguruan tinggi harus mampu mengelola informasi yang akan disampaikan pada masyarakat  agar masyarakat dapat memperoleh pemahaman yang jelas dan lengkap tentang  perguruan tinggi.

Humas perguruan tinggi dituntut untuk mampu membangun image positif terhadap lembaga dalam memasuki era ke depan (globalisasi, era otonomi pendidikan), menumbuhkan komunikasi yang sinergis antara lembaga pendidikan dengan masyarakat dan membangun institusi responsif terhadap dinamika masyarakat. Dengan demikian fungsi humas perguruan tinggi dituntut selalu profesional dalam mengelola informasi sehingga terwujudnya citra positif lembaga. Tuntutan ini mensyaratkan perlunya manajemen terhadap pengelolaan komunikasi di perguruan tinggi. Program kerja humas yang baik harus didasarkan pada pemahaman yang tepat terhadap persoalan kehumasan yang dihadapi oleh sebuah organisasi.

Tingginya persaingan antar PT baik negeri maupun swasta dalam merebut animo calon mahasiswa, perkembangan teknologi komunikasi informasi termasuk di dalamnya media massa cetak maupun eletronik yang mengakibatkan derasnya arus informasi ke masyarakat, serta pengelolaan perguruan tinggi masa yang akan datang semakin otonom,  menyebabkan perguruan tinggi saat ini sudah harus mulai mengedepankan aspek citra dan reputasinya  melalui kegiatan atau upaya-upaya kehumasan. Pencitraan dan reputasi perguruan tinggi saat ini tidak lagi bersifat lokal tetapi sudah go-national dan go-international untuk memperluas kiprah perguruan tinggi dalam ilmu pengetahuan dan teknologi.

 Citra adalah adalah persepsi, kesan, perasaan dan gambaran dari publik terhadap sesuatu. Persepsi publik terhadap sebuah perguruan tinggi  didasari pada apa yang mereka ketahui atau mereka kira tentang perguruan tinggi  yang bersangkutan.  Karena citra ada di benak  masyarakat, maka salah satu hal yang harus dilakukan perguruan tinggi adalah menjaga jangan sampai karena berbagai macam sebab, mayoritas publik mempunyai persepsi  yang salah tentang perguruan tingginya sehingga menimbulkan citra  negatif.  Sedangkan reputasi memiliki pengertian yang lebih luas daripada citra dan proses terbentuknya membutuhkan waktu yang lebih lama dari proses pembentukan citra. Reputasi merupakan kesesuaian aplikasi visi dan misi organiasi yang tertuang dalam identitas organisasi yang mewujud dalam kinerja  seluruh civitas akademika  dan dipersepsi sama oleh publik  eksternal dan internal.

          Kondisi di atas menuntut peningkatan peran dan fungsi Humas perguruan tinggi dari  peran  sebagai unit  yang membagikan brosur,  dan membuat kliping, ditingkatkan menjadi  mediator untuk membantu pimpinan perguruan tinggi  mendengarkan kritikan, saran, dan harapan masyarakat.  Humas juga harus diperankan sebagai juru bicara yang mampu  menjelaskan informasi dan kebijakan dari pimpinan perguruan tinggi,  membina hubungan harmonis dengan  publik intern (dosen,mahasiswa, karyawan, manajemen) dan hubungan kepada publik ekstern (orang tua mahasiswa, media massa, pihak terkait lainnya), membina komunikasi dua arah kepada publik internal dan eksternal dengan menyebarkan pesan, informasi dan publikasi hasil penelitian, dan berbagai kebijakan yang telah ditetapkan pimpinan, dan  membantu mencari solusi  dalam meyelesaikan masalah antar perguruan tinggi dengan mengidentifikasi dan menganalisis suatu opini atau berbagai persoalan, baik yang ada di perguruan tinggi maupun di masyarakat.

          Rekrutmen tenaga Humas   perguruan tinggi harus selektif. Untuk dapat mengkomunikasikan apa dan bagaimana sebuah perguruan tinggi agar dipahami dengan benar oleh publiknya, dibutuhkan Humas yang  memiliki kemampuan mengkomunikasikan pesan lembaganya guna menciptakan public awareness dan menekan resiko misunderstanding dan dampak negatif lainnya. Humas harus  pandai memilih dan mengemas informasi yang ada sehingga bernilai dimata publik Humas  dituntut untuk mampu merancang  program-program komunikasi dan  menggunakan berbagai media  dan sarana yang dipilih sesuai dengan tujuan komunikasi dan sasaran khalayaknya. Tidak itu saja, Humas juga harus mampu melakukan evaluasi pemberitaan yang berpengaruh pada pencitraan serta memiliki keahlian dalam manajemen isu.  Humas perguruan tinggi harus memiliki  pemahaman yang jelas terhadap persoalan kehumasan yang dihadapi oleh lembaganya, sehingga misi pokok Humas perguruan tinggi untuk membangun image positif, menumbuhkan komunikasi yang sinergis antara PT dengan masyarakat dan membangun institusi yang responsif terhadap dinamika masyarakat dapat  terwujud.

Dalam praktiknya, media humas ada dua yaitu media humas eksternal dan media humas internal. Ruang lingkup media humas internal lebih kepada kegiatan komunikasi internal dengan sasaran internal perguruan tinggi itu sendiri. Tingkat efektivitas dari humas internal sangat dipengaruhi oleh tiga hal yaitu keterbukaan pihak manajemen, kesadaran dan pengakuan pihak manajemen akan nilai dan arti penting komunikasi dengan para pegawai, dan keberadaan seorang manajer humas yang tidak hanya ahli dan berpengalaman, tetapi juga didukung oleh sumber-sumber daya teknis yang modern. Perangkat media internal sangat variatif, namun pada umumnya perguruan tinggi hanya menggunakan sebagian kecil dari sekian banyak perangkat yang ada seperti jurnal internal, papan pengumuman, kotak saran, CCTV (Close Circuit Television), stasiun radio sendiri, serta perangkat lainnya yang tentunya disesuaikan dengan kebutuhan dan kemampaun perguruan tinggi.

HUMAS UIN MAULANA MALIK IBRAHIM MALANG

Fungsi komunikasi pada sebuah perguruan tinggi  tidak lagi dapat dilakukan sambil lalu atau dirangkap oleh fungsi lain, tetapi harus dijalankan oleh suatu bagian khusus yang menangani komunikasi ke luar maupun ke dalam. Berdasarkan Peraturan Menteri Agama RI Nomor  8 Tahun 2013 tanggal 15 Maret 2013 tentang Organisasi dan Tata Kerja Universitas Islam Negeri Maulana Malik Ibrahim Malang pasal 30 berbunyi : “Bagian Umum sebagaimana dimaksud dalam pasal 29 huruf a mempunyai tugas melaksanakan ketatausahaan, kearsipan, pengelolaan barang milik Negara, kerumahtanggaan, dokumentasi dan publikasi”. Pada pasal 33 ayat 3 dikatakan bahwa subbagian Hubungan Masyarakat, Dokumentasi dan publikasi sebagaimana dimaksud dalam pasal 32 huruf c mempunyai tugas melaksanakan dokumentasi, publikasi dan kehumasan.

Humas UIN Maulana malik Ibrahim Malang merupakan subbagian di bawah Bagian Umum yang berada dalam Biro Administrasi Umum, Perencanaan dan keuangan.

Fungsi Humas tidak dapat dipisahkan dari kegiatan manajemen lembaga perguruan tinggi, karena secara struktural Humas merupakan bagian yang integral dari perguruan tinggi. Agar fungsi Humas UIN Maliki Malang ikut andil dalam menyelenggarakan hubungan baik dengan masyarakat demi terciptanya kerjasama yang saling pengertian, citra yang baik, dan didukung opini masyarakat yang baik, diperlukan persyaratan yang harus dipenuhi praktisi Humasnya.

Peran Humas jangan hanya menangani masalah praktisi operasional keseharian saja, hal ini menjadikan penilaian dan apresiasi terhadap Humas perguruan tinggi secara tidak proporsional, karena itu Humas perguruan tinggi terkooptasi pada pelajaran di tataran praktis operasional keseharian antara lain kegunaan protokoler, fotografi, melayani wartawan, dokumentasi, mengirim pers redaksi dan hal-hal terkait.

Pencapaian fungsi Humas perguruan tinggi harus mampu mengidentifikasi dan memetakan sasaran dan stakeholders pendidikan, meliputi: mahasiswa, dosen, staf administrasi, alumni, masyarakat, pemerintah, media pers, dan orang tua mahasiswa.

Melihat betapa pentingnya peran humas perguruan tinggi termasuk UIN Maulana Malik Ibrahim Malang seyogyanya humas mendapatkan porsi yang agak besar setidaknya merupakan Bagian yang berada di bawah Biro dan membawahi beberapa kasubbag, tetapi untuk sampai pada tahap ini banyak hal yang harus disesuaikan terutama regulasinya dalam bentuk peraturan Menteri.

Dalam hal sosialisasi akademik, berdasarkan pasal 52 PMA tersebut juga UIN Maulana Malik Ibrahim Malang mempunyai struktur Bagian Akademik yang berada di bawah Biro Administrasi Akademik, Kemahasiswaan dan Kerjasama, dimana bagian tersebut membawahi subbagian Administrasi dan Informasi Akademik. Subbagian ini juga mempunyai peran yang sangat penting dalam memberikan informasi dan mensosialisasikan berbagai produk study yang ditawarkan di UIN Maulana Mailk Ibrahim Malang.

TATA NASKAH DINAS UIN MALANG

SURAT MENYURAT

Jika dulu melakukan komunikasi adalah hal yang cukup sulit karena memerlukan waktu dan usaha ekstra, maka kini melakukan komunikasi menjadi hal sangat mudah. Kemajuan teknologi dan informasi telah mengantarkan dunia dalam sebuah sistem komunikasi yang modern dan canggih.

Kebudayaan manusia telah menciptakan alat komunikasi modern yang mampu memudahkan penyampaian informasi, alat komunikasi yang diciptakan membuat seseorang dapat berkomunikasi dengan orang lain baik dilakukan secara langsung seperti telepon maupun tidak langsung seperti surat meski terpisah jarak yang begitu jauh.

Surat menyurat dikategorikan sebagai alat komunikasi tidak langsung karena disampaikan secara tertulis, meskipun dikategorikan sebagai alat komunikasi tidak langsung, surat-menyurat hingga kini tetap memegang peranan yang sangat penting dalam komunikasi, baik untuk keperluan pribadi, dinas pemerintah, maupun keperluan swasta.

Secara sederhana, surat-menyurat dapat diartikan sebagai suatu kegiatan pengendalian arus berita tertulis yang terjadi karena adanya suatu pencatatan, laporan atau keputusan yang memungkinkan terjadinya permintaan, pemberitahuan dan sebagainya.

Kegiatan surat menyurat merupakan salah satu kegiatan keadministrasian yang penting. Oleh karena itu, jika suatu lembaga pemerintah, swasta, maupun organisasi mengabaikan ketentuan surat menyurat adalah suatu kerugian besar. Banyak perorangan maupun kelompok yang mendapat keuntungan dari kegiatan surat menyurat dan banyak pula di antara mereka yang mengalami kerugian akbiat kesalahan dalam melakukan surat menyurat dengan baik dan efektif.

Kegiatan surat menyurat dapat berlangsung jika terdapat tiga kompunen, yaitu: penulis, pesan dan pembaca surat. Supaya kegiatan ini dapat mencapai tujuan atau sasaran secara efektif, maka bahasa yang digunakan harus dapat mengungkap pesan surat sesuai dengan sifat surat, kedudukan penulis dan pembaca surat. Disamping itu penulis surat juga perlu memperhatikan kaidah-kaidah surat menyurat. Oleh karena surat merupakan salah satu bentuk karangan juga berlaku pada penulisan surat. Kegiatan surat menyurat sebagai salah satu sarana komunikasi tertulis banyak dilakukan orang, sebab berkomunikasi melalui surat memiliki beberapa faktor yang memudahkan manusia untuk berkomunikasi. Faktor-faktor kemudahan yang dimaksud adalah sebagai berikut:

  1. Biaya relatif murah
  2. Tidak terikat waktu dan tempat
  3. Jangkaunnya lebih luas
  4. Dapat diarsipkan sebagai tanda bukti
  5. Pesan sampai ketujuan sesuai dengan sumbernya
  6. Pesan dapat dibaca berulang-ulang

NASKAH DINAS PEMERINTAH

Dalam instansi pemerintah, surat dinas merupakan bagian dari Naskah Dinas, naskah dinas mempunyai pengertian yang lebih luas. surat dinas mencakup naskah dinas korespondensi dan naskah dinas khusus, sedangkan pengertian Naskah dinas diartikan secara luas sebagai informasi tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang dilingkungan instansi dalam rangka penyelenggaraan tugas umum pemerintahan dan pembangunan.

Berdasarkan Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 2 Tahun 2014 Tentang Pedoman Tata Naskah Dinas, pengertian Naskah Dinas adalah informasi tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang dibuat oleh pejabat yang berwenang di lingkungan lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, BUMN/BUMD dalam rangka penyelenggaraan tugas pemerintahan dan pembangunan.

Berdasarkan Permendagri nomor 54 tahun 2009, Naskah Dinas adalah informasi tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang dibuat atau dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang dilingkungan pemerintah daerah.

TATA NASKAH DINAS KEMENAG 2016

Kementerian Agama mengeluarkan Keputusan Menteri Agama Republik Indonesia Nomor 9 Tahun 2016 Tentang Pedoman Tata Naskah Dinas Pada Kementerian Agama, KMA ini walaupun tidak termaktub dalam penetapannya, merupakan penyempurnaan dari Peraturan Menteri Agama Republik Indonesia Nomor 16 Tahun 2006 Tentang Tata Persuratan Dinas Di Lingkungan Departemen Agama. KMA ini selain merujuk pada Permen PAN No. 80 tahun 2012 juga sudah merupakan penyesuaian dari Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 2 Tahun 2014 Tentang Pedoman Tata Naskah Dinas.

Secara hirarki tata perundangan, Keputusan Menteri tidak bisa menganulir Peraturan Menteri, akan tetapi Peraturan Menteri Agama Republik Indonesia Nomor 16 Tahun 2006 Tentang Tata Persuratan Dinas Di Lingkungan Departemen Agama terlebih dahulu telah dihapus dengan peraturan yang setingkat yaitu Peraturan Menteri Agama Republik Indonesia Nomor 4 Tahun 2016 Tentang Pencabutan Peraturan Menteri Agama Republik Indonesia Nomor 16 Tahun 2006 Tentang Tata Persuratan Dinas Di Lingkungan Departemen Agama.

Ada beberapa perubahan dalam KMA No. 9 tahun 2016 ini dari PMA sebelumnya, diantaranya :

  1. Menggunakan istilah Naskah dinas, sedangkan dalam PMA menggunakan istilah surat dinas.
  2. Adanya asas pembakuan sebagai salah satu asas pembuatan naskah dinas
  3. Kode jabatan jabatan ditambahkan dalam penomoran surat
  4. Dalam PMA diatur bahwa jenis surat terdiri dari statuter dan non statuter, Sedangkan dalam KMA Peraturan ANRI disebutkan bahwa jenis surat terdiri dari :
    • Arahan
    • Korespondensi
    • Khusus
    • Laporan
    • Telaah staf
    • Formulir
    • Naskah dinas elektronik
  5. Penggunaan logo surat yang ditandatangani Menteri Agama dibedakan antara penggunaan lambang negara untuk surat statuter dan non statuter sedangkan untuk surat dinas menggunakan logo kemenag. Adapun dalam KMA naskah yang ditandatangani Menteri Agama semua mempergunakan lambang negara.
  6. Kode jabatan dan penomoran dalam PMA meliputi : indek, klasifikasi dan tahun, sedangkan dalam PMA untuk instruksi, surat tugas, surat edaran dan naskah dinas khusus memuat nomor urut, kode jabatan, bulan dan tahun dan untuk Surat dinas terdiri dari kode derajat, nomor surat, kode jabatan, kode klasifikasi, bulan dan tahun.
  7. Dalam PMA Sifat surat 2006 dibedakan yaitu : Keaslian, Bobot informasi, Pengamanan informasi dan Penyampaian/pengiriman surat.Sedangkan dalam KMA hanya dibagi dalam 2 kategori yaitu tingkat keamanan dan kecepatan penyampaian
  8. Penggunaan jenis huruf tidak diatur dalam PMA, sedangkan dalam KMA diatur dengan menggunakan jenis huruf Arial ukuran 11 atau 12. Sedangkan kertas yang digunakan adalah A4 ukuran 297 x 210 mm, dan untuk kepentingan tertentu dapat menggunakan ukran lain.
  9. PMA tidak mengatur manual prosedur sedangkan KMA mengatur manual prosedur surat masuk dan surat keluar.
  10. Penggunaan cap dinas dalam KMA berubah untuk semua struktur dalam kemenag
  11. Dalam PMA Penggunaan logo fakultas diatur sedangkan dalam KMA tidak diatur.

TATA PERSURATAN UIN MALANG

Pedoman tata persuratan dinas di lingkungan Universitas Islam Negeri Maulana Malik Ibrahim Malang diatur dalam Surat Keputusan Rektor UIN Maulana Malik Ibrahim Malang Nomor : Un.03/OT.01.3/0250/2010 tentang Pedoman tata Persuratan Dinas di Lingkungan Universitas Islam negeri Maulana Malik Ibrahim Malang yang mengacu pada PMA RI Nomor 16 Tahun 2006 tentang Tata Persuratan Dinas di Lingkungan Departemen Agama.

Dalam PMA RI Nomor 16 Tahun 2006 pada BAB X mengenai Kode Indeks Surat Dinas Departemen Agama dijejelaskan bahwa Penyusunan kode indeks satuan kerja dibawah Rektor dilakukan dan ditetapkan dengan surat keputusan Rektor IAIN/UIN/IHDN. Dengan dasar tersebut maka dibuatlah Surat Keputusan Rektor UIN Maulana Malik Ibrahim Malang tentang Pedoman tata Persuratan Dinas di Lingkungan Universitas Islam negeri Maulana Malik Ibrahim Malang dengan tujuan untuk keseragaman dalam penyelenggaraan, termasuk keseragaman pola/bentuk dan tindakan dalam kegiatan surat menyurat dinas di lingkungan UIN Maulana Malik Ibrahim Malang.

Pada dasarnya tata persuratan dinas di lingkungan UIN Maulana Malik Ibrahim Malang selama ini sudah berjalan sesuai dengan petunjuk PMA maupun SK Rektor tersebut, akan tetapi dengan adanya KMA Nomor 9 tahun 2016 ada beberapa perubahan yang harus disesuaikan oleh semua instansi yang berada di bawah Kementerian Agama termasuk UIN Maulana Malik Ibrahim Malang.

Download PMA No. 16 tahun 2006

Download KMA No. 9 tahun 2016

Download PERKA No. 2 tahun 2014

 Download PermenPAN No. 80 tahun 2012

Download materi power point

Study Banding UIN Walisongo Semarang

BagiaIMG_6846n Umum UIN Walisongo Semarang pada penghujung tahun 2015 mengadakan study banding ke Bagian Umum UIN Maulana Malik Ibrahim Malang. Dengan kegiatan tersebut diharapkan adanya pertukaran informasi antara kedua belah pihak.
Dalam kesempatan tersebut, Kepala Bagian Umum UIN maulana Malik Ibrahim Malang menjelaskan banyak hal yang menyangkut kegiatan Bagian Umum, diantaranya adalah proses pengembangan yang dilakukan oleh UIN Malang baik yang bersifat fisik maupun non fisik. Bagian Umum merupakan tulang punggung  semua kegiatan yang dilaksanakan di UIN Malang, oleh karena itu seluruh perangkat personalia bekerja ekstra keras agar segala aktifitas di UIN Malang bisa terselenggara dengan baik sesuai harapan.
Dalam sambutannya Kepala Bagian Umum UIN Semarang mengungkapkan bahwa yang menjadi catatan penting dari kujungannya ke UIN Malang diantaranya adalah rancangan bangunan yang akan dibangun oleh UIN Malang sangat mengagumkan dan perlu adanya pemberi semangat seperti di UIN Malang yang menampilkan foto-foto profesor yang dijejer disetiap dinding ruang pertemuan.
Dalam kesempatan itu juga masing-masing pihak saling memberikan kenangan-kenangan sebagai ucapan terima kasih.

Sejarah Bagian Umum

  Sejalan dengan perkembangan maupun sejarah berdirinya Universitas Islam Negeri Maulana Malik Ibrahim Malang, Bagian Umum merupakan unit terpenting yang tidak bisa dilepaskan dari keberadaan UIN Malang. Bagian Umum secara struktural berada di bawah Biro Administrasi Umum, Perencanaan dan Keuangan. Bagian Umum membawahi 2 (dua) Subbagian yaitu Rumah Tangga dan Tata Usaha. 
     Pada awalnya ketika berstatus STAIN, Kepala Bagian merupakan struktur penyelenggara administrasi tertinggi  di STAIN. Bagian Umum ketika itu masih berupa Kasubbag Umum yang merupakan Sub dari Bagian Tata Usaha. Setelah berubah menjadi UIN, struktur administrasi juga ikut berubah yang terdiri dai 2 (dua) Biro yaitu Biro Administrasi Umum, Perencana dan Keuangan (BAUPK) dan Biro Akademik, kemahasiswaan dan Kerjasama (BAAKK). Posisi Bagian Umum berada di bawah BAUPK. 
     Bagian Umum  baik  ketika  menjadi  Sub  Bagian mupun  ketika meningkat  menjadi Bagian pernah dipimpin oleh beberapa orang yaitu :

a)   Mashuri tahun …..
b)   Dimyati tahun …..
c)   Joko tahun …..
d)   …………. tahun …..
e)   Yunus tahun …..
f)    Miftahul Jannah tahun …..
g)   Heru tahun 
h)   Iwan Sugianto tahun 2012 
i)    Fathul Qorib, S,Ag. tahun 2014

Kepala Bagian

Fathul QoribNama                          :   FATHUL QORIB, S.Ag

NIP.                            :
Gol./Pangkat              :
Ttl                               :
Alamat                        :
Riwayat Jabatan         :
Riwayat Pendidikan  :

Manual Prosedur

 

1.     Surat Keluar
2.      Surat masuk  
3.     Pemberkasan Arsip
4.      Penerima Telepon
5.      Pelayanan ATK
6.      Inventaris Aset BMN
7.      Pelaporan SIMAK
8.      Pemeliharaan Gedung

Kebersihan


Garis Besar Prosedur
Kondisi lingkungan yang bersih dan nyaman merupakan salah satu penunjang berjalannya proses pelayanan akademik dan kemahasiswaan dengan lancar sehingga dapat menghasilkan hasil kerja dan prestasi yang opotimal. Hal ini merupakan tugas utama bagi urusan kebersihan bersama cleaning service Universitas Islam Negeri Malang yang terjabarkan dalam standar operasional prosedur berikut ini:
  1. Presensi kehadiran tenaga cleaning service sesuai dengan pembagian tugas masing-masing

      Pengkondisian gedung perkantoran sesuai pembagian tugasnya Pagi hari

      •  Membuka setiap ruangan perkantoran
      • Membersihkan ruangan dan isinya
      • Membersihkan dan menata mebeler yang ada
      • Membersihkan kaca
      • Menyapu
      • Mengepel
      • Menyalakan AC/Fan
      • Menyalakan lampu
      • Memberi pengharum ruangan
      • Membuang sampah
      • Membersihkan kamar toilet 

      Siang hari

      • Melakukan pengecekkan kebersihan berkala
      • Membuang sampah
      • Membersihkan ruangan dan isinya
      • Membersihkan dan menata mebeler yang ada
      • Membersihkan kaca
      • Menyapu
      • Mengepel
      • Mematikan lampu
      • Mematikan AC/Fan
      • Membuang sampah
      • Membersihkan toilet
      • Menutup ruang perkantoran
      • Menyediakan air minum untuk fakultas dan unit kerja 

      Pengkondisian gedung perkuliahan sesuai pembagian tugasnya   Pagi hari

      • Membuka setiap ruangan perkuliahan
      • Membersihkan ruangan perkuliahan dan isinya
      • Membersihkan dan menata peralatan perkuliahan yang ada
      • Membersihkan kaca
      • Menyapu
      • Mengepel
      • Menyalakan AC/Fan
      • Memberi pengharum ruangan
      • Membuang sampah
      • Membersihkan kamar toilet disekitar ruang perkuliahan

      Siang hari

      • Melakukan pengecekkan kebersihan berkala
      • Membuang sampah

      Sore hari

      • Membersihkan ruangan
      • Perkuliahan dan isinya
      • Membersihkan dan menata peralatan perkuliahan
      • Membersihkan kaca
      • Menyapu
      • Mengepel
      • Mematikan AC/Fan
      • Membuang sampah
      • Menutup ruang perkuliahan 

        Pengkondisian taman Pagi hari

      •  Mengkondisikan peralatan pertamanan 
      • Menyapu halaman, taman, dan jalan 
      • Menyiangi rumput, gulma, dan tanaman yang mati 
      • Menyiram seluruh tanaman yang ada jika diperlukan 
      • Memberi pupuk secara berkala 
      • Membersihkan kolam 
      • Menata taman 

      Siang hari 

      •   Melakukan pengecekkan berkala 

      Sore hari 

      • Menyapu halaman, jalan, dan taman 
      • Menyirami tanaman jika diperlukan 
      • Mengkondisikan kembali peralatan pertamanan

       

    • Mengisi chek list lembar kerja Presensi kepulangan tenaga cleaning service sesuai dengan pembagian tugas masing-masing
       
    • Menjalin komunikasi dengan supervisor cleaning service untuk meningkatkan mutu kinerja
       
    • Mengadakan evaluasi berkala
       
    • Membuat laporan
            

    Kendaraan

    Pelayanan kendaraan sebagai berikut :


    a.       Mini Bus
    1)     Mengajukan surat permohonan yang mencakup pihak pengguna. penanggungjawab. lama pemakaian. serta tujuan.
    2)     Tujuan peminjaman untuk keperluan dinas dan atau kemahasiswaan atau keperluan lain yang berkaitan dengan kegiatan UIN Maliki Malang.
    3)     Peminjaman maksimal 3 (Tiga) hari .
    4)     Jumlah pengguna disesuaikan dengan kapasitas kendaraan.
    5)     Penggunaan kendaraan hanya dalam wilayah Jawa Timur
    6)     Kendaraan harus kembali dalam keadaan sebagaimana waktu penyerahan dan bahan bakar harus terisi penuh.
    7)     Segala kerusakan yang terjadi pada saat kendaraan dipinjam merupakan tanggungjawab peminjam.
    8)     Pihak yang diperbolehkan untuk meminjam Mini Bus adalah Rektorat, Fakultas dan Unit/Lembaga UIN, Dema  dan pihak lain.
    b.      Mikro Bus (HIS Toyota)
    1)     Mengajukan surat permohonan yang mencakup pihak pengguna. penanggungjawab. lama pemakaian. serta tujuan.
    2)     Tujuan peminjaman untuk keperluan dinas dan atau kemahasiswaan atau keperluan lain yang berkaitan dengan kegiatan UIN Maliki Malang.
    3)     Peminjaman maksimal 2 (Dua) hari .
    4)     Jumlah pengguna disesuaikan dengan kapasitas kendaraan.
    5)     Penggunaan kendaraan hanya dalam wilayah Jawa Timur
    6)     Kendaraan harus kembali dalam keadaan sebagaimana waktu penyerahan dan bahan bakar harus terisi penuh.
    7)     Segala kerusakan yang terjadi pada saat kendaraan dipinjam merupakan tanggungjawab peminjam.
    8)     Pihak yang diperbolehkan untuk meminjam Mikro Bus adalah Rektorat, Fakultas dan Unit/Lembaga UIN, Dema dan pihak lain.
    c.       L 300
    1)     Mengajukan surat permohonan yang mencakup pihak pengguna. penanggungjawab. lama pemakaian. serta tujuan.
    2)     Tujuan peminjaman untuk keperluan dinas dan atau kemahasiswaan atau keperluan lain yang berkaitan dengan kegiatan UIN Maliki Malang.
    3)     Peminjaman maksimal 2 (Dua) hari .
    4)     Jumlah pengguna disesuaikan dengan kapasitas kendaraan.
    5)     Penggunaan kendaraan hanya dalam wilayah Jawa Timur
    6)     Kendaraan harus kembali dalam keadaan sebagaimana waktu penyerahan dan bahan bakar harus terisi penuh.
    7)     Segala kerusakan yang terjadi pada saat kendaraan dipinjam merupakan tanggungjawab peminjam.
    8)     Pihak yang diperbolehkan untuk meminjam L 300 adalah Rektorat, Fakultas dan Unit/Lembaga UIN, Dema dan pihak lain.
    d.      Kijang Station
    1)     Mengajukan surat permohonan yang mencakup pihak pengguna. penanggungjawab. lama pemakaian. serta tujuan.
    2)     Tujuan peminjaman untuk keperluan dinas dan atau kemahasiswaan atau keperluan lain yang berkaitan dengan kegiatan UIN Maliki Malang.
    3)     Peminjaman maksimal 2 (Dua) hari .
    4)     Jumlah pengguna disesuaikan dengan kapasitas kendaraan.
    5)     Penggunaan kendaraan hanya dalam wilayah Jawa Timur
    6)     Kendaraan harus kembali dalam keadaan sebagaimana waktu penyerahan dan bahan bakar harus terisi penuh.
    7)     Segala kerusakan yang terjadi pada saat kendaraan dipinjam merupakan tanggungjawab peminjam.
    8)     Pihak yang diperbolehkan untuk meminjam L 300 adalah Rektorat, Fakultas dan Unit/Lembaga di UIN Maliki Malang.
    e.       Pick Up Mitsubishi 120 SS
    1)     Mengajukan surat permohonan yang mencakup pihak pengguna. penanggungjawab. lama pemakaian. serta tujuan.
    2)     Tujuan peminjaman untuk keperluan dinas dan atau kemahasiswaan atau keperluan lain yang berkaitan dengan kegiatan UIN Maliki Malang.
    3)     Peminjaman maksimal 2 (Dua) hari .
    4)     Jumlah pengguna disesuaikan dengan kapasitas kendaraan.
    5)     Penggunaan kendaraan hanya dalam wilayah Jawa Timur
    6)     Kendaraan harus kembali dalam keadaan sebagaimana waktu penyerahan dan bahan bakar harus terisi penuh.
    7)     Segala kerusakan yang terjadi pada saat kendaraan dipinjam merupakan tanggungjawab peminjam.
    8)     Pihak yang diperbolehkan untuk meminjam L 300 adalah Rektorat, Fakultas dan Unit/Lembaga di UIN Maliki Malang.
    f.        Pick Up Phanter
    1)     Mengajukan surat permohonan yang mencakup pihak pengguna. penanggungjawab. lama pemakaian. serta tujuan.
    2)     Tujuan peminjaman untuk keperluan dinas dan atau kemahasiswaan atau keperluan lain yang berkaitan dengan kegiatan UIN Maliki Malang.
    3)     Peminjaman maksimal 2 (Dua) hari .
    4)     Jumlah pengguna disesuaikan dengan kapasitas kendaraan.
    5)     Penggunaan kendaraan hanya dalam wilayah Jawa Timur
    6)     Kendaraan harus kembali dalam keadaan sebagaimana waktu penyerahan dan bahan bakar harus terisi penuh.
    7)     Segala kerusakan yang terjadi pada saat kendaraan dipinjam merupakan tanggungjawab peminjam.
    8)     Pihak yang diperbolehkan untuk meminjam L 300 adalah Rektorat, Fakultas dan Unit/Lembaga di UIN Maliki Malang.
    g.       Ambulance
    1)     Mengajukan surat permohonan yang mencakup pihak pengguna. penanggungjawab. lama pemakaian. serta tujuan.
    2)     Pengecualian dalam situasi darurat, pengajuan dapat diajukan secara lisan dengan persetujan Kepala bagian
    3)     Penanggungjawab peminjaman harus jelas dengan meninggalkan identitas berupa kartu tanda Penduduk.
    4)     Kendaraan harus kembali dalam keadaan sebagaimana waktu penyerahan dan bahan bakar harus terisi penuh.
    5)     Segala kerusakan yang terjadi pada saat kendaraan dipinjam merupakan tanggungjawab peminjam.
    6)     Pihak yang diperbolehkan untuk meminjam L 300 adalah Rektorat, Fakultas dan Unit/Lembaga UIN dan pihak lain.
    h.      Ketentuan yang belum diatur atau peminjaman yang dilakukan diluar ketentuan tersebut di atas harus mendapat persetujuan dari kepala bagian Umum.
    2.     Garis Besar Prosedur
    a.       Pemohon mengajukan surat permohonan peminjaman kendaraan dinas ke Kasubbag Rumah Tangga ( 2 hari sebelum kegiatan).
    b.      Kasubbag Rumah Tangga Menerima dan mendisposisikan perintah peminjaman Kendaraan dinas bagian Kendaraan.
    c.       bagian Kendaraan Mempersiapkan kebutuhan kendaraan dan pengemudi sesuai disposisi.
    d.      Pengemudi melaksanakan tugas dan melaporkan administrasi (sesuai permohonan).

     

    ATK

    Pelayanan ATK sebagai berikut :

    1. Pengguna Jasa mengajukan surat permohonan ATK ke Kabag Umum.
    2. Kabag Umum mendisposisikan ke Kasubbag Rumah Tangga.
    3. Kasubbag Rumah Tangga mendisposisikan kepada pengelola ATK.
    4. Pengelola ATK menyerahkan ke Bagian Gudang untuk perintah pengeluaran barang.
    5. Staff bagian Gudang melakukan pengecekan ketersediaan ATK di gudang dan  menyediakan ATK yang diperlukan.
    6. ATK yang tersedia diserahkan ke pengguna jasa

    Keamanan


    Garis Besar Prosedur :

    • Ka. Biro AUPK mendisposisikan ke Kabag Umum terkait dengan pengamanan di Universitas Islam Negeri  (UIN) Maulana Malik Ibrahim Malang.
    • Kabag Umum mendisposisikan ke Kasubbag Rumah Tangga terkait dengan pengamanan di Universitas Islam Negeri  (UIN) Maulana Malik Ibrahim Malang.
    • Kasubbag Rumah Tangga mendisposisikan ke bagian Keamanan untuk menyusun personil terkait pengamanan di Universitas Islam Negeri  (UIN) Maulana Malik Ibrahim Malang.
    • Kabag Umum melaksanakan rapat koordinasi dengan Kasubbag Rumah Tangga dan bidang Keamanan pengamanan di Universitas Islam Negeri  (UIN) Maulana Malik Ibrahim Malang