Pembinaan CS dan Satpam UIN Malang

Bertempat di aula Lt. 3 Gedung Fakultas Humaniora Universitas Islam Negeri maulana Malik Ibrahim Malang, pada hari Selasa tanggal 11 April 2017 dilaksanakan pembinaan Aparatur Sipil Negara (ASN) CS dan Satpam Universitas Islam Negeri maulana Malik Ibrahim Malang. Pembinaan ASN yang dilaksanakan Bagian Umum tersebut menghadirkan narasumber Bapak Dr. Zainal Habib dari Satuan Pengawas Internal (SPI) Universitas Islam Negeri maulana Malik Ibrahim Malang

Dalam pengantarnya, Kepala Bagian Umum Bapak Fathul Qorib, S.Ag menekankan agar CS dan Satpam dapat mengimplementasikan tugas dan fungsi sebaik-baiknya. Jam kerja yang telah ditetapkan sesuai SOP agar diperhatikan, jangan sampai terkesan pelaksanaan tugas tidak maksimal, padahal dalam standar prosedur terdapat tuntutan tugas untuk selalu melakukan pengawasan di lingkungan kerjanya. Dalam kesempatan tersebut juga Kepala Bagian Umum menginformasikan adanya pergeseran tugas koordinator  berdasarkan wilayah dan lingkup kerjanya.

Selaku narasumber Dr. Zainal Habib menyampaikan tindak lanjut hasil pemeriksaan BPK, di antara hasil pemeriksaan tersebut terungkap bahwa terdapat catatan tentang CS dan satpam. Sebagai tindak lanjut dari hasil pemeriksaan tersebut, pimpinan mengambil langkah-lanh perbaikan system kerja CS dan satpam dan mempertimbangkan adanya reward dalam pelaksanaan tugasnya.

KEBERADAAN CS DAN SATPAM

Keberadaan cleaning service (CS) dan security (Satpam) di sebuah instansi merupan suatu keharusan, tidak jarang dalam sebuah instansi besar bagi sebagian orang kadang tidak merasakan dan menyadari keberadaan mereka, hal ini disebabkan karena ketika mereka hadir/datang, mereka tidak sempat melihat kesibukan CS dan satpam yang mempersiapkan segala fasilitas dan sarana prasarana yang ada di sekeliling mereka.

Di sisi lain bagi CS dan satpam tidak sedikit yang merasa minder/rendah diri dengan profesi yang mereka geluti, sebagian merasa bahwa profesi tersebut merupakan pilihan terakhir bagi mereka sambil menunggu tawaran profesi lain yang dianggap lebih menjanjikan.

Dengan sebutan sebagai petugas lapangan, dalam menjalankan tugasnya CS dan satpam juga melakukan pekerjaanya penuh dengan resiko, CS harus membersihkan dinding-dinding dan kaca-kaca gedung kantor bertingkat yang berada dibagian luar misalnya. Mereka juga tidak mengenal waktu dalam melakukan sebuah pekerjaan, apalagi saat kantor mengadakan suatu kegiatan atau acara. Para cleaning service bahu membahu mempersiapkan peralatan dan perlengkapan sesuai pesanan pimpinan agar acara dapat berjalan dengan baik sesuai rencana. Oleh pimpinannya mereka dituntut bekerja dengan baik, rajin, cepat, telaten dan loyal. Sedangkan satpam bertanggungjawab terhadap keamanan dan ketertiban institusi tempat dimana mereka bekarja, tidak jarang juga mereka mendapatkan giliran tugas malam.

Jasa CS dan satpam dalam sebuah instansi memiliki kontribusi penting untuk organisasi berhasil mencapai tujuannya. Indikator keberhasilan CS bisa dilihat sepintas dari bagaimana keadaan ruangan disetiap sudut kantor, kita bisa menikmati sebuah ruangan apakah itu bersih atau kotor, nyaman atau tidak tergantung bagaimana sentuhan dari para CS ini. Sedangkan indikator keberhasilan satpam adalah  tertib dan lancarnya aktifitas institusi tersebut dengan lingkungan kerja yang aman dan situasi yang kondusif.

MENINGKATKAN KUALITAS KERJA CS DAN SATPAM

Meningkatkan kualitas Sumber Daya Manusia (SDM) yang ada untuk mencapai tujuan sebuah institusi tidaklah semudah membalik telapak tangan, hal ini merupakan tantangan bagi pimpinan di suatu intitusi agar bagaimana SDM yang dimiliki mampu bekerja maksimal.

SDM yang berkualitas akan dapat tercermin dari pola pikir, kesadaran, kemauan, semangat dan etos kerja yang tinggi. Untuk mewujudkan SDM yang berkualitas akan dipengaruhi oleh berbagai faktor antara lain tingkat pendidikan, pengalaman kerja, semangat kerja, kiat dari individu untuk mau berubah menuju yang lebih baik, manajemen yang diterapkan, pengawasan dan pembinaan yang dilakukan.

Peran pimpinan dalam memberikan semangat dan matovasi kerja bagi karyawannya mempunyai dampak positif bagi peningkatan kualitas kerja CS dan satpam, oleh karena itu kedekatan dan cara komunikasi yang baik antara pimpinan dan karyawannya akan meningkatkan rasa percaya diri serta tanggung jawab terhadap tugasnya.

Di sisi lain pembagian tugas dan tanggung jawabnya harus jelas, hal tersebut harus didukung dengan analisis jabatan bagi CS dan satpam serta Standart Operating Prosedur (SOP) yang ditetapkan oleh pimpinan institusi.

Dengan kasadaran dan etos kerja CS dan satpam yang tinggi, komunikasi pimpinan dan karyawan yang baik serta ditunjang dengan pembagian tugas serta penetapan standar kerja yang tepat maka diharapkan meningkatnya kualitas kerja SC dan satpam di institusi tersebut.

KEWENANGAN PENANDATANGANAN NASKAH DINAS

Penanggungjawab suatu instansi/lembaga adalah pimpinan tertinggi dari instansi tersebut, demikian pula tanggungjawab terhadap naskah dinas yang diterbitkan oleh sebuah instansi/lembaga itu. Akan tetapi setiap struktur di bawahnya mempunyai kewenangan menandatangani beberapa naskah yang melekat pada jabatan strukturnya. Kewenangan yang tidak melekat pada jabatan struktur pada levelnya tersebut dapat saja dilimpahkan kepada pejabat struktural tersebut oleh pejabat satu level atau dua level diatasnya disebabkan oleh jumlah tugas yang besar.

Kementerian Agama sebagai salah satu kementerian yang tertua mengatur secara detail mengenai kewenangan penandatanganan pada jabatan struktural mengenai jenis dan macam-macam naskah dinas dalam Keputusan Menteri Agama Nomor 9 tahun 2016 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas pada Kementerian Agama.

Kewenangan untuk melaksanakan dan menandatangani surat yang tidak bersifat kebijakan/ keputusan/ arahan dapat diserahkan/ dilimpahkan kepada pimpinan satuan organisasi di setiap tingkat eselon atau pejabat lain yang diberi kewenangan untuk menandatanganinya. Penyerahan/ pelimpahan wewenang dan penandatanganan korespondensi kepada pejabat kepala/pimpinan dilaksanakan sebagai berikut:

  1. Pejabat pimpinan tertinggi instansi pemerintah dapat menyerahkan atau melimpahkan kepada pimpinan organisasi di setiap tingkat eselon atau pimpinan organisasi lini yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas dan fungsi dengan bidang masing – masing mempergunakan surat kuasa atau keputusan tertulis. (sumber : PerMenpan RI nomor 22 Tahun 2008 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas). Penandatanganan surat mempergunakan atas nama (a.n.)
  2. Sepanjang tidak ditentukan secara khusus oleh peraturan perundang-undangan yang berlaku, kewenangan penandatanganan dapat dilimpahkan kepada pejabat bawahannya. Pelimpahan wewenang hanya ditujukan untuk pejabat yang secara struktural berada di bawahnya. Pelimpahan wewenang dimaksudkan untuk menunjang kelancaran tugas dan ketertiban jalur komunikasi yang bertanggung jawab. Pelimpahan harus mengikuti jalur struktural  dan paling banyak hanya dua rentang jabatan struktural di bawahnya. (sumber : PerMenhukum dan HAM nomor M-03.UM.04.10 tahun 2006). Penandatangan surat mempergunakan atas nama (a.n.) jika yang berwenang menandatangani surat/dokumen melimpahkan wewenang kepada pejabat di bawahnya Persyaratan yang harus dipenuhi adalah (a) Pelimpahan wewenang tersebut dalam bentuk tertulis. (b) Materi wewenang yang dilimpahkan benar-benar menjadi tugas dan tanggung jawab yang dilimpahkan. (c) Tanggung jawab sebagai akibat penandatanganan surat berada pada pejabat yang diatasnamakan.

Dalam lingkup perguruan tinggi atau lembaga pendidikan, dalam struktur organisasinya terdapat wakil yang membantu pelaksanaan tugas Kepala/Rektor/Ketua. Karena termasuk dalam jajaran pimpinan, para wakil diberi kewenangan juga untuk menandatangani naskah dinas yang berkaitan dengan tugasnya masing masing sesuai dengan aturan yang berlaku.

Sebagai penutup, berikut ini kita mencoba membuat matriks kewenangan yang melekat pada jabatan struktural perguruan tinggi dalam hal ini universitas berdasarkan KMA nomor 9 tahun2016. Akan tetapi dalam matriks ini belum tercakup kewenangan bagi Lembaga/Unit yang ada di universitas dan tidak termasuk pelimpahan kewenangan yang diberikan oleh pimpinan.

No. Jenis Naskah Dinas Rektor Biro Dekan/ Direktur Bagian Subbag
1 Keputusan
2 Instruksi
3 Pedoman
4 Surat Edaran
5 SOP
6 Surat Perintah / Surat Tugas
7 Surat Dinas
8 Memorandum
9 Nota Dinas
10 Surat Undangan
11 Surat Perjanjian
12 Surat Kuasa
13 Berita Acara
14 Surat Keterangan
15 Surat Pengantar
16 Pengumuman
17 Laporan
18 Telaah Staf

PENOMORAN NASKAH DINAS KEMENAG

Kalau kita memperhatikan cara penomoran surat sesuai petunjuk dalam Keputusan Menteri Agama Republik Indonesia Nomor 9 Tahun 2016 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas Pada Kementerian Agama, maka kita akan menemukan 3 model penomoran naskah dinas sebagai berikut :

  1. Pada halaman 11 contoh Nomor : 09/SJ/07/201
  2. Pada halaman 12 terdapat 3 contoh dalam 3 bentuk tetapi pada dasarnya sama yaitu :
    • Nomor : SR-12/MA/KP. 07.1/07/2015
    • Nomor : R-123/SJ/KP.07.1/07/2015
    • B-321 / SJ/ B. IV/OT.01.3/ 06/ 2015
  3. Pada halaman 13 contoh Nomor : 08/SJ/OT.01/06/2015

Pada contoh pertama, penomoran naskah terdiri dari 4 bagian, contoh kedua terdiri dari 6 bagian dan contoh ketiga terdiri dari 5 bagian.

Untuk memahami model penomoran tersebut, terlebih dahulu kita harus memahami jenis-jenis naskah dinas dalam KMA tersebut.

JENIS NASKAH DINAS

Jenis naskah dinas dalam KMA Nomor 9 Tahun 2016 terbagi menjadi 7 yaitu :

  1. Naskah Dinas Arahan

Naskah Dinas Arahan merupakan produk hukum yang bersifat pengaturan, penetapan dan penugasan.

Naskah Dinas Arahan terdiri dari Peraturan Menteri Agama, Keputusan, Instruksi Menteri Agama, Pedoman, Petunjuk Pelaksanaan, Standar Operasional Prosedur, Surat Edaran dan Surat Tugas.

  1. Naskah Dinas Korespondensi
    • Naskah dinas korespondensi internal meliputi Nota Dinas dan Memorandum
    • Naskah dinas korespondensi eksternal berupa Surat Dinas
    • Surat Undangan
  2. Naskah Dinas Khusus meliputi Perjanjian Dalam Negeri dan Perjanjian Internasional, Surat Kuasa, Berita Acara, Surat Keterangan, Surat Pengantar dan Pengumuman.
  3. Laporan

Naskah dinas yang memuat pemberitahuan tentang pelaksanaan suatu kegiatan

  1. Telaah Staf

Telaah staf adalah bentuk uraian yang disampaikan oleh pejabat structural atau fungsional  yang memuat analisa singkat dan jelas mengenai suatu persoalan dengan memberikan jalan keluar/pemecahan yang disarankan.

  1. Formulir

Bentuk pengaturan alokasi ruang atau lembar naskah untuk mencatat berbagai data dan informasi. Formulir dibuat dalam bentuk kartu atau lembaran tercetak dengan judul tertentu berisi keterangan yang diperlukan.

  1. Naskah Dinas Elektronik

Naskah dinas berupa  yang berupa komunikasi informasi yang dilakukan secara elektronik atau yang terekam dalam multimedia elektronik yang memiliki keabsahan yang sama dengan naskah dinas non elektronik, mencakup; surat menyurat elektronik, arsip, dokumentasi elektronik, transaksi elektronik, naskah elektronik lainnya

CARA PENOMORAN NASKAH DINAS

Dari 7 jenis naskah dinas tersebut di atas, 3 jenis membutuhkan penomoran khusus (dicetak tebal dan miring) yaitu naskah dinas arahan, naskah dinas korespondensi dan naskah dinas khusus, sedangkan jenis laporan, telaah staf, formulir dan naskah dinas elektonik mengikuti salah satu model penomoran di atas atau bahkan tidak memerlukan penomoran.

Penomoran 3 jenis naskah dinas dapat dijelaskan sebagai berikut :

  1. Susunan penomoran Naskah Dinas Arahan dan Naskah Dinas Khusus

Contoh :

NOMOR : 09/SJ/07/2015

Keterangan     :

09                      :    Nomor Urut dalam satu tahun takwim

SJ                     :    Kode Jabatan Sekretaris Jenderal

07                      :    bulan ke-7 (ditulis dalam dua digit)

2015                 :    tahun terbit

  1. Susunan penomoran Naskah Dinas Korespondensi Ekternal dan Undangan

Contoh :

NOMOR : SR-12/MA/KP. 07.1/07/2015

Keterangan      :

SR                      :    Kode derajat pengamanan surat dinas

12                       :    Nomor Urut dalam satu tahun takwim

MA                      :    Kode Jabatan Menteri Agama

KP.07.1             :    Kode klasifikasi surat

07                       :    bulan ke-7 (ditulis dalam dua digit)

2015                   :    tahun terbit

Untuk penomoran naskah dinas dengan pemberian kuasa tanda tangan kepada pejabat satu tingkat dibawah harus mencantumkan kedua kode jabatan pejabat tersebut. (Lihat halaman 12 nomor c)

NOMOR : B-321 / SJ/ B. IV/OT.01.3/ 06/ 2015

Keterangan      :

B                         :    Kode derajat pengamanan surat dinas

321                     :    Nomor Urut dalam satu tahun takwim

SJ                       :    Kode Jabatan Sekretarian Jenderal

B.IV                    :    Kode jabatan Kepala Biro Ortala

OT.01.3              :    Kode klasifikasi surat

06                       :    bulan ke-6 (ditulis dalam dua digit)

2015                   :    tahun terbit

  1. Susunan penomoran Naskah Dinas Korespondensi Internal

Contoh :

NOMOR : 08/SJ/OT.01/06/2015

Keterangan      :

08                       :    Nomor Urut dalam satu tahun takwim

SJ                       :    Kode Jabatan Sekretaris Jenderal

OT.01.1              :    Kode klasifikasi surat

06                       :    bulan ke-6 (ditulis dalam dua digit)

2015                   :    tahun terbit

Sekian dan terima kasih.

Pelantikan Pejabat

TATACARA PELANTIKAN PEJABAT

Pelantikan pejabat merupakan kegiatan yang sering kita temukan dalam instansi pemerintah untuk mengisi posisi jabatan tertentu baik berupa promosi maupun rooling pejabat. Tata cara pelantikan pejabat diseuaikan dengan ketentuan perundang-undangan yang berlaku sebagai acuan kita diantaranya UU No. 19 tahun 2010 tentang Protokol dan Peraturan Presiden Nomor 167 Tahun 2014 tentang Tata Cara Pelantikan Gubernur, Bupati dan Walikota

Berikut susunan acara pelantikan pejabat :

  1. Menyanyikan Lagu Kebangsaan Indonesia Raya
  2. Pembacaan Keputusan
  3. Pejabat yang akan dilantik menempati tempat pelantikan
  4. Pengucapan sumpah/janji jabatan dipandu oleh Pejabat yang melantik
  5. Penandatanganan berita acara pengucapan sumpah/janji jabatan
  6. Pemasangan tanda pangkat jabatan dan atau penyematan tanda jabatan dan atau penyerahan Keputusan
  7. Kata-kata pelantikan oleh Pejabat yang melantik
  8. Penandatanganan Pakta Integritas
  9. Sambutan pejabat yang melantik
  10. Pembacaan doa
  11. Penutupan

Adapun denah tempat pelantikan sebagai berikut :

Keterangan :

  1. Lambang Negara
  2. Gambar Presiden
  3. Gambar Wakil Presiden
  4. Bendera Kebangsaan Merah Putih
  5. Bendera instansi
  6. Pejabat yang melantik
  7. Podium
  8. Pejabat yang akan dilantik
  9. Petugas upacara, saksi dan Rohaniawan
  10. Meja Tanda Tangan
  11. Pejabat instansi
  12. Tamu Undangan
  13. Mic

HAB Kemenag ke-71 UIN Maliki Malang

Sejarah singkat HAB Kemenag

Kementerian Agama Republik Indonesia (disingkat Kemenag RI, dahulu Departemen Agama Republik Indonesia, disingkat Depag RI) adalah kementerian dalam Pemerintah Indonesia yang membidangi urusan agama.

Lahirnya Kementerian Agama merupakan jawaban kongkrit atas tuntutan sejarah bangsa. Dan lebih dari itu hal ini merupakan jaminan atas pelaksanaan Pancasila dan UUD 1945, terutama sila Ketuhanan dan pasal 29 dari UUD 1945.

Keberadaan Kementerian Agama yang ada mulanya bernama Kementerian Agama, awalnya diusulkan oleh utusan Komite Nasional Indonesia Daerah (KNID) Kepresidenan Banyumas (K.H. Abu Dardiri, H.M. Saleh Suaidy dan M. Sukeso Wirya Saputra) pada sidang pleno Komite Nasional Indonesia Pusat (KNIP) di Jakarta pada tanggal 24-28 Nopember 1945.

Usulan mereka disetujui oleh sidang, kemudian keputusan sidang tersebut diproses. Dan pada tanggal 3 Januari 1946, pemerintah mengumumkan berdirinya Kementerian Agama RI dengan Menteri Agamanya yaitu H.M. Rasyidi, BA. Maka dari sejarah singkat itulah, tanggal 3 Januari diperingati sebagai Hari Amal Bhakti (HAB) Kementerian Agama.

Dalam usia menjelang 71 tahun ini, beberapa prestasi yang telah diraih Kemenag antara lain :

  1. Publik menilai positif kinerja Kementerian Agama
  2. Sebagian besar program telah mulai memenuhi harapan sehingga kinerja Kemenag dianggap cukup baik dalam sejumlah survei.
  3. Indeks kepuasan jemaah haji terus naik,
  4. Indeks kerukunan umat beragama juga masih tinggi,
  5. Indeks reformasi birokrasi kita naik peringkat dari CC menjadi B yang berimplikasi naiknya tunjangan kinerja dari 40 menjadi 60 persen.
  6. Penghargaan dari Presiden sebagai Penyedia Layanan BLU dengan Akses Terjangkau,
  7. Penghargaan dari Kemenkeu sebagai Kementerian dengan Kontribusi Penerimaan Negara Bukan Pajak (PNBP) terbesar dalam APBN.
  8. Penghargaan ganda terkait ekonomi syariah, yaitu sebagai Pemrakarsa Proyek Infrastruktur Berbiaya Surat Berharga Syariah Negara (SBSN) dan Investor Utama Sukuk Negara Domestik.

Tapi di sisi lain, Ombudsman Nasional menilai Kemenag masih bertanda warna kuning atau belum begitu bagus dalam hal pemenuhan standar layanan publik. Kita juga turun predikat dari WTP menjadi WDP dalam audit keuangan oleh BPK. dan masih ada keluhan-keluhan publik yang belum terselesaikan secara tuntas.

Kemenag terus menerus berupaya mencapai standar mutu yang prima dalam melayani umat. Dengan memanfaatkan teknologi informasi, segala proses perizinan, beasiswa, hingga bantuan sosial dilakukan secara lebih simpel, pasti, dan bebas pungli. Berbagai aplikasi manajemen yang menunjang kerja juga sedang dikembangkan demi tercapainya kinerja yang lebih baik. Selain itu, Kemenag mencanangkan program-program baru sebagai respons atas situasi dan dinamika terkini terkait kehidupan beragama dalam masyarakat era digital

Peringatan HAB Kemenag 2017 UIN Malang

UIN Maliki Malang merupakan salah satu perguruan tinggi Islam yang bernaung di bawah kementerian Agama RI. Pada tanggal 21 Juni 2004 UIN Maliki Malang diresmikan oleh Menko Kesra ad Interim Prof. H.A. Malik Fadjar, M.Sc bersama Menteri Agama Prof. Dr. H. Said Agil Husin Munawwar, M.A. atas nama Presiden pada 8 Oktober 2004 dengan nama Universitas Islam Negeri (UIN) Malang. Sebagai salah satu instansi yang bernaung di bawah Kemenag RI,  UIN Maliki Malang pada setiap tahunnya juga menyelenggarakan peringatan HAB Kemenag RI.

HAB Kementerian Agama Republik Indonesia ke-71 tahun 2017 merupakan salah satu hari yang bersejarah bagi Universitas Islam Negeri (UIN) Maulana Malik Ibrahim Malang. Bersamaan dengan dilaksanakannya upacara bendera dalam rangka memperingati HAB Kemenag tahun 2017 ini, UIN Maliki Malang melantik Dekan Fakultas Kedokteran dan Ilmu Kesehatan UIN Maliki Malang yaitu Prof. Dr. dr. Bambang Pardjianto, Sp.B., Sp.BP-RE (K). Guru besar Universitas Brawijaya, Malang tersebut diberi tugas untuk memimpin fakultas yang telah menaungi dua jurusan yaitu fakultas Kedokteran dan fakultas Farmasi.

Pelaksanaan upacara bendera barjalan lancar dan khidmat dan diikuti oleh 750 peserta yang terdiri dari unsur pimpinan, dosen dan karyawan UIN Maliki Malang serta undangan.

Pelaksanaan Upacara Bendera

Upacara bendera merupakan serangkaian kegiatan yang dilakukan sesuai dengan tata upacara yang telah ditetapkan dalam undang-undang. Upacara bendera adalah suatu ritual khusus untuk menghormati simbol-simbol negara, seperti: bendera, lagu kebangsaan, pahlawan dan lain sebagainya.  Lebih dari itu upacara bendera hakekatnya sebenarnya sebagai cerminan nilai-nilai budaya bangsa dan merupakan ciri khas yang membedakan dengan negara lain.

Upacara bendera memiliki tujuan yang sangat mulia, diantaranya adalah membiasakan bersikap tertib dan disiplin, menanamkan kekompakan dan kebersamaan, meningkatkan persatuan dan kesatuan, mengenang jasa para pahlawan, dan yang paling penting adalah meningkatkan semangat nasionalisme. Semangat nasionalisme sangat penting dimiliki oleh setiap warga negara Indonesia.

Upacara bendera itu telah diatur dalam Inpres Nomor 14 tahun 1981 tentang urutan upacara bendera. Ini berarti upacara bendera memiliki legalitas yang kuat. Hal tersebut perlu diperhatikan oleh semua kalangan masyarakat, lebih khususnya instansi pemerintahan.

Dewasa ini bisa kita katakan banyak kalangan malas melakukan upacara bendera, baik itu pegawai maupun masyarakat umum. Bagi mereka upacara bendera  hal yang sangat membosankan. Ini merupakan problem yang perlu diatasi, karena melalui upacara benderalah masyarakat meningkatkan jiwa nasionalisme.

Kita juga bisa melihat pelaksanaan upacara bendera hanya bersifat seremonial belaka, tanpa memandang arti dan maknanya. Bayangkan saja banyak masyarakat main-main melaksanakan upacara bendera. Mereka apatis dan meremehkan kegiatan ini. Banyak dari masyarakat Indonesia mungkin ada yang dalam hidupnya belum pernah melakukan upacara. Memang miris namun memang kenyataan seperti itu.

Nilai dan manfaat upacara bendera bagi ASN UIN Malang

Manfaat penyelenggaraan pelaksanaan upacara pengibaran bendera merah putih di isntansi pemerintah bagi Aparatur Sipil Negara (ASN) antara lain meningkatkan rasa nasionalisme, pengabdian, tanggung jawab, disiplin, dan pelaksanaan gerakan revolusi mental aparatur sipil negara guna mewujudkan kehidupan berbangsa, bernegara, dan bermasyarakat yang dilandasi nilai-nilai Pancasila dan UUD 1945.

Selain tersebut diatas, ada beberapa nilai yang terkandung dalam upacara bendera mencakup beberapa hal, di antaranya :

  1. Membiasakan bersikap tertib dan disiplin.
  2. Membiasakan berpenampilan rapi.
  3. Meningkatkan kemampuan memimpin.
  4. Membiasakan kesediaan memimpin.
  5. Menumbuhkan nasionalisme
  6. Membuat patuh pada aturan.
  7. Menanamkan tanggungjawab.

Sikap kita saat mengikuti upacara bendera harus khidmat dan disiplin karena upacara bendera merupakan bentuk penghargaan kita terhadap jasa para pahlawan. Selain itu upacara bendera juga merupakan salah satu cara meningkatkan rasa cinta tanah air dan bangsa Indonesia.

Manfaat dan nilai upacara bendera dalam rangka memperingati HAB Kemenag RI ke-71 tahun 2017 ini juga terasa di UIN Maliki Malang,  peserta upacara mengikuti dengan tertib dalam barisan dari awal sampai akhir acara. Berkat kedisiplinan dan ketertiban peserta, upacara berjalan sesuai dengan skenario yang direncanakan,

Semoga moment upacara peringatan HAB Kemenag RI ke-71 tahun 2017 UIN Maliki Malang ini dapat meningkatkan kinerja dan prestasi kerja Kementerian Agama khususnya ASN di lingkungan UIN Maliki Malang sesuai dengan tagline “Bersih Melayani” dan motto “Lebih Dekat Melayani Umat”.

PERAN HUMAS DI PERGURUAN TINGGI

PENGERTIAN HUMAS

Hubungan masyarakat, atau sering disingkat humas adalah seni menciptakan pengertian publik yang lebih baik sehingga dapat memperdalam kepercayaan publik terhadap suatu individu/organisasi.

Humas merupakan salah satu komponen dalam manajemen yang diperlukan oleh setiap organisasi termasuk perguruan tinggi. Kehadiran humas menjadi salah satu elemen yang sangat menentukan keberlangsungan sebuah organisasi secara positif. Humas atau biasa dikenal dengan public relations mencakup semua bentuk komunikasi yang terselenggara antara organisasi yang bersangkutan dengan siapa saja (pribadi/masyarakat) yang berkepentingan.

Sebagai sebuah profesi, petugas Humas bertanggung jawab untuk memberikan informasi, mendidik, meyakinkan, meraih simpati, dan membangkitkan ketertarikan masyarakat akan sesuatu atau membuat masyarakat mengerti dan menerima sebuah situasi

Dalam beberapa literatur kehumasan seperti kamus terbitan Institute of Public Relations humas didefiniskan sebagai “keseluruhan upaya yang dilangsungkan secara terencana dan berkesinambungan dalam rangka menciptakan dan memelihara niat baik dan saling pengertian antara suatu organsisasi dengan segenap khalayaknya”.

Definisi tersebut memberikan gambaran bahwa kegiatan humas memiliki peran yang sangat strategis bagi sebuah organisasi. Humas berperan menciptakan dan memelihara citra organisasi, sehingga penerimaan dan pemahaman masyarakat terhadap organisasi tersebut sangat ditentukan oleh kerja humas. Profesi humas juga dituntut untuk dapat memahami aspirasi dan kehendak masyarakat, karena keberlangsungan eksistensi organisasi sangat ditentukan oleh peran serta masyarakat.

Permasalahan yang dihadapi Humas dalam praktek umumnya  sama yaitu berkisar  seputar ketiadaan akses informasi, kurangnya apresiasi terhadap pekerjaan Humas, tidak jelasnya posisi Humas dalam struktur organisasi, tidak tersedianya pedoman kerja sebagai standar prosedur, sampai dengan  tidak memadainya anggaran untuk melaksanakan tugasnya.

PEMBENTUKAN CITRA POSITIF PERGURUAN TINGGI MELALUI FUNGSI KEHUMASAN

Fungsi sentral Humas  perguruan tinggi adalah menunjang manajemen dalam mencapai tujuan perguruan tinggi dengan komunikasi sebagai kegiatannya yang utama. Sasaran kegiatan humas adalah publik intern dan ekstern, sedangkan tujuannya adalah terbinanya hubungan harmonis antara perguruan tinggi yang diwakilinya dengan publiknya dengan tujuan akan tercipta citra positif, kemauan yang baik, saling menghargai, saling timbul pengertian, toleransi antara kedua belah pihak yang terkait dan sebagainya. Dengan demikian, perguruan tinggi yang unggul adalah perguruan tinggi yang mampu mengelola hubungan dengan stakeholder nya yang meliputi mahasiswa, dosen, staf administrasi, alumni, masyarakat, pemerintah, media pers, orang tua mahasiswa, dll, sehingga melalui hubungan yang baik dan strategis itu dapat mencapai tujuan perguruan tinggi secara realistis.

Peran Humas semakin strategis terlebih dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi, meningkatnya persaingan perguruan tinggi, berkembangnya media massa cetak dan eletronik, kristisnya pandangan masyarakat terhadap perkembangan pendidikan tinggi dan kebijakan-kebijakan pemerintah pusat dan daerah yang terkait dengan pendidikan dan perguruan tinggi, menyebabkan perguruan tinggi harus mampu mengelola informasi yang akan disampaikan pada masyarakat  agar masyarakat dapat memperoleh pemahaman yang jelas dan lengkap tentang  perguruan tinggi.

Humas perguruan tinggi dituntut untuk mampu membangun citra positif terhadap lembaga dalam memasuki era persaingan ini, menumbuhkan komunikasi yang sinergis antara lembaga pendidikan dengan masyarakat dan membangun institusi responsif terhadap dinamika masyarakat. Dengan demikian fungsi humas perguruan tinggi dituntut selalu profesional dalam mengelola informasi sehingga terwujudnya citra positif lembaga. Tuntutan ini mensyaratkan perlunya manajemen terhadap pengelolaan komunikasi di perguruan tinggi. Program kerja humas yang baik harus didasarkan pada pemahaman yang tepat terhadap persoalan kehumasan yang dihadapi oleh sebuah organisasi.

Tingginya persaingan antar PT baik negeri maupun swasta dalam merebut animo calon mahasiswa, perkembangan teknologi komunikasi informasi termasuk di dalamnya media massa cetak maupun eletronik yang mengakibatkan derasnya arus informasi ke masyarakat, serta pengelolaan perguruan tinggi masa yang akan datang semakin otonom,  menyebabkan perguruan tinggi saat ini sudah harus mulai mengedepankan aspek citra dan reputasinya  melalui kegiatan atau upaya-upaya kehumasan. Pencitraan dan reputasi perguruan tinggi saat ini tidak lagi bersifat lokal tetapi sudah berskala nasional dan internasional untuk memperluas kiprah perguruan tinggi dalam ilmu pengetahuan dan teknologi.

Kondisi di atas menuntut peningkatan peran dan fungsi Humas perguruan tinggi dari  peran  sebagai unit  yang membagikan brosur,  dan membuat kliping, ditingkatkan menjadi  mediator untuk membantu pimpinan perguruan tinggi  mendengarkan kritikan, saran, dan harapan masyarakat.  Humas juga harus diperankan sebagai juru bicara yang mampu  menjelaskan informasi dan kebijakan dari pimpinan perguruan tinggi,  membina hubungan harmonis dengan  publik intern (dosen,mahasiswa, karyawan, manajemen) dan hubungan kepada publik ekstern (orang tua mahasiswa, media massa, pihak terkait lainnya), membina komunikasi dua arah kepada publik internal dan eksternal dengan menyebarkan pesan, informasi dan publikasi hasil penelitian, dan berbagai kebijakan yang telah ditetapkan pimpinan, dan  membantu mencari solusi  dalam meyelesaikan masalah antar perguruan tinggi dengan mengidentifikasi dan menganalisis suatu opini atau berbagai persoalan, baik yang ada di perguruan tinggi maupun di masyarakat.

Rekrutmen tenaga Humas   perguruan tinggi harus selektif. Untuk dapat mengkomunikasikan apa dan bagaimana sebuah perguruan tinggi agar dipahami dengan benar oleh publiknya, dibutuhkan Humas yang  memiliki kemampuan mengkomunikasikan pesan lembaganya guna menciptakan keperdulian masyarakat dan menekan resiko kesalahpahaman dan dampak negatif lainnya. Humas harus  pandai memilih dan mengemas informasi yang ada sehingga bernilai dimata publik Humas  dituntut untuk mampu merancang  program-program komunikasi dan  menggunakan berbagai media  dan sarana yang dipilih sesuai dengan tujuan komunikasi dan sasaran khalayaknya. Tidak itu saja, Humas juga harus mampu melakukan evaluasi pemberitaan yang berpengaruh pada pencitraan serta memiliki keahlian dalam manajemen isu.  Humas perguruan tinggi harus memiliki  pemahaman yang jelas terhadap persoalan kehumasan yang dihadapi oleh lembaganya, sehingga misi pokok Humas perguruan tinggi untuk membangun image positif, menumbuhkan komunikasi yang sinergis antara PT dengan masyarakat dan membangun institusi yang responsif terhadap dinamika masyarakat dapat  terwujud.

Dalam praktiknya, media humas ada dua yaitu media humas eksternal dan media humas internal. Ruang lingkup media humas internal lebih kepada kegiatan komunikasi internal dengan sasaran internal perguruan tinggi itu sendiri. Tingkat efektivitas dari humas internal sangat dipengaruhi oleh tiga hal yaitu keterbukaan pihak manajemen, kesadaran dan pengakuan pihak manajemen akan nilai dan arti penting komunikasi dengan para pegawai, dan keberadaan seorang manajer humas yang tidak hanya ahli dan berpengalaman, tetapi juga didukung oleh sumber-sumber daya teknis yang modern. Perangkat media internal sangat variatif, namun pada umumnya perguruan tinggi hanya menggunakan sebagian kecil dari sekian banyak perangkat yang ada seperti jurnal internal, papan pengumuman, kotak saran, CCTV (Close Circuit Television), stasiun radio sendiri, serta perangkat lainnya yang tentunya disesuaikan dengan kebutuhan dan kemampaun perguruan tinggi.

HUMAS UIN MAULANA MALIK IBRAHIM MALANG

Fungsi komunikasi pada sebuah perguruan tinggi  tidak lagi dapat dilakukan sambil lalu atau dirangkap oleh fungsi lain, tetapi harus dijalankan oleh suatu bagian khusus yang menangani komunikasi ke luar maupun ke dalam. Berdasarkan Peraturan Menteri Agama RI Nomor  8 Tahun 2013 tanggal 15 Maret 2013 tentang Organisasi dan Tata Kerja Universitas Islam Negeri Maulana Malik Ibrahim Malang pasal 30 berbunyi : “Bagian Umum sebagaimana dimaksud dalam pasal 29 huruf a mempunyai tugas melaksanakan ketatausahaan, kearsipan, pengelolaan barang milik Negara, kerumahtanggaan, dokumentasi dan publikasi”. Pada pasal 33 ayat 3 dikatakan bahwa subbagian Hubungan Masyarakat, Dokumentasi dan publikasi sebagaimana dimaksud dalam pasal 32 huruf c mempunyai tugas melaksanakan dokumentasi, publikasi dan kehumasan.

Humas UIN Maulana malik Ibrahim Malang merupakan subbagian di bawah Bagian Umum yang berada dalam Biro Administrasi Umum, Perencanaan dan keuangan.

Fungsi Humas tidak dapat dipisahkan dari kegiatan manajemen lembaga perguruan tinggi, karena secara struktural Humas merupakan bagian yang integral dari perguruan tinggi. Agar fungsi Humas UIN Maliki Malang ikut andil dalam menyelenggarakan hubungan baik dengan masyarakat demi terciptanya kerjasama yang saling pengertian, citra yang baik, dan didukung opini masyarakat yang baik, diperlukan persyaratan yang harus dipenuhi praktisi Humasnya.

Peran Humas jangan hanya menangani masalah praktisi operasional keseharian saja, hal ini menjadikan penilaian dan apresiasi terhadap Humas perguruan tinggi secara tidak proporsional, karena itu Humas perguruan tinggi terkooptasi pada pelajaran di tataran praktis operasional keseharian antara lain kegunaan protokoler, fotografi, melayani wartawan, dokumentasi, mengirim pers redaksi dan hal-hal terkait.

Pencapaian fungsi Humas perguruan tinggi harus mampu mengidentifikasi dan memetakan sasaran dan stakeholders pendidikan, meliputi: mahasiswa, dosen, staf administrasi, alumni, masyarakat, pemerintah, media pers, dan orang tua mahasiswa.

Melihat betapa pentingnya peran humas perguruan tinggi termasuk UIN Maulana Malik Ibrahim Malang seyogyanya humas mendapatkan porsi yang agak besar setidaknya merupakan Bagian yang berada di bawah Biro dan membawahi beberapa kasubbag, tetapi untuk sampai pada tahap ini banyak hal yang harus disesuaikan terutama regulasinya dalam bentuk peraturan Menteri.

Dalam hal sosialisasi akademik, berdasarkan pasal 52 PMA tersebut juga UIN Maulana Malik Ibrahim Malang mempunyai struktur Bagian Akademik yang berada di bawah Biro Administrasi Akademik, Kemahasiswaan dan Kerjasama, dimana bagian tersebut membawahi subbagian Administrasi dan Informasi Akademik. Subbagian ini juga mempunyai peran yang sangat penting dalam memberikan informasi dan mensosialisasikan berbagai produk study yang ditawarkan di UIN Maulana Mailk Ibrahim Malang.

TATA NASKAH DINAS UIN MALANG

SURAT MENYURAT

Jika dulu melakukan komunikasi adalah hal yang cukup sulit karena memerlukan waktu dan usaha ekstra, maka kini melakukan komunikasi menjadi hal sangat mudah. Kemajuan teknologi dan informasi telah mengantarkan dunia dalam sebuah sistem komunikasi yang modern dan canggih.

Kebudayaan manusia telah menciptakan alat komunikasi modern yang mampu memudahkan penyampaian informasi, alat komunikasi yang diciptakan membuat seseorang dapat berkomunikasi dengan orang lain baik dilakukan secara langsung seperti telepon maupun tidak langsung seperti surat meski terpisah jarak yang begitu jauh.

Surat menyurat dikategorikan sebagai alat komunikasi tidak langsung karena disampaikan secara tertulis, meskipun dikategorikan sebagai alat komunikasi tidak langsung, surat-menyurat hingga kini tetap memegang peranan yang sangat penting dalam komunikasi, baik untuk keperluan pribadi, dinas pemerintah, maupun keperluan swasta.

Secara sederhana, surat-menyurat dapat diartikan sebagai suatu kegiatan pengendalian arus berita tertulis yang terjadi karena adanya suatu pencatatan, laporan atau keputusan yang memungkinkan terjadinya permintaan, pemberitahuan dan sebagainya.

Kegiatan surat menyurat merupakan salah satu kegiatan keadministrasian yang penting. Oleh karena itu, jika suatu lembaga pemerintah, swasta, maupun organisasi mengabaikan ketentuan surat menyurat adalah suatu kerugian besar. Banyak perorangan maupun kelompok yang mendapat keuntungan dari kegiatan surat menyurat dan banyak pula di antara mereka yang mengalami kerugian akbiat kesalahan dalam melakukan surat menyurat dengan baik dan efektif.

Kegiatan surat menyurat dapat berlangsung jika terdapat tiga kompunen, yaitu: penulis, pesan dan pembaca surat. Supaya kegiatan ini dapat mencapai tujuan atau sasaran secara efektif, maka bahasa yang digunakan harus dapat mengungkap pesan surat sesuai dengan sifat surat, kedudukan penulis dan pembaca surat. Disamping itu penulis surat juga perlu memperhatikan kaidah-kaidah surat menyurat. Oleh karena surat merupakan salah satu bentuk karangan juga berlaku pada penulisan surat. Kegiatan surat menyurat sebagai salah satu sarana komunikasi tertulis banyak dilakukan orang, sebab berkomunikasi melalui surat memiliki beberapa faktor yang memudahkan manusia untuk berkomunikasi. Faktor-faktor kemudahan yang dimaksud adalah sebagai berikut:

  1. Biaya relatif murah
  2. Tidak terikat waktu dan tempat
  3. Jangkaunnya lebih luas
  4. Dapat diarsipkan sebagai tanda bukti
  5. Pesan sampai ketujuan sesuai dengan sumbernya
  6. Pesan dapat dibaca berulang-ulang

NASKAH DINAS PEMERINTAH

Dalam instansi pemerintah, surat dinas merupakan bagian dari Naskah Dinas, naskah dinas mempunyai pengertian yang lebih luas. surat dinas mencakup naskah dinas korespondensi dan naskah dinas khusus, sedangkan pengertian Naskah dinas diartikan secara luas sebagai informasi tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang dilingkungan instansi dalam rangka penyelenggaraan tugas umum pemerintahan dan pembangunan.

Berdasarkan Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 2 Tahun 2014 Tentang Pedoman Tata Naskah Dinas, pengertian Naskah Dinas adalah informasi tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang dibuat oleh pejabat yang berwenang di lingkungan lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, BUMN/BUMD dalam rangka penyelenggaraan tugas pemerintahan dan pembangunan.

Berdasarkan Permendagri nomor 54 tahun 2009, Naskah Dinas adalah informasi tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang dibuat atau dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang dilingkungan pemerintah daerah.

TATA NASKAH DINAS KEMENAG 2016

Kementerian Agama mengeluarkan Keputusan Menteri Agama Republik Indonesia Nomor 9 Tahun 2016 Tentang Pedoman Tata Naskah Dinas Pada Kementerian Agama, KMA ini walaupun tidak termaktub dalam penetapannya, merupakan penyempurnaan dari Peraturan Menteri Agama Republik Indonesia Nomor 16 Tahun 2006 Tentang Tata Persuratan Dinas Di Lingkungan Departemen Agama. KMA ini selain merujuk pada Permen PAN No. 80 tahun 2012 juga sudah merupakan penyesuaian dari Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 2 Tahun 2014 Tentang Pedoman Tata Naskah Dinas.

Secara hirarki tata perundangan, Keputusan Menteri tidak bisa menganulir Peraturan Menteri, akan tetapi Peraturan Menteri Agama Republik Indonesia Nomor 16 Tahun 2006 Tentang Tata Persuratan Dinas Di Lingkungan Departemen Agama terlebih dahulu telah dihapus dengan peraturan yang setingkat yaitu Peraturan Menteri Agama Republik Indonesia Nomor 4 Tahun 2016 Tentang Pencabutan Peraturan Menteri Agama Republik Indonesia Nomor 16 Tahun 2006 Tentang Tata Persuratan Dinas Di Lingkungan Departemen Agama.

Ada beberapa perubahan dalam KMA No. 9 tahun 2016 ini dari PMA sebelumnya, diantaranya :

  1. Menggunakan istilah Naskah dinas, sedangkan dalam PMA menggunakan istilah surat dinas.
  2. Adanya asas pembakuan sebagai salah satu asas pembuatan naskah dinas
  3. Kode jabatan jabatan ditambahkan dalam penomoran surat
  4. Dalam PMA diatur bahwa jenis surat terdiri dari statuter dan non statuter, Sedangkan dalam KMA Peraturan ANRI disebutkan bahwa jenis surat terdiri dari :
    • Arahan
    • Korespondensi
    • Khusus
    • Laporan
    • Telaah staf
    • Formulir
    • Naskah dinas elektronik
  5. Penggunaan logo surat yang ditandatangani Menteri Agama dibedakan antara penggunaan lambang negara untuk surat statuter dan non statuter sedangkan untuk surat dinas menggunakan logo kemenag. Adapun dalam KMA naskah yang ditandatangani Menteri Agama semua mempergunakan lambang negara.
  6. Kode jabatan dan penomoran dalam PMA meliputi : indek, klasifikasi dan tahun, sedangkan dalam PMA untuk instruksi, surat tugas, surat edaran dan naskah dinas khusus memuat nomor urut, kode jabatan, bulan dan tahun dan untuk Surat dinas terdiri dari kode derajat, nomor surat, kode jabatan, kode klasifikasi, bulan dan tahun.
  7. Dalam PMA Sifat surat 2006 dibedakan yaitu : Keaslian, Bobot informasi, Pengamanan informasi dan Penyampaian/pengiriman surat.Sedangkan dalam KMA hanya dibagi dalam 2 kategori yaitu tingkat keamanan dan kecepatan penyampaian
  8. Penggunaan jenis huruf tidak diatur dalam PMA, sedangkan dalam KMA diatur dengan menggunakan jenis huruf Arial ukuran 11 atau 12. Sedangkan kertas yang digunakan adalah A4 ukuran 297 x 210 mm, dan untuk kepentingan tertentu dapat menggunakan ukran lain.
  9. PMA tidak mengatur manual prosedur sedangkan KMA mengatur manual prosedur surat masuk dan surat keluar.
  10. Penggunaan cap dinas dalam KMA berubah untuk semua struktur dalam kemenag
  11. Dalam PMA Penggunaan logo fakultas diatur sedangkan dalam KMA tidak diatur.

TATA PERSURATAN UIN MALANG

Pedoman tata persuratan dinas di lingkungan Universitas Islam Negeri Maulana Malik Ibrahim Malang diatur dalam Surat Keputusan Rektor UIN Maulana Malik Ibrahim Malang Nomor : Un.03/OT.01.3/0250/2010 tentang Pedoman tata Persuratan Dinas di Lingkungan Universitas Islam negeri Maulana Malik Ibrahim Malang yang mengacu pada PMA RI Nomor 16 Tahun 2006 tentang Tata Persuratan Dinas di Lingkungan Departemen Agama.

Dalam PMA RI Nomor 16 Tahun 2006 pada BAB X mengenai Kode Indeks Surat Dinas Departemen Agama dijejelaskan bahwa Penyusunan kode indeks satuan kerja dibawah Rektor dilakukan dan ditetapkan dengan surat keputusan Rektor IAIN/UIN/IHDN. Dengan dasar tersebut maka dibuatlah Surat Keputusan Rektor UIN Maulana Malik Ibrahim Malang tentang Pedoman tata Persuratan Dinas di Lingkungan Universitas Islam negeri Maulana Malik Ibrahim Malang dengan tujuan untuk keseragaman dalam penyelenggaraan, termasuk keseragaman pola/bentuk dan tindakan dalam kegiatan surat menyurat dinas di lingkungan UIN Maulana Malik Ibrahim Malang.

Pada dasarnya tata persuratan dinas di lingkungan UIN Maulana Malik Ibrahim Malang selama ini sudah berjalan sesuai dengan petunjuk PMA maupun SK Rektor tersebut, akan tetapi dengan adanya KMA Nomor 9 tahun 2016 ada beberapa perubahan yang harus disesuaikan oleh semua instansi yang berada di bawah Kementerian Agama termasuk UIN Maulana Malik Ibrahim Malang.

Download PMA No. 16 tahun 2006

Download KMA No. 9 tahun 2016

Download PERKA No. 2 tahun 2014

 Download PermenPAN No. 80 tahun 2012

Download materi power point

Study Banding UIN Walisongo Semarang

BagiaIMG_6846n Umum UIN Walisongo Semarang pada penghujung tahun 2015 mengadakan study banding ke Bagian Umum UIN Maulana Malik Ibrahim Malang. Dengan kegiatan tersebut diharapkan adanya pertukaran informasi antara kedua belah pihak.
Dalam kesempatan tersebut, Kepala Bagian Umum UIN maulana Malik Ibrahim Malang menjelaskan banyak hal yang menyangkut kegiatan Bagian Umum, diantaranya adalah proses pengembangan yang dilakukan oleh UIN Malang baik yang bersifat fisik maupun non fisik. Bagian Umum merupakan tulang punggung  semua kegiatan yang dilaksanakan di UIN Malang, oleh karena itu seluruh perangkat personalia bekerja ekstra keras agar segala aktifitas di UIN Malang bisa terselenggara dengan baik sesuai harapan.
Dalam sambutannya Kepala Bagian Umum UIN Semarang mengungkapkan bahwa yang menjadi catatan penting dari kujungannya ke UIN Malang diantaranya adalah rancangan bangunan yang akan dibangun oleh UIN Malang sangat mengagumkan dan perlu adanya pemberi semangat seperti di UIN Malang yang menampilkan foto-foto profesor yang dijejer disetiap dinding ruang pertemuan.
Dalam kesempatan itu juga masing-masing pihak saling memberikan kenangan-kenangan sebagai ucapan terima kasih.

Sejarah Bagian Umum

  Sejalan dengan perkembangan maupun sejarah berdirinya Universitas Islam Negeri Maulana Malik Ibrahim Malang, Bagian Umum merupakan unit terpenting yang tidak bisa dilepaskan dari keberadaan UIN Malang. Bagian Umum secara struktural berada di bawah Biro Administrasi Umum, Perencanaan dan Keuangan. Bagian Umum membawahi 2 (dua) Subbagian yaitu Rumah Tangga dan Tata Usaha. 
     Pada awalnya ketika berstatus STAIN, Kepala Bagian merupakan struktur penyelenggara administrasi tertinggi  di STAIN. Bagian Umum ketika itu masih berupa Kasubbag Umum yang merupakan Sub dari Bagian Tata Usaha. Setelah berubah menjadi UIN, struktur administrasi juga ikut berubah yang terdiri dai 2 (dua) Biro yaitu Biro Administrasi Umum, Perencana dan Keuangan (BAUPK) dan Biro Akademik, kemahasiswaan dan Kerjasama (BAAKK). Posisi Bagian Umum berada di bawah BAUPK. 
     Bagian Umum  baik  ketika  menjadi  Sub  Bagian mupun  ketika meningkat  menjadi Bagian pernah dipimpin oleh beberapa orang yaitu :

a)   Mashuri tahun …..
b)   Dimyati tahun …..
c)   Joko tahun …..
d)   …………. tahun …..
e)   Yunus tahun …..
f)    Miftahul Jannah tahun …..
g)   Heru tahun 
h)   Iwan Sugianto tahun 2012 
i)    Fathul Qorib, S,Ag. tahun 2014