Study Banding UIN Walisongo Semarang

BagiaIMG_6846n Umum UIN Walisongo Semarang pada penghujung tahun 2015 mengadakan study banding ke Bagian Umum UIN Maulana Malik Ibrahim Malang. Dengan kegiatan tersebut diharapkan adanya pertukaran informasi antara kedua belah pihak.
Dalam kesempatan tersebut, Kepala Bagian Umum UIN maulana Malik Ibrahim Malang menjelaskan banyak hal yang menyangkut kegiatan Bagian Umum, diantaranya adalah proses pengembangan yang dilakukan oleh UIN Malang baik yang bersifat fisik maupun non fisik. Bagian Umum merupakan tulang punggung  semua kegiatan yang dilaksanakan di UIN Malang, oleh karena itu seluruh perangkat personalia bekerja ekstra keras agar segala aktifitas di UIN Malang bisa terselenggara dengan baik sesuai harapan.
Dalam sambutannya Kepala Bagian Umum UIN Semarang mengungkapkan bahwa yang menjadi catatan penting dari kujungannya ke UIN Malang diantaranya adalah rancangan bangunan yang akan dibangun oleh UIN Malang sangat mengagumkan dan perlu adanya pemberi semangat seperti di UIN Malang yang menampilkan foto-foto profesor yang dijejer disetiap dinding ruang pertemuan.
Dalam kesempatan itu juga masing-masing pihak saling memberikan kenangan-kenangan sebagai ucapan terima kasih.

Sejarah Bagian Umum

  Sejalan dengan perkembangan maupun sejarah berdirinya Universitas Islam Negeri Maulana Malik Ibrahim Malang, Bagian Umum merupakan unit terpenting yang tidak bisa dilepaskan dari keberadaan UIN Malang. Bagian Umum secara struktural berada di bawah Biro Administrasi Umum, Perencanaan dan Keuangan. Bagian Umum membawahi 2 (dua) Subbagian yaitu Rumah Tangga dan Tata Usaha. 
     Pada awalnya ketika berstatus STAIN, Kepala Bagian merupakan struktur penyelenggara administrasi tertinggi  di STAIN. Bagian Umum ketika itu masih berupa Kasubbag Umum yang merupakan Sub dari Bagian Tata Usaha. Setelah berubah menjadi UIN, struktur administrasi juga ikut berubah yang terdiri dai 2 (dua) Biro yaitu Biro Administrasi Umum, Perencana dan Keuangan (BAUPK) dan Biro Akademik, kemahasiswaan dan Kerjasama (BAAKK). Posisi Bagian Umum berada di bawah BAUPK. 
     Bagian Umum  baik  ketika  menjadi  Sub  Bagian mupun  ketika meningkat  menjadi Bagian pernah dipimpin oleh beberapa orang yaitu :

a)   Mashuri tahun …..
b)   Dimyati tahun …..
c)   Joko tahun …..
d)   …………. tahun …..
e)   Yunus tahun …..
f)    Miftahul Jannah tahun …..
g)   Heru tahun 
h)   Iwan Sugianto tahun 2012 
i)    Fathul Qorib, S,Ag. tahun 2014

Kepala Bagian

Fathul QoribNama                          :   FATHUL QORIB, S.Ag

NIP.                            :
Gol./Pangkat              :
Ttl                               :
Alamat                        :
Riwayat Jabatan         :
Riwayat Pendidikan  :

Kebersihan


Garis Besar Prosedur
Kondisi lingkungan yang bersih dan nyaman merupakan salah satu penunjang berjalannya proses pelayanan akademik dan kemahasiswaan dengan lancar sehingga dapat menghasilkan hasil kerja dan prestasi yang opotimal. Hal ini merupakan tugas utama bagi urusan kebersihan bersama cleaning service Universitas Islam Negeri Malang yang terjabarkan dalam standar operasional prosedur berikut ini:
  1. Presensi kehadiran tenaga cleaning service sesuai dengan pembagian tugas masing-masing

      Pengkondisian gedung perkantoran sesuai pembagian tugasnya Pagi hari

      •  Membuka setiap ruangan perkantoran
      • Membersihkan ruangan dan isinya
      • Membersihkan dan menata mebeler yang ada
      • Membersihkan kaca
      • Menyapu
      • Mengepel
      • Menyalakan AC/Fan
      • Menyalakan lampu
      • Memberi pengharum ruangan
      • Membuang sampah
      • Membersihkan kamar toilet 

      Siang hari

      • Melakukan pengecekkan kebersihan berkala
      • Membuang sampah
      • Membersihkan ruangan dan isinya
      • Membersihkan dan menata mebeler yang ada
      • Membersihkan kaca
      • Menyapu
      • Mengepel
      • Mematikan lampu
      • Mematikan AC/Fan
      • Membuang sampah
      • Membersihkan toilet
      • Menutup ruang perkantoran
      • Menyediakan air minum untuk fakultas dan unit kerja 

      Pengkondisian gedung perkuliahan sesuai pembagian tugasnya   Pagi hari

      • Membuka setiap ruangan perkuliahan
      • Membersihkan ruangan perkuliahan dan isinya
      • Membersihkan dan menata peralatan perkuliahan yang ada
      • Membersihkan kaca
      • Menyapu
      • Mengepel
      • Menyalakan AC/Fan
      • Memberi pengharum ruangan
      • Membuang sampah
      • Membersihkan kamar toilet disekitar ruang perkuliahan

      Siang hari

      • Melakukan pengecekkan kebersihan berkala
      • Membuang sampah

      Sore hari

      • Membersihkan ruangan
      • Perkuliahan dan isinya
      • Membersihkan dan menata peralatan perkuliahan
      • Membersihkan kaca
      • Menyapu
      • Mengepel
      • Mematikan AC/Fan
      • Membuang sampah
      • Menutup ruang perkuliahan 

        Pengkondisian taman Pagi hari

      •  Mengkondisikan peralatan pertamanan 
      • Menyapu halaman, taman, dan jalan 
      • Menyiangi rumput, gulma, dan tanaman yang mati 
      • Menyiram seluruh tanaman yang ada jika diperlukan 
      • Memberi pupuk secara berkala 
      • Membersihkan kolam 
      • Menata taman 

      Siang hari 

      •   Melakukan pengecekkan berkala 

      Sore hari 

      • Menyapu halaman, jalan, dan taman 
      • Menyirami tanaman jika diperlukan 
      • Mengkondisikan kembali peralatan pertamanan

       

    • Mengisi chek list lembar kerja Presensi kepulangan tenaga cleaning service sesuai dengan pembagian tugas masing-masing
       
    • Menjalin komunikasi dengan supervisor cleaning service untuk meningkatkan mutu kinerja
       
    • Mengadakan evaluasi berkala
       
    • Membuat laporan
            

    Kendaraan

    Pelayanan kendaraan sebagai berikut :


    a.       Mini Bus
    1)     Mengajukan surat permohonan yang mencakup pihak pengguna. penanggungjawab. lama pemakaian. serta tujuan.
    2)     Tujuan peminjaman untuk keperluan dinas dan atau kemahasiswaan atau keperluan lain yang berkaitan dengan kegiatan UIN Maliki Malang.
    3)     Peminjaman maksimal 3 (Tiga) hari .
    4)     Jumlah pengguna disesuaikan dengan kapasitas kendaraan.
    5)     Penggunaan kendaraan hanya dalam wilayah Jawa Timur
    6)     Kendaraan harus kembali dalam keadaan sebagaimana waktu penyerahan dan bahan bakar harus terisi penuh.
    7)     Segala kerusakan yang terjadi pada saat kendaraan dipinjam merupakan tanggungjawab peminjam.
    8)     Pihak yang diperbolehkan untuk meminjam Mini Bus adalah Rektorat, Fakultas dan Unit/Lembaga UIN, Dema  dan pihak lain.
    b.      Mikro Bus (HIS Toyota)
    1)     Mengajukan surat permohonan yang mencakup pihak pengguna. penanggungjawab. lama pemakaian. serta tujuan.
    2)     Tujuan peminjaman untuk keperluan dinas dan atau kemahasiswaan atau keperluan lain yang berkaitan dengan kegiatan UIN Maliki Malang.
    3)     Peminjaman maksimal 2 (Dua) hari .
    4)     Jumlah pengguna disesuaikan dengan kapasitas kendaraan.
    5)     Penggunaan kendaraan hanya dalam wilayah Jawa Timur
    6)     Kendaraan harus kembali dalam keadaan sebagaimana waktu penyerahan dan bahan bakar harus terisi penuh.
    7)     Segala kerusakan yang terjadi pada saat kendaraan dipinjam merupakan tanggungjawab peminjam.
    8)     Pihak yang diperbolehkan untuk meminjam Mikro Bus adalah Rektorat, Fakultas dan Unit/Lembaga UIN, Dema dan pihak lain.
    c.       L 300
    1)     Mengajukan surat permohonan yang mencakup pihak pengguna. penanggungjawab. lama pemakaian. serta tujuan.
    2)     Tujuan peminjaman untuk keperluan dinas dan atau kemahasiswaan atau keperluan lain yang berkaitan dengan kegiatan UIN Maliki Malang.
    3)     Peminjaman maksimal 2 (Dua) hari .
    4)     Jumlah pengguna disesuaikan dengan kapasitas kendaraan.
    5)     Penggunaan kendaraan hanya dalam wilayah Jawa Timur
    6)     Kendaraan harus kembali dalam keadaan sebagaimana waktu penyerahan dan bahan bakar harus terisi penuh.
    7)     Segala kerusakan yang terjadi pada saat kendaraan dipinjam merupakan tanggungjawab peminjam.
    8)     Pihak yang diperbolehkan untuk meminjam L 300 adalah Rektorat, Fakultas dan Unit/Lembaga UIN, Dema dan pihak lain.
    d.      Kijang Station
    1)     Mengajukan surat permohonan yang mencakup pihak pengguna. penanggungjawab. lama pemakaian. serta tujuan.
    2)     Tujuan peminjaman untuk keperluan dinas dan atau kemahasiswaan atau keperluan lain yang berkaitan dengan kegiatan UIN Maliki Malang.
    3)     Peminjaman maksimal 2 (Dua) hari .
    4)     Jumlah pengguna disesuaikan dengan kapasitas kendaraan.
    5)     Penggunaan kendaraan hanya dalam wilayah Jawa Timur
    6)     Kendaraan harus kembali dalam keadaan sebagaimana waktu penyerahan dan bahan bakar harus terisi penuh.
    7)     Segala kerusakan yang terjadi pada saat kendaraan dipinjam merupakan tanggungjawab peminjam.
    8)     Pihak yang diperbolehkan untuk meminjam L 300 adalah Rektorat, Fakultas dan Unit/Lembaga di UIN Maliki Malang.
    e.       Pick Up Mitsubishi 120 SS
    1)     Mengajukan surat permohonan yang mencakup pihak pengguna. penanggungjawab. lama pemakaian. serta tujuan.
    2)     Tujuan peminjaman untuk keperluan dinas dan atau kemahasiswaan atau keperluan lain yang berkaitan dengan kegiatan UIN Maliki Malang.
    3)     Peminjaman maksimal 2 (Dua) hari .
    4)     Jumlah pengguna disesuaikan dengan kapasitas kendaraan.
    5)     Penggunaan kendaraan hanya dalam wilayah Jawa Timur
    6)     Kendaraan harus kembali dalam keadaan sebagaimana waktu penyerahan dan bahan bakar harus terisi penuh.
    7)     Segala kerusakan yang terjadi pada saat kendaraan dipinjam merupakan tanggungjawab peminjam.
    8)     Pihak yang diperbolehkan untuk meminjam L 300 adalah Rektorat, Fakultas dan Unit/Lembaga di UIN Maliki Malang.
    f.        Pick Up Phanter
    1)     Mengajukan surat permohonan yang mencakup pihak pengguna. penanggungjawab. lama pemakaian. serta tujuan.
    2)     Tujuan peminjaman untuk keperluan dinas dan atau kemahasiswaan atau keperluan lain yang berkaitan dengan kegiatan UIN Maliki Malang.
    3)     Peminjaman maksimal 2 (Dua) hari .
    4)     Jumlah pengguna disesuaikan dengan kapasitas kendaraan.
    5)     Penggunaan kendaraan hanya dalam wilayah Jawa Timur
    6)     Kendaraan harus kembali dalam keadaan sebagaimana waktu penyerahan dan bahan bakar harus terisi penuh.
    7)     Segala kerusakan yang terjadi pada saat kendaraan dipinjam merupakan tanggungjawab peminjam.
    8)     Pihak yang diperbolehkan untuk meminjam L 300 adalah Rektorat, Fakultas dan Unit/Lembaga di UIN Maliki Malang.
    g.       Ambulance
    1)     Mengajukan surat permohonan yang mencakup pihak pengguna. penanggungjawab. lama pemakaian. serta tujuan.
    2)     Pengecualian dalam situasi darurat, pengajuan dapat diajukan secara lisan dengan persetujan Kepala bagian
    3)     Penanggungjawab peminjaman harus jelas dengan meninggalkan identitas berupa kartu tanda Penduduk.
    4)     Kendaraan harus kembali dalam keadaan sebagaimana waktu penyerahan dan bahan bakar harus terisi penuh.
    5)     Segala kerusakan yang terjadi pada saat kendaraan dipinjam merupakan tanggungjawab peminjam.
    6)     Pihak yang diperbolehkan untuk meminjam L 300 adalah Rektorat, Fakultas dan Unit/Lembaga UIN dan pihak lain.
    h.      Ketentuan yang belum diatur atau peminjaman yang dilakukan diluar ketentuan tersebut di atas harus mendapat persetujuan dari kepala bagian Umum.
    2.     Garis Besar Prosedur
    a.       Pemohon mengajukan surat permohonan peminjaman kendaraan dinas ke Kasubbag Rumah Tangga ( 2 hari sebelum kegiatan).
    b.      Kasubbag Rumah Tangga Menerima dan mendisposisikan perintah peminjaman Kendaraan dinas bagian Kendaraan.
    c.       bagian Kendaraan Mempersiapkan kebutuhan kendaraan dan pengemudi sesuai disposisi.
    d.      Pengemudi melaksanakan tugas dan melaporkan administrasi (sesuai permohonan).

     

    ATK

    Pelayanan ATK sebagai berikut :

    1. Pengguna Jasa mengajukan surat permohonan ATK ke Kabag Umum.
    2. Kabag Umum mendisposisikan ke Kasubbag Rumah Tangga.
    3. Kasubbag Rumah Tangga mendisposisikan kepada pengelola ATK.
    4. Pengelola ATK menyerahkan ke Bagian Gudang untuk perintah pengeluaran barang.
    5. Staff bagian Gudang melakukan pengecekan ketersediaan ATK di gudang dan  menyediakan ATK yang diperlukan.
    6. ATK yang tersedia diserahkan ke pengguna jasa

    Keamanan


    Garis Besar Prosedur :

    • Ka. Biro AUPK mendisposisikan ke Kabag Umum terkait dengan pengamanan di Universitas Islam Negeri  (UIN) Maulana Malik Ibrahim Malang.
    • Kabag Umum mendisposisikan ke Kasubbag Rumah Tangga terkait dengan pengamanan di Universitas Islam Negeri  (UIN) Maulana Malik Ibrahim Malang.
    • Kasubbag Rumah Tangga mendisposisikan ke bagian Keamanan untuk menyusun personil terkait pengamanan di Universitas Islam Negeri  (UIN) Maulana Malik Ibrahim Malang.
    • Kabag Umum melaksanakan rapat koordinasi dengan Kasubbag Rumah Tangga dan bidang Keamanan pengamanan di Universitas Islam Negeri  (UIN) Maulana Malik Ibrahim Malang

    Gedung


    1.     Syarat dan Ketentuan
    a.       Aula It. 5 Rektorat
    • Mengajukan surat permohonan yang mencakup pihak pengguna. penanggungjawab. lama pemakatan. serta tujuan.
    • Tujuan peminjaman untuk keperluan dinas dan atau kemahasiswaan atau keperluan lain yang berkaitan dengan keglatan UIN Maliki Malang.
    • Keglatan bersifat nasional maupun internaslonal
    • Jumlah pengguna dlsesualkan dengan kapasitas gedung
    • Keberslhan dan kelengkapan peralatan Gedun,g menjadi tanggungiawab pengguna.
    • Plhak yang diperbolehkafl untuk meminjam Gedung Aula it. 5 Rektorat adalah Rektorat, Fakutas dan Unit/Lembaga UIN.
    b.      Holding Lt. 4 Rektorat
    • Mengajukan surat permohonan yang mencakup pihak pengguna penanggungiawab lama pemakalan. serta tujuan.
    • Tujuan pemlnjamafl untuk keperluan dinas dan atau kemahasiswaan atau keperluan lain yang berkaitan dengan kegiatan UIN Maliki Malang.
    • Kegiatan bersifat nasional maupun internasional.
    • Jumiah pengguna disesuaikan dengan kapasitas gedung
    • Kebersihan dan kelengkapan peralatan Gedung menjadi tanggungiawab pengguna
    • Pihak yang diperbolehkan untuk meminjam Holding It. 4 Rektorat adaiah Rektorat. Fakutas dan Unit/Lembaga UIN.
    c.       Aula Lt. 3 Rektorat
    • Mengajukan surat permohonan yang mencakup pihak pengguna, penanggungjawab. lama pemakalan, serta tujuan.
    • Tujuan peminjaman untuk keperluan dinas dan atau kemahasiswaafl atau keperluan lain yang berkaitan dengan kegiatan UIN Maliki Malang.
    • Jumlah pengguna disesuaikan dengan kapasitas Aula
    • Kebersihan dan kelengkapan peralatan Gedung menjadi tanggungjawab
      pengguna
    • Pihak yang diperbolehkan untuk meminjam Gedung Aula it. 3 Rektorat adalah :  a)     Fakutas/Unit/Lembaga UIN; b)     Mahaslswa/Senat mahasiswa/Dewan Mahasiswa/Unit Kegiatan Mahasiswa; c)      Pihak lain
    d.      Aula lt. 3 Gcdung C
    • Mengajukan surat permohonan yang mencakup pihak pengguna. penanggungjawab. lama pemakalan, serta tujuan.
    • Tuuan peminjaman untuk keperluan dinas dan atau kemahaslswaan atau keperluan lain yang berkaltan dengan keglatan UIN Maliki Malarig.
    • Jumlah pengguna disesualkan dengan kapasitas Aula
    • Kebersihan dan kelengkapan peralatan Gedung menjadi tanggungjawa pengguna
    • Pihak yang diperbolehkan untuk meminjam Aula It. 3 Gedung C adalah : a). Fakutas/Unit/Lembaga UIN; b). Mahasiswa/Senat mahasiswa/Dewan Mahasiswa/Unit Kegiatan Mahasiswa; c). Pihak lain.
    e.   Sutedent Center 
    *  Mengajukan surat permohonan yang mencakup pihak pengguna. penanggungjawab. lama pemakalan, serta tujuan. 
    *   Tujuan peminjaman untuk keperluan dinas dan atau kemahasiswaan atau keperluan lain yang berkaitan dengan kegiatan UIN Maliki Malang. 
    *    Jumlah pengguna disesuaikan dengan kapasitas Aula
    *    Kebersihan dan kelengkapan peralatan Gedung menjadi tanggungjawab pengguna.
    *   Pihak yang diperbolehkan untuk meminjam Gedung Aula It. 3 Rektorat adalah : a).     Fakutas/Unit/Lembaga UIN; b).Mahasiswa/Senat mahasiswa/Dewan Mahasiswa/Unit Kegiatan Mahasiswa; c).  Pihak lain.
    f.  Ketentuan yang belum diatur atau peminjaman yang dilakukan diluar ketentuan tersebut di atas harus mendapat persetuajuan dan Kepala Bagian Umum.
    2.     Garis Besar Prosedur
    • Pemohon mengajukan surat permohonan peminjaman gedung ke Kasubbag Rumah Tangga (paling lambat 2 hari sebelum kegiatan).
    • Kasubbag Rumah Tangga Menerima dan mendisposisikan perintah peminjaman gedung ke bagian pengelola Gedung.
    • Bagian pengelola Gedung mempersiapkan kebutuhan sesuai disposisi.
    • Bagian pengelola Gedung melaksanakan tugas dan melaporkan administrasi (sesuai permohonan).

    Rumah Tangga

    Kegiatan pengelolaan BMN meliputi :

    1. Penatausahaan BMN
    2. Inventarisasi BMN
    3. Distribusi BMN
    4. Penghapusan BMN
    5. Penyiapan data-data asset
    6. Pengelolaan pemanfaatan asset

    Garis besar prosedur

    No
    Penanggung Jawab
    Aktivitas
    1
    Kabag Umum
    • Penerimaan barang-barang hasil pengadaan
    • Hasil Hibah/perolehan lainya yang sah
    2
    Kasubbag Rumah tangga
    • Menerima persetujuan dari Kabag. Sarana dan Prasarana
    • Mendisposisi ke Kaur sarana untuk dicatat ke buku penerimaan, buku golongan barang inventaris dan buku induk barang
    3
    staff
    • Mencatat ke buku penerimaan
    • Mencatat ke buku golongan barang inventaris
    • Mencatat ke buku induk golongan
    • Melaksanakan kodefikasi
    • Entry data Simak dan laporan triwulan
    • Menyerahkan ke user/pengguna dan membuat BASTB dilingkungan rektorat