Tata Usaha

Administrasi surat keluar

Garis Besar Prosedur :

  • Bag. Pelaksana : mengetik konsep surat sesuai dengan maksud dan tujuannya, meminta tanda tangan dan membuat Kartu Kendali Surat Keluar. Dalam hal tertentu pengetikan surat masih dalam berbentuk konsep, sifatnya hanya memudahkan pimpinan dalam membacanya. Setelah konsep tersebut disetujui oleh pimpinan yang berwenang pimpinan akan membubuhkan paraf dengan pengertian konsep bisa diketik kembali dalam bentuk surat jadi.
  • Bag. Pelaksana : meneliti dan memeriksa kembali apakah sudah benar,  kemudian menyerahkan kepada Bag. Agendaris dan dikirim kepada pimpinan,
  • Bag. Agendaris : memberi Nomor Surat, tanggal dan Cap Dinas, memberi amplop dan menuliskan alamat yang dituju, mencatat dalam Buku Agenda Surat Keluar, kemudian menyerahkan kepada Bag. Pengirim Surat.
  • Bag. Pengirim Surat : mencatat dalam ekspidisi kemudian mengirim surat keluar sesuai alamat yang dituju. Pengiriman surat keluar adalah kegiatan mengirimkan surat kepada alamat yang dituju baik melalui jasa pengiriman, fakultas maupun langsung ke rumah/alamat tujuan.

Administrasi surat masuk

Garis Besar Prosedur :

  • Bagian penerima : menerima surat masuk dan menanda-tangani tanda terima pengiriman surat kemudian menyerahkan kepada Kasubbag TU;
  • Kasubbag. TU : menyortir dan pemilahan/pemisahan surat-surat yang bersifat pribadi dari surat yang bersifat dinas. Surat yang bersifat pribadi yang ditujukan pada nama seseorang pejabat atau pegawai di rektorat langsung disampaikan kepada yang bersangkutan.
  • Kasubbag. TU : membuka dan membaca isi surat untuk memahami isi atau maksud dan tujuan surat, memberi tanggal terima dan kode arahan, sehingga dalam pengarahan surat bisa tepat pada pimpinan yang berwenang (Pengolah), dan tidak semua surat harus ke Rektor, karena melihat dari segi kepentingan atau kebijakan yang harus di ambil, kalau semua surat di arahkan ke Rektor tentunya akan membebani tugas-tugas Rektor,  yang mana tugas Rektor sudah tidak sedikit.
  • Bagian Pelaksana : mengetik kartu kendali rangkap tiga, semua surat masuk yang bersifat dinas di kendali terlebih dahulu sebelum di kirim kepada pimpinan, kartu kendali memuat tentang pokok masalah/kode pokok masalah, tanggal di terima, nomor urut penerimaan, perihal, pengirim dan penerima/pengolah, tanggal surat yang tertera dalam surat masuk, lampiran bila ada, dan tempat parap penerima surat di masing-masing pimpinan karena kartu kendali ini juga sebagai pengganti ekspidisi.
  • Bag. Agendaris : mencatat dalam buku agenda, untuk mencegah terjadinya kehilangan kontrol surat masuk selain dikendali dengan kartu kendali juga di catat dalam Buku Agenda.
  • Bag. Pengirim Surat : menerima surat masuk, mencatat dalam Buku Ekspedisi, mendistribusikan surat-surat dinas kepada masing-masing pimpinan melalui sekretarisnya masing, yang kemudian surat yang diterima oleh masing-masing sekretaris akan dicatat kembali dalam buku agenda khusus misalnya surat-surat untuk Rektor di catat oleh sekretaris Rektor.

Fotocopy 

Garis Besar Prosedur

  • Petugas menerima berkas yang akan difotocopy  yang merupakan berkas yang menjadi bahan kerja bagian umum
  • Penggandaan sejumlah kebutuhan dan arsip.
  • Mengarsip bahan fotocopy dalam folder

Pengarsipan 

Garis Besar Prosedur

  • Menerima  surat-surat keluar yang telah dikendali dengan kartu kendali beserta lampirannya (bisa surat masuk maupun lampiran yang lain)
  • Meneliti arsip yang akan disimpan apakah ada tanda disposisi dari pimpinan.
  • Meneliti arsip surat masuk dan surat keluar yang saling berhubungan, penyimpanannya dijadikan satu file.
  • Meneliti apakah lampiran surat sesuai dengan jumlah yang disebutkan dalam surat, apabila tidak sesuai perlu klarifikasi kepada yang menyerahkan surat.
  • Membuat daftar kode sub-sub masalah dan daftar index dibawah kode sub masalah, untuk menentukan ciri khas atau tanda dari suatu arsip atau dokumen yang akan dijadikan petunjuk dan tanda pengenal (caption) yang dicantumkan pada ujung kanan bawah kiri surat, untuk mengetahui dalam susunan mana dokumen tersebut harus dimasukkan.
  • Memasukkan arsip kedalam folder sesuai dengan kode arsip.
  • Mencantumkan Titel (Indeks Berkas) pada folder.

Pendistribusian surat/paket

Bagian Keamanan/Satpam

1

Akhmad Ma’ruf

19770409 200901 1 009

Pengatur Muda Tk. I – II/b

Satpam

2

Nurul Satriya

196606222014111000

CPNS – II/a

Satpam

3

Hendra Sugianto

19841113 200901 1 005

Pengatur Muda Tk. I – II/b

Satpam

4

Mashuri

19810215 200910 1 003

Pengatur Muda – II/a

Satpam

5

Mochamad Rusman

19820426 200910 1 001

Pengatur Muda – II/a

Satpam

6

Imam Syafi’i

19770904 200701 1 015

Pengatur – II/c

Satpam

7

Indroto

196903262014111000

CPNS – I/c

Satpam

8

Abdul Faqih

19730802 200710 1 002

Pengatur Muda – II/a

Satpam

9

Sugiarto

19661107 200604 1 010

Pengatur – II/c

Satpam

10

Muhammad Syahroni

19840225 200910 1 001

Pengatur Muda Tk. I – II/b

Satpam

11

Bambang Poncowolo

19770807 200901 1 012

Pengatur Muda Tk. I – II/b

Satpam

12

Nur
Ihwan

201209041254

 

Satpam

13

Agus
Dwi Leksono

20090302
1 092

 

Satpam

14

Abdul
Kodir

20100419
1 140

 

Satpam

15

Aris
Taufikhurohman

20100419
1 141

 

Satpam

16

Ahmad
Rofiq Ariadi

20150201
1 433

 

Satpam

17

Tatok
Wiyono

200701151035

 

Satpam

18

Ahmad
Antoni Akbar

20070115
1 040

 

Satpam

19

Nanang
Adi Puriyanto

20150201
1 436

 

Satpam

20

Muhammad
Sidik Syahputra

201209041260

 

Satpam

21

Edi
Setyo Bahwono

200903021090

 

Satpam

22

Bambang
Herry Setiawan

20070926
1 050

 

Satpam

23

Samsul
Hariadin

200903021095

 

Satpam

24

Susanto,
S.HI

200806011068

 

Satpam

25

Suwito

200702011042

 

Satpam

26

Galuh
Akbar Jagini

20120904
1 251

 

Satpam

27

Andriyanto

20120904
1 259

 

Satpam

28

Joko
Prayitno

201201011217

 

Satpam

29

Fattah
Fatakhulbukhori

20120904
1 258

 

Satpam

30

Ratno
Efendi

201103011164

 

Satpam

31

Gatot
Nur Cahyo

20070115
1 036

 

Satpam

32

Elvin

20120904
1 252

 

Satpam

33

Luckito
Mardianto

201609011511

 

Satpam

34

Arief
Usdarto

20090302
1 089

 

Satpam

35

Agung
Yosep Setyohadi

20100419
1 136

 

Satpam

36

Ferry
Sofyan, SH

20070926
1 049

 

Satpam

37

Ugi
Nofiantoro

200903021097

 

Satpam

38

Roy
Ferdian Nambes

201203041253

 

Satpam

39

Heru
Santosa

201103011163

 

Satpam

40

Wahyudi

201201011219

 

Satpam

41

Tri
Nanda Eko Wibowo, ST

20070926
1 051

 

Satpam

42

Ulfa
Halimah, A.Md

200709272053

 

Satpam

43

Likken
Kantarini, SE

200709262047

 

Satpam

44

Ririn
Fitriyah

200709262048

 

Satpam

45

Iwan
Safii

20100419
1 143

 

Satpam

46

Moh.
Lutfi

201502011468

 

Satpam

47

Santoso

20100419
1 137

 

Satpam

48

Sutikno

201209041257

 

Satpam

49

Irvan
Sukma Setiawan

201105091165

 

Satpam

50

Agus
Dwi Wijaya

20120904
1 255

 

Satpam

51

Imron
Naim

200701151037

 

Satpam

52

Wijiutomo

20100419
1 138

 

Satpam

53

Madekur

20090302
1 088

 

Satpam

54

Afandi
Ismail Kuswanto

20120904
1 256

 

Satpam

55

Mardiana
Eka Febriany, S.Pd

20090302
2 093

 

Satpam

56

Cipto

20120101
1 207

 

Staf/Penjaga
lahan

 

 

Bagian Teknisi

1

Totolaras Indroputro Pamungkas, SE

19681108 200212 1 001

Penata Muda- III/a

Pengawas Sarana Prasarana

2

Ismail

196903172014111000

CPNS – II/a

Teknisi

3

Ir.
Supriyanto

201004011134

 

Teknisi

4

Mochamad
Mukasaf Ladaiya, A.Md

20110625
1 171

 

Teknisi

5

Lukman
Ludwimarta, ST

200806011081

 

Teknisi

6

M.
Rudianto

20071008
1 054

 

Teknisi

7

Minardi

20100401
1 135

 

Teknisi

8

Moch.
Ramadhan Zunaidi

20120904
1 262

 

Teknisi

 

 

Bagian Kebersihan

1

Suchaimi

196906272014111000

CPNS – II/a

Kebersihan

2

H.
A. Karim

20120101
1 210

 

Kebersihan

3

Agus
Sutrisno Widodo

20080325
1 057

 

Kebersihan

4

Sukri
Hadi Sukrisno

201201011181

 

Kebersihan

5

Siti
Musayadah

200306012012

 

Kebersihan

6

Liana

200306012008

 

Kebersihan

7

Siami

200306012007

 

Kebersihan

8

Hania

201207012250

 

Kebersihan

9

Atminingsih

20120101
2 180

 

Kebersihan

10

Nur
Chasanah

201201012182

 

Kebersihan

11

Wagini

200306012010

 

Kebersihan

12

Uswatun
Chasanah

201201012201

 

Kebersihan

13

Robikah

201407012272

 

Kebersihan

14

Teguh
Andrian Lesmana

201201011194

 

Kebersihan

15

Hendra

201207011249

 

Kebersihan

16

Bambang
Sudewo

20120101
1 179

 

Kebersihan

17

Lukman
Hadi Sasmito

201201011196

 

Kebersihan

18

Mohamad
Mahdi

20120101
1 199

 

Kebersihan

19

Winulyo

20120101
1 198

 

Kebersihan

20

Syairul
Hamsjah

201201011215

 

Kebersihan

21

Edy
Wijayanto, SE

20071101
1 056

 

Kebersihan

22

Elly
Harianto

20060120
1 023

 

Kebersihan

23

Ali
Pitono

20120101
1 184

 

Kebersihan

24

Imam
Fauzi

201201011203

 

Kebersihan

25

Joko
Purwantoro

20120101
1 190

 

Kebersihan

26

Slamet
Mudjiono

200008121003

 

Kebersihan

27

Faisal
Husain

201201011209

 

Kebersihan

28

Joko
Suwito

201201011183

 

Kebersihan

29

Taufiq
Khoirul Muttaqin

200601011025

 

Kebersihan

30

Muhammad
Arifin

201201011214

 

Kebersihan

31

Arif
Nur Hidayat

20120101
1 205

 

Kebersihan

32

Ibnu
Mas’ud

201201011187

 

Kebersihan

33

Kamim

201201011193

 

Kebersihan

34

Diyono

20071101
1 055

 

Kebersihan

35

Ali
Sumangat

20120101
1 192

 

Kebersihan

36

Purwanadi

201201011212

 

Kebersihan

37

Devin
Junaedi

20120101
1 195

 

Kebersihan

38

Junaidi

200601011022

 

Kebersihan

39

Isa
Aditya Wardana

200601011024

 

Kebersihan

40

Sumawan

201201011216

 

Kebersihan

41

Hadi
Sukoyo

201201011188

 

Kebersihan

42

Suyanto

200205011005

 

Kebersihan

43

Wahyu
Puji Atmaji

201201011191

 

Kebersihan

44

Myswanto

201201011200

 

Kebersihan

45

Moch.
Syamsudin

20120101
1 186

 

Kebersihan

46

H.
Edy Bahi Suyatno

198909011002

 

Kebersihan

 

 

Bagian Pengantar Kerja

1

H. Wakidi

198106011001

 

Pengantar
Kerja

2

Aminudin
Slamet Widodo, S.HI

20140701
1 274

 

Pengantar
Kerja

3

Santoso

200806011075

 

Pengantar
Kerja

4

Herlambang Adi Ananta

201209041261

 

Pengantar
Kerja

5

Sulistyawan

20120101
1 213

 

Pengantar
Kerja

6

Iwan Riyatno

201201011185

 

Pengantar
Kerja

 

 

Subbag RT

No. Nama Status Gol/ Pangkat Jabatan
1. FAUZAN ALMANSHUR, ST, MM PNS III/c Kasubbag
2. NURDIN RUDIANSYAH PNS II/c Staf administrasi
3. YONKI IRAWAN PNS II/b Pengadministrasi umum
4. SAIFUL HIKMAH, M.Ag. PNS III/c Pengadministrasi umum
5. MOCH. MUKASAF LADAIYA Non PNS
201106251171
Staf administrasi
6. RUDY ANTON MUKTI Non PNS
200908011100
Staf administrasi