Tata Usaha

Administrasi surat keluar

Garis Besar Prosedur :

  • Bag. Pelaksana : mengetik konsep surat sesuai dengan maksud dan tujuannya, meminta tanda tangan dan membuat Kartu Kendali Surat Keluar. Dalam hal tertentu pengetikan surat masih dalam berbentuk konsep, sifatnya hanya memudahkan pimpinan dalam membacanya. Setelah konsep tersebut disetujui oleh pimpinan yang berwenang pimpinan akan membubuhkan paraf dengan pengertian konsep bisa diketik kembali dalam bentuk surat jadi.
  • Bag. Pelaksana : meneliti dan memeriksa kembali apakah sudah benar,  kemudian menyerahkan kepada Bag. Agendaris dan dikirim kepada pimpinan,
  • Bag. Agendaris : memberi Nomor Surat, tanggal dan Cap Dinas, memberi amplop dan menuliskan alamat yang dituju, mencatat dalam Buku Agenda Surat Keluar, kemudian menyerahkan kepada Bag. Pengirim Surat.
  • Bag. Pengirim Surat : mencatat dalam ekspidisi kemudian mengirim surat keluar sesuai alamat yang dituju. Pengiriman surat keluar adalah kegiatan mengirimkan surat kepada alamat yang dituju baik melalui jasa pengiriman, fakultas maupun langsung ke rumah/alamat tujuan.

Administrasi surat masuk

Garis Besar Prosedur :

  • Bagian penerima : menerima surat masuk dan menanda-tangani tanda terima pengiriman surat kemudian menyerahkan kepada Kasubbag TU;
  • Kasubbag. TU : menyortir dan pemilahan/pemisahan surat-surat yang bersifat pribadi dari surat yang bersifat dinas. Surat yang bersifat pribadi yang ditujukan pada nama seseorang pejabat atau pegawai di rektorat langsung disampaikan kepada yang bersangkutan.
  • Kasubbag. TU : membuka dan membaca isi surat untuk memahami isi atau maksud dan tujuan surat, memberi tanggal terima dan kode arahan, sehingga dalam pengarahan surat bisa tepat pada pimpinan yang berwenang (Pengolah), dan tidak semua surat harus ke Rektor, karena melihat dari segi kepentingan atau kebijakan yang harus di ambil, kalau semua surat di arahkan ke Rektor tentunya akan membebani tugas-tugas Rektor,  yang mana tugas Rektor sudah tidak sedikit.
  • Bagian Pelaksana : mengetik kartu kendali rangkap tiga, semua surat masuk yang bersifat dinas di kendali terlebih dahulu sebelum di kirim kepada pimpinan, kartu kendali memuat tentang pokok masalah/kode pokok masalah, tanggal di terima, nomor urut penerimaan, perihal, pengirim dan penerima/pengolah, tanggal surat yang tertera dalam surat masuk, lampiran bila ada, dan tempat parap penerima surat di masing-masing pimpinan karena kartu kendali ini juga sebagai pengganti ekspidisi.
  • Bag. Agendaris : mencatat dalam buku agenda, untuk mencegah terjadinya kehilangan kontrol surat masuk selain dikendali dengan kartu kendali juga di catat dalam Buku Agenda.
  • Bag. Pengirim Surat : menerima surat masuk, mencatat dalam Buku Ekspedisi, mendistribusikan surat-surat dinas kepada masing-masing pimpinan melalui sekretarisnya masing, yang kemudian surat yang diterima oleh masing-masing sekretaris akan dicatat kembali dalam buku agenda khusus misalnya surat-surat untuk Rektor di catat oleh sekretaris Rektor.

Fotocopy 

Garis Besar Prosedur

  • Petugas menerima berkas yang akan difotocopy  yang merupakan berkas yang menjadi bahan kerja bagian umum
  • Penggandaan sejumlah kebutuhan dan arsip.
  • Mengarsip bahan fotocopy dalam folder

Pengarsipan 

Garis Besar Prosedur

  • Menerima  surat-surat keluar yang telah dikendali dengan kartu kendali beserta lampirannya (bisa surat masuk maupun lampiran yang lain)
  • Meneliti arsip yang akan disimpan apakah ada tanda disposisi dari pimpinan.
  • Meneliti arsip surat masuk dan surat keluar yang saling berhubungan, penyimpanannya dijadikan satu file.
  • Meneliti apakah lampiran surat sesuai dengan jumlah yang disebutkan dalam surat, apabila tidak sesuai perlu klarifikasi kepada yang menyerahkan surat.
  • Membuat daftar kode sub-sub masalah dan daftar index dibawah kode sub masalah, untuk menentukan ciri khas atau tanda dari suatu arsip atau dokumen yang akan dijadikan petunjuk dan tanda pengenal (caption) yang dicantumkan pada ujung kanan bawah kiri surat, untuk mengetahui dalam susunan mana dokumen tersebut harus dimasukkan.
  • Memasukkan arsip kedalam folder sesuai dengan kode arsip.
  • Mencantumkan Titel (Indeks Berkas) pada folder.

Pendistribusian surat/paket

One thought on “Tata Usaha”

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *