TATA NASKAH DINAS UIN MALANG

SURAT MENYURAT

Jika dulu melakukan komunikasi adalah hal yang cukup sulit karena memerlukan waktu dan usaha ekstra, maka kini melakukan komunikasi menjadi hal sangat mudah. Kemajuan teknologi dan informasi telah mengantarkan dunia dalam sebuah sistem komunikasi yang modern dan canggih.

Kebudayaan manusia telah menciptakan alat komunikasi modern yang mampu memudahkan penyampaian informasi, alat komunikasi yang diciptakan membuat seseorang dapat berkomunikasi dengan orang lain baik dilakukan secara langsung seperti telepon maupun tidak langsung seperti surat meski terpisah jarak yang begitu jauh.

Surat menyurat dikategorikan sebagai alat komunikasi tidak langsung karena disampaikan secara tertulis, meskipun dikategorikan sebagai alat komunikasi tidak langsung, surat-menyurat hingga kini tetap memegang peranan yang sangat penting dalam komunikasi, baik untuk keperluan pribadi, dinas pemerintah, maupun keperluan swasta.

Secara sederhana, surat-menyurat dapat diartikan sebagai suatu kegiatan pengendalian arus berita tertulis yang terjadi karena adanya suatu pencatatan, laporan atau keputusan yang memungkinkan terjadinya permintaan, pemberitahuan dan sebagainya.

Kegiatan surat menyurat merupakan salah satu kegiatan keadministrasian yang penting. Oleh karena itu, jika suatu lembaga pemerintah, swasta, maupun organisasi mengabaikan ketentuan surat menyurat adalah suatu kerugian besar. Banyak perorangan maupun kelompok yang mendapat keuntungan dari kegiatan surat menyurat dan banyak pula di antara mereka yang mengalami kerugian akbiat kesalahan dalam melakukan surat menyurat dengan baik dan efektif.

Kegiatan surat menyurat dapat berlangsung jika terdapat tiga kompunen, yaitu: penulis, pesan dan pembaca surat. Supaya kegiatan ini dapat mencapai tujuan atau sasaran secara efektif, maka bahasa yang digunakan harus dapat mengungkap pesan surat sesuai dengan sifat surat, kedudukan penulis dan pembaca surat. Disamping itu penulis surat juga perlu memperhatikan kaidah-kaidah surat menyurat. Oleh karena surat merupakan salah satu bentuk karangan juga berlaku pada penulisan surat. Kegiatan surat menyurat sebagai salah satu sarana komunikasi tertulis banyak dilakukan orang, sebab berkomunikasi melalui surat memiliki beberapa faktor yang memudahkan manusia untuk berkomunikasi. Faktor-faktor kemudahan yang dimaksud adalah sebagai berikut:

  1. Biaya relatif murah
  2. Tidak terikat waktu dan tempat
  3. Jangkaunnya lebih luas
  4. Dapat diarsipkan sebagai tanda bukti
  5. Pesan sampai ketujuan sesuai dengan sumbernya
  6. Pesan dapat dibaca berulang-ulang

NASKAH DINAS PEMERINTAH

Dalam instansi pemerintah, surat dinas merupakan bagian dari Naskah Dinas, naskah dinas mempunyai pengertian yang lebih luas. surat dinas mencakup naskah dinas korespondensi dan naskah dinas khusus, sedangkan pengertian Naskah dinas diartikan secara luas sebagai informasi tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang dilingkungan instansi dalam rangka penyelenggaraan tugas umum pemerintahan dan pembangunan.

Berdasarkan Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 2 Tahun 2014 Tentang Pedoman Tata Naskah Dinas, pengertian Naskah Dinas adalah informasi tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang dibuat oleh pejabat yang berwenang di lingkungan lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, BUMN/BUMD dalam rangka penyelenggaraan tugas pemerintahan dan pembangunan.

Berdasarkan Permendagri nomor 54 tahun 2009, Naskah Dinas adalah informasi tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang dibuat atau dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang dilingkungan pemerintah daerah.

TATA NASKAH DINAS KEMENAG 2016

Kementerian Agama mengeluarkan Keputusan Menteri Agama Republik Indonesia Nomor 9 Tahun 2016 Tentang Pedoman Tata Naskah Dinas Pada Kementerian Agama, KMA ini walaupun tidak termaktub dalam penetapannya, merupakan penyempurnaan dari Peraturan Menteri Agama Republik Indonesia Nomor 16 Tahun 2006 Tentang Tata Persuratan Dinas Di Lingkungan Departemen Agama. KMA ini selain merujuk pada Permen PAN No. 80 tahun 2012 juga sudah merupakan penyesuaian dari Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 2 Tahun 2014 Tentang Pedoman Tata Naskah Dinas.

Secara hirarki tata perundangan, Keputusan Menteri tidak bisa menganulir Peraturan Menteri, akan tetapi Peraturan Menteri Agama Republik Indonesia Nomor 16 Tahun 2006 Tentang Tata Persuratan Dinas Di Lingkungan Departemen Agama terlebih dahulu telah dihapus dengan peraturan yang setingkat yaitu Peraturan Menteri Agama Republik Indonesia Nomor 4 Tahun 2016 Tentang Pencabutan Peraturan Menteri Agama Republik Indonesia Nomor 16 Tahun 2006 Tentang Tata Persuratan Dinas Di Lingkungan Departemen Agama.

Ada beberapa perubahan dalam KMA No. 9 tahun 2016 ini dari PMA sebelumnya, diantaranya :

  1. Menggunakan istilah Naskah dinas, sedangkan dalam PMA menggunakan istilah surat dinas.
  2. Adanya asas pembakuan sebagai salah satu asas pembuatan naskah dinas
  3. Kode jabatan jabatan ditambahkan dalam penomoran surat
  4. Dalam PMA diatur bahwa jenis surat terdiri dari statuter dan non statuter, Sedangkan dalam KMA Peraturan ANRI disebutkan bahwa jenis surat terdiri dari :
    • Arahan
    • Korespondensi
    • Khusus
    • Laporan
    • Telaah staf
    • Formulir
    • Naskah dinas elektronik
  5. Penggunaan logo surat yang ditandatangani Menteri Agama dibedakan antara penggunaan lambang negara untuk surat statuter dan non statuter sedangkan untuk surat dinas menggunakan logo kemenag. Adapun dalam KMA naskah yang ditandatangani Menteri Agama semua mempergunakan lambang negara.
  6. Kode jabatan dan penomoran dalam PMA meliputi : indek, klasifikasi dan tahun, sedangkan dalam PMA untuk instruksi, surat tugas, surat edaran dan naskah dinas khusus memuat nomor urut, kode jabatan, bulan dan tahun dan untuk Surat dinas terdiri dari kode derajat, nomor surat, kode jabatan, kode klasifikasi, bulan dan tahun.
  7. Dalam PMA Sifat surat 2006 dibedakan yaitu : Keaslian, Bobot informasi, Pengamanan informasi dan Penyampaian/pengiriman surat.Sedangkan dalam KMA hanya dibagi dalam 2 kategori yaitu tingkat keamanan dan kecepatan penyampaian
  8. Penggunaan jenis huruf tidak diatur dalam PMA, sedangkan dalam KMA diatur dengan menggunakan jenis huruf Arial ukuran 11 atau 12. Sedangkan kertas yang digunakan adalah A4 ukuran 297 x 210 mm, dan untuk kepentingan tertentu dapat menggunakan ukran lain.
  9. PMA tidak mengatur manual prosedur sedangkan KMA mengatur manual prosedur surat masuk dan surat keluar.
  10. Penggunaan cap dinas dalam KMA berubah untuk semua struktur dalam kemenag
  11. Dalam PMA Penggunaan logo fakultas diatur sedangkan dalam KMA tidak diatur.

TATA PERSURATAN UIN MALANG

Pedoman tata persuratan dinas di lingkungan Universitas Islam Negeri Maulana Malik Ibrahim Malang diatur dalam Surat Keputusan Rektor UIN Maulana Malik Ibrahim Malang Nomor : Un.03/OT.01.3/0250/2010 tentang Pedoman tata Persuratan Dinas di Lingkungan Universitas Islam negeri Maulana Malik Ibrahim Malang yang mengacu pada PMA RI Nomor 16 Tahun 2006 tentang Tata Persuratan Dinas di Lingkungan Departemen Agama.

Dalam PMA RI Nomor 16 Tahun 2006 pada BAB X mengenai Kode Indeks Surat Dinas Departemen Agama dijejelaskan bahwa Penyusunan kode indeks satuan kerja dibawah Rektor dilakukan dan ditetapkan dengan surat keputusan Rektor IAIN/UIN/IHDN. Dengan dasar tersebut maka dibuatlah Surat Keputusan Rektor UIN Maulana Malik Ibrahim Malang tentang Pedoman tata Persuratan Dinas di Lingkungan Universitas Islam negeri Maulana Malik Ibrahim Malang dengan tujuan untuk keseragaman dalam penyelenggaraan, termasuk keseragaman pola/bentuk dan tindakan dalam kegiatan surat menyurat dinas di lingkungan UIN Maulana Malik Ibrahim Malang.

Pada dasarnya tata persuratan dinas di lingkungan UIN Maulana Malik Ibrahim Malang selama ini sudah berjalan sesuai dengan petunjuk PMA maupun SK Rektor tersebut, akan tetapi dengan adanya KMA Nomor 9 tahun 2016 ada beberapa perubahan yang harus disesuaikan oleh semua instansi yang berada di bawah Kementerian Agama termasuk UIN Maulana Malik Ibrahim Malang.

Download PMA No. 16 tahun 2006

Download KMA No. 9 tahun 2016

Download PERKA No. 2 tahun 2014

 Download PermenPAN No. 80 tahun 2012

Download materi power point