PERAN HUMAS DI PERGURUAN TINGGI

PENGERTIAN HUMAS

Hubungan masyarakat, atau sering disingkat humas adalah seni menciptakan pengertian publik yang lebih baik sehingga dapat memperdalam kepercayaan publik terhadap suatu individu/organisasi.

Humas merupakan salah satu komponen dalam manajemen yang diperlukan oleh setiap organisasi termasuk perguruan tinggi. Kehadiran humas menjadi salah satu elemen yang sangat menentukan keberlangsungan sebuah organisasi secara positif. Humas atau biasa dikenal dengan public relations mencakup semua bentuk komunikasi yang terselenggara antara organisasi yang bersangkutan dengan siapa saja (pribadi/masyarakat) yang berkepentingan.

Sebagai sebuah profesi, petugas Humas bertanggung jawab untuk memberikan informasi, mendidik, meyakinkan, meraih simpati, dan membangkitkan ketertarikan masyarakat akan sesuatu atau membuat masyarakat mengerti dan menerima sebuah situasi

Dalam beberapa literatur kehumasan seperti kamus terbitan Institute of Public Relations humas didefiniskan sebagai “keseluruhan upaya yang dilangsungkan secara terencana dan berkesinambungan dalam rangka menciptakan dan memelihara niat baik dan saling pengertian antara suatu organsisasi dengan segenap khalayaknya”.

Definisi tersebut memberikan gambaran bahwa kegiatan humas memiliki peran yang sangat strategis bagi sebuah organisasi. Humas berperan menciptakan dan memelihara citra organisasi, sehingga penerimaan dan pemahaman masyarakat terhadap organisasi tersebut sangat ditentukan oleh kerja humas. Profesi humas juga dituntut untuk dapat memahami aspirasi dan kehendak masyarakat, karena keberlangsungan eksistensi organisasi sangat ditentukan oleh peran serta masyarakat.

Permasalahan yang dihadapi Humas dalam praktek umumnya  sama yaitu berkisar  seputar ketiadaan akses informasi, kurangnya apresiasi terhadap pekerjaan Humas, tidak jelasnya posisi Humas dalam struktur organisasi, tidak tersedianya pedoman kerja sebagai standar prosedur, sampai dengan  tidak memadainya anggaran untuk melaksanakan tugasnya.

PEMBENTUKAN IMAGE POSITIF PERGURUAN TINGGI MELALUI FUNGSI KEHUMASAN

Fungsi sentral Humas  perguruan tinggi adalah menunjang manajemen dalam mencapai tujuan perguruan tinggi dengan komunikasi sebagai kegiatannya yang utama. Sasaran kegiatan humas adalah publik intern dan ekstern, sedangkan tujuannya adalah terbinanya hubungan harmonis antara perguruan tinggi yang diwakilinya dengan publiknya dengan tujuan akan tercipta citra positif, kemauan yang baik, saling menghargai, saling timbul pengertian, toleransi antara kedua belah pihak yang terkait dan sebagainya. Dengan demikian, perguruan tinggi yang unggul adalah perguruan tinggi yang mampu mengelola hubungan dengan stakeholder nya yang meliputi mahasiswa, dosen, staf administrasi, alumni, masyarakat, pemerintah, media pers, orang tua mahasiswa, dll, sehingga melalui hubungan yang baik dan strategis itu dapat mencapai tujuan perguruan tinggi secara realistis.

Dewasa ini, peran Humas semakin variatif dan strategis terlebih dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi, meningkatnya persaingan perguruan tinggi, berkembangnya media massa cetak dan eletronik, kristisnya pandangan masyarakat terhadap perkembangan pendidikan tinggi dan kebijakan-kebijakan pemerintah pusat dan daerah yang terkait dengan pendidikan dan perguruan tinggi, menyebabkan perguruan tinggi harus mampu mengelola informasi yang akan disampaikan pada masyarakat  agar masyarakat dapat memperoleh pemahaman yang jelas dan lengkap tentang  perguruan tinggi.

Humas perguruan tinggi dituntut untuk mampu membangun image positif terhadap lembaga dalam memasuki era ke depan (globalisasi, era otonomi pendidikan), menumbuhkan komunikasi yang sinergis antara lembaga pendidikan dengan masyarakat dan membangun institusi responsif terhadap dinamika masyarakat. Dengan demikian fungsi humas perguruan tinggi dituntut selalu profesional dalam mengelola informasi sehingga terwujudnya citra positif lembaga. Tuntutan ini mensyaratkan perlunya manajemen terhadap pengelolaan komunikasi di perguruan tinggi. Program kerja humas yang baik harus didasarkan pada pemahaman yang tepat terhadap persoalan kehumasan yang dihadapi oleh sebuah organisasi.

Tingginya persaingan antar PT baik negeri maupun swasta dalam merebut animo calon mahasiswa, perkembangan teknologi komunikasi informasi termasuk di dalamnya media massa cetak maupun eletronik yang mengakibatkan derasnya arus informasi ke masyarakat, serta pengelolaan perguruan tinggi masa yang akan datang semakin otonom,  menyebabkan perguruan tinggi saat ini sudah harus mulai mengedepankan aspek citra dan reputasinya  melalui kegiatan atau upaya-upaya kehumasan. Pencitraan dan reputasi perguruan tinggi saat ini tidak lagi bersifat lokal tetapi sudah go-national dan go-international untuk memperluas kiprah perguruan tinggi dalam ilmu pengetahuan dan teknologi.

 Citra adalah adalah persepsi, kesan, perasaan dan gambaran dari publik terhadap sesuatu. Persepsi publik terhadap sebuah perguruan tinggi  didasari pada apa yang mereka ketahui atau mereka kira tentang perguruan tinggi  yang bersangkutan.  Karena citra ada di benak  masyarakat, maka salah satu hal yang harus dilakukan perguruan tinggi adalah menjaga jangan sampai karena berbagai macam sebab, mayoritas publik mempunyai persepsi  yang salah tentang perguruan tingginya sehingga menimbulkan citra  negatif.  Sedangkan reputasi memiliki pengertian yang lebih luas daripada citra dan proses terbentuknya membutuhkan waktu yang lebih lama dari proses pembentukan citra. Reputasi merupakan kesesuaian aplikasi visi dan misi organiasi yang tertuang dalam identitas organisasi yang mewujud dalam kinerja  seluruh civitas akademika  dan dipersepsi sama oleh publik  eksternal dan internal.

          Kondisi di atas menuntut peningkatan peran dan fungsi Humas perguruan tinggi dari  peran  sebagai unit  yang membagikan brosur,  dan membuat kliping, ditingkatkan menjadi  mediator untuk membantu pimpinan perguruan tinggi  mendengarkan kritikan, saran, dan harapan masyarakat.  Humas juga harus diperankan sebagai juru bicara yang mampu  menjelaskan informasi dan kebijakan dari pimpinan perguruan tinggi,  membina hubungan harmonis dengan  publik intern (dosen,mahasiswa, karyawan, manajemen) dan hubungan kepada publik ekstern (orang tua mahasiswa, media massa, pihak terkait lainnya), membina komunikasi dua arah kepada publik internal dan eksternal dengan menyebarkan pesan, informasi dan publikasi hasil penelitian, dan berbagai kebijakan yang telah ditetapkan pimpinan, dan  membantu mencari solusi  dalam meyelesaikan masalah antar perguruan tinggi dengan mengidentifikasi dan menganalisis suatu opini atau berbagai persoalan, baik yang ada di perguruan tinggi maupun di masyarakat.

          Rekrutmen tenaga Humas   perguruan tinggi harus selektif. Untuk dapat mengkomunikasikan apa dan bagaimana sebuah perguruan tinggi agar dipahami dengan benar oleh publiknya, dibutuhkan Humas yang  memiliki kemampuan mengkomunikasikan pesan lembaganya guna menciptakan public awareness dan menekan resiko misunderstanding dan dampak negatif lainnya. Humas harus  pandai memilih dan mengemas informasi yang ada sehingga bernilai dimata publik Humas  dituntut untuk mampu merancang  program-program komunikasi dan  menggunakan berbagai media  dan sarana yang dipilih sesuai dengan tujuan komunikasi dan sasaran khalayaknya. Tidak itu saja, Humas juga harus mampu melakukan evaluasi pemberitaan yang berpengaruh pada pencitraan serta memiliki keahlian dalam manajemen isu.  Humas perguruan tinggi harus memiliki  pemahaman yang jelas terhadap persoalan kehumasan yang dihadapi oleh lembaganya, sehingga misi pokok Humas perguruan tinggi untuk membangun image positif, menumbuhkan komunikasi yang sinergis antara PT dengan masyarakat dan membangun institusi yang responsif terhadap dinamika masyarakat dapat  terwujud.

Dalam praktiknya, media humas ada dua yaitu media humas eksternal dan media humas internal. Ruang lingkup media humas internal lebih kepada kegiatan komunikasi internal dengan sasaran internal perguruan tinggi itu sendiri. Tingkat efektivitas dari humas internal sangat dipengaruhi oleh tiga hal yaitu keterbukaan pihak manajemen, kesadaran dan pengakuan pihak manajemen akan nilai dan arti penting komunikasi dengan para pegawai, dan keberadaan seorang manajer humas yang tidak hanya ahli dan berpengalaman, tetapi juga didukung oleh sumber-sumber daya teknis yang modern. Perangkat media internal sangat variatif, namun pada umumnya perguruan tinggi hanya menggunakan sebagian kecil dari sekian banyak perangkat yang ada seperti jurnal internal, papan pengumuman, kotak saran, CCTV (Close Circuit Television), stasiun radio sendiri, serta perangkat lainnya yang tentunya disesuaikan dengan kebutuhan dan kemampaun perguruan tinggi.

HUMAS UIN MAULANA MALIK IBRAHIM MALANG

Fungsi komunikasi pada sebuah perguruan tinggi  tidak lagi dapat dilakukan sambil lalu atau dirangkap oleh fungsi lain, tetapi harus dijalankan oleh suatu bagian khusus yang menangani komunikasi ke luar maupun ke dalam. Berdasarkan Peraturan Menteri Agama RI Nomor  8 Tahun 2013 tanggal 15 Maret 2013 tentang Organisasi dan Tata Kerja Universitas Islam Negeri Maulana Malik Ibrahim Malang pasal 30 berbunyi : “Bagian Umum sebagaimana dimaksud dalam pasal 29 huruf a mempunyai tugas melaksanakan ketatausahaan, kearsipan, pengelolaan barang milik Negara, kerumahtanggaan, dokumentasi dan publikasi”. Pada pasal 33 ayat 3 dikatakan bahwa subbagian Hubungan Masyarakat, Dokumentasi dan publikasi sebagaimana dimaksud dalam pasal 32 huruf c mempunyai tugas melaksanakan dokumentasi, publikasi dan kehumasan.

Humas UIN Maulana malik Ibrahim Malang merupakan subbagian di bawah Bagian Umum yang berada dalam Biro Administrasi Umum, Perencanaan dan keuangan.

Fungsi Humas tidak dapat dipisahkan dari kegiatan manajemen lembaga perguruan tinggi, karena secara struktural Humas merupakan bagian yang integral dari perguruan tinggi. Agar fungsi Humas UIN Maliki Malang ikut andil dalam menyelenggarakan hubungan baik dengan masyarakat demi terciptanya kerjasama yang saling pengertian, citra yang baik, dan didukung opini masyarakat yang baik, diperlukan persyaratan yang harus dipenuhi praktisi Humasnya.

Peran Humas jangan hanya menangani masalah praktisi operasional keseharian saja, hal ini menjadikan penilaian dan apresiasi terhadap Humas perguruan tinggi secara tidak proporsional, karena itu Humas perguruan tinggi terkooptasi pada pelajaran di tataran praktis operasional keseharian antara lain kegunaan protokoler, fotografi, melayani wartawan, dokumentasi, mengirim pers redaksi dan hal-hal terkait.

Pencapaian fungsi Humas perguruan tinggi harus mampu mengidentifikasi dan memetakan sasaran dan stakeholders pendidikan, meliputi: mahasiswa, dosen, staf administrasi, alumni, masyarakat, pemerintah, media pers, dan orang tua mahasiswa.

Melihat betapa pentingnya peran humas perguruan tinggi termasuk UIN Maulana Malik Ibrahim Malang seyogyanya humas mendapatkan porsi yang agak besar setidaknya merupakan Bagian yang berada di bawah Biro dan membawahi beberapa kasubbag, tetapi untuk sampai pada tahap ini banyak hal yang harus disesuaikan terutama regulasinya dalam bentuk peraturan Menteri.

Dalam hal sosialisasi akademik, berdasarkan pasal 52 PMA tersebut juga UIN Maulana Malik Ibrahim Malang mempunyai struktur Bagian Akademik yang berada di bawah Biro Administrasi Akademik, Kemahasiswaan dan Kerjasama, dimana bagian tersebut membawahi subbagian Administrasi dan Informasi Akademik. Subbagian ini juga mempunyai peran yang sangat penting dalam memberikan informasi dan mensosialisasikan berbagai produk study yang ditawarkan di UIN Maulana Mailk Ibrahim Malang.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *