KEWENANGAN PENANDATANGANAN NASKAH DINAS

Penanggungjawab suatu instansi/lembaga adalah pimpinan tertinggi dari instansi tersebut, demikian pula tanggungjawab terhadap naskah dinas yang diterbitkan oleh sebuah instansi/lembaga itu. Akan tetapi setiap struktur di bawahnya mempunyai kewenangan menandatangani beberapa naskah yang melekat pada jabatan strukturnya. Kewenangan yang tidak melekat pada jabatan struktur pada levelnya tersebut dapat saja dilimpahkan kepada pejabat struktural tersebut oleh pejabat satu level atau dua level diatasnya disebabkan oleh jumlah tugas yang besar.

Kementerian Agama sebagai salah satu kementerian yang tertua mengatur secara detail mengenai kewenangan penandatanganan pada jabatan struktural mengenai jenis dan macam-macam naskah dinas dalam Keputusan Menteri Agama Nomor 9 tahun 2016 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas pada Kementerian Agama.

Kewenangan untuk melaksanakan dan menandatangani surat yang tidak bersifat kebijakan/ keputusan/ arahan dapat diserahkan/ dilimpahkan kepada pimpinan satuan organisasi di setiap tingkat eselon atau pejabat lain yang diberi kewenangan untuk menandatanganinya. Penyerahan/ pelimpahan wewenang dan penandatanganan korespondensi kepada pejabat kepala/pimpinan dilaksanakan sebagai berikut:

  1. Pejabat pimpinan tertinggi instansi pemerintah dapat menyerahkan atau melimpahkan kepada pimpinan organisasi di setiap tingkat eselon atau pimpinan organisasi lini yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas dan fungsi dengan bidang masing – masing mempergunakan surat kuasa atau keputusan tertulis. (sumber : PerMenpan RI nomor 22 Tahun 2008 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas). Penandatanganan surat mempergunakan atas nama (a.n.)
  2. Sepanjang tidak ditentukan secara khusus oleh peraturan perundang-undangan yang berlaku, kewenangan penandatanganan dapat dilimpahkan kepada pejabat bawahannya. Pelimpahan wewenang hanya ditujukan untuk pejabat yang secara struktural berada di bawahnya. Pelimpahan wewenang dimaksudkan untuk menunjang kelancaran tugas dan ketertiban jalur komunikasi yang bertanggung jawab. Pelimpahan harus mengikuti jalur struktural  dan paling banyak hanya dua rentang jabatan struktural di bawahnya. (sumber : PerMenhukum dan HAM nomor M-03.UM.04.10 tahun 2006). Penandatangan surat mempergunakan atas nama (a.n.) jika yang berwenang menandatangani surat/dokumen melimpahkan wewenang kepada pejabat di bawahnya Persyaratan yang harus dipenuhi adalah (a) Pelimpahan wewenang tersebut dalam bentuk tertulis. (b) Materi wewenang yang dilimpahkan benar-benar menjadi tugas dan tanggung jawab yang dilimpahkan. (c) Tanggung jawab sebagai akibat penandatanganan surat berada pada pejabat yang diatasnamakan.

Dalam lingkup perguruan tinggi atau lembaga pendidikan, dalam struktur organisasinya terdapat wakil yang membantu pelaksanaan tugas Kepala/Rektor/Ketua. Karena termasuk dalam jajaran pimpinan, para wakil diberi kewenangan juga untuk menandatangani naskah dinas yang berkaitan dengan tugasnya masing masing sesuai dengan aturan yang berlaku.

Sebagai penutup, berikut ini kita mencoba membuat matriks kewenangan yang melekat pada jabatan struktural perguruan tinggi dalam hal ini universitas berdasarkan KMA nomor 9 tahun2016. Akan tetapi dalam matriks ini belum tercakup kewenangan bagi Lembaga/Unit yang ada di universitas dan tidak termasuk pelimpahan kewenangan yang diberikan oleh pimpinan.

No. Jenis Naskah Dinas Rektor Biro Dekan/ Direktur Bagian Subbag
1 Keputusan
2 Instruksi
3 Pedoman
4 Surat Edaran
5 SOP
6 Surat Perintah / Surat Tugas
7 Surat Dinas
8 Memorandum
9 Nota Dinas
10 Surat Undangan
11 Surat Perjanjian
12 Surat Kuasa
13 Berita Acara
14 Surat Keterangan
15 Surat Pengantar
16 Pengumuman
17 Laporan
18 Telaah Staf

PENOMORAN NASKAH DINAS KEMENAG

Kalau kita memperhatikan cara penomoran surat sesuai petunjuk dalam Keputusan Menteri Agama Republik Indonesia Nomor 9 Tahun 2016 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas Pada Kementerian Agama, maka kita akan menemukan 3 model penomoran naskah dinas sebagai berikut :

  1. Pada halaman 11 contoh Nomor : 09/SJ/07/201
  2. Pada halaman 12 terdapat 3 contoh dalam 3 bentuk tetapi pada dasarnya sama yaitu :
    • Nomor : SR-12/MA/KP. 07.1/07/2015
    • Nomor : R-123/SJ/KP.07.1/07/2015
    • B-321 / SJ/ B. IV/OT.01.3/ 06/ 2015
  3. Pada halaman 13 contoh Nomor : 08/SJ/OT.01/06/2015

Pada contoh pertama, penomoran naskah terdiri dari 4 bagian, contoh kedua terdiri dari 6 bagian dan contoh ketiga terdiri dari 5 bagian.

Untuk memahami model penomoran tersebut, terlebih dahulu kita harus memahami jenis-jenis naskah dinas dalam KMA tersebut.

JENIS NASKAH DINAS

Jenis naskah dinas dalam KMA Nomor 9 Tahun 2016 terbagi menjadi 7 yaitu :

  1. Naskah Dinas Arahan

Naskah Dinas Arahan merupakan produk hukum yang bersifat pengaturan, penetapan dan penugasan.

Naskah Dinas Arahan terdiri dari Peraturan Menteri Agama, Keputusan, Instruksi Menteri Agama, Pedoman, Petunjuk Pelaksanaan, Standar Operasional Prosedur, Surat Edaran dan Surat Tugas.

  1. Naskah Dinas Korespondensi
    • Naskah dinas korespondensi internal meliputi Nota Dinas dan Memorandum
    • Naskah dinas korespondensi eksternal berupa Surat Dinas
    • Surat Undangan
  2. Naskah Dinas Khusus meliputi Perjanjian Dalam Negeri dan Perjanjian Internasional, Surat Kuasa, Berita Acara, Surat Keterangan, Surat Pengantar dan Pengumuman.
  3. Laporan

Naskah dinas yang memuat pemberitahuan tentang pelaksanaan suatu kegiatan

  1. Telaah Staf

Telaah staf adalah bentuk uraian yang disampaikan oleh pejabat structural atau fungsional  yang memuat analisa singkat dan jelas mengenai suatu persoalan dengan memberikan jalan keluar/pemecahan yang disarankan.

  1. Formulir

Bentuk pengaturan alokasi ruang atau lembar naskah untuk mencatat berbagai data dan informasi. Formulir dibuat dalam bentuk kartu atau lembaran tercetak dengan judul tertentu berisi keterangan yang diperlukan.

  1. Naskah Dinas Elektronik

Naskah dinas berupa  yang berupa komunikasi informasi yang dilakukan secara elektronik atau yang terekam dalam multimedia elektronik yang memiliki keabsahan yang sama dengan naskah dinas non elektronik, mencakup; surat menyurat elektronik, arsip, dokumentasi elektronik, transaksi elektronik, naskah elektronik lainnya

CARA PENOMORAN NASKAH DINAS

Dari 7 jenis naskah dinas tersebut di atas, 3 jenis membutuhkan penomoran khusus (dicetak tebal dan miring) yaitu naskah dinas arahan, naskah dinas korespondensi dan naskah dinas khusus, sedangkan jenis laporan, telaah staf, formulir dan naskah dinas elektonik mengikuti salah satu model penomoran di atas atau bahkan tidak memerlukan penomoran.

Penomoran 3 jenis naskah dinas dapat dijelaskan sebagai berikut :

  1. Susunan penomoran Naskah Dinas Arahan dan Naskah Dinas Khusus

Contoh :

NOMOR : 09/SJ/07/2015

Keterangan     :

09                      :    Nomor Urut dalam satu tahun takwim

SJ                     :    Kode Jabatan Sekretaris Jenderal

07                      :    bulan ke-7 (ditulis dalam dua digit)

2015                 :    tahun terbit

  1. Susunan penomoran Naskah Dinas Korespondensi Ekternal dan Undangan

Contoh :

NOMOR : SR-12/MA/KP. 07.1/07/2015

Keterangan      :

SR                      :    Kode derajat pengamanan surat dinas

12                       :    Nomor Urut dalam satu tahun takwim

MA                      :    Kode Jabatan Menteri Agama

KP.07.1             :    Kode klasifikasi surat

07                       :    bulan ke-7 (ditulis dalam dua digit)

2015                   :    tahun terbit

Untuk penomoran naskah dinas dengan pemberian kuasa tanda tangan kepada pejabat satu tingkat dibawah harus mencantumkan kedua kode jabatan pejabat tersebut. (Lihat halaman 12 nomor c)

NOMOR : B-321 / SJ/ B. IV/OT.01.3/ 06/ 2015

Keterangan      :

B                         :    Kode derajat pengamanan surat dinas

321                     :    Nomor Urut dalam satu tahun takwim

SJ                       :    Kode Jabatan Sekretarian Jenderal

B.IV                    :    Kode jabatan Kepala Biro Ortala

OT.01.3              :    Kode klasifikasi surat

06                       :    bulan ke-6 (ditulis dalam dua digit)

2015                   :    tahun terbit

  1. Susunan penomoran Naskah Dinas Korespondensi Internal

Contoh :

NOMOR : 08/SJ/OT.01/06/2015

Keterangan      :

08                       :    Nomor Urut dalam satu tahun takwim

SJ                       :    Kode Jabatan Sekretaris Jenderal

OT.01.1              :    Kode klasifikasi surat

06                       :    bulan ke-6 (ditulis dalam dua digit)

2015                   :    tahun terbit

Sekian dan terima kasih.

Pelantikan Pejabat

TATACARA PELANTIKAN PEJABAT

Pelantikan pejabat merupakan kegiatan yang sering kita temukan dalam instansi pemerintah untuk mengisi posisi jabatan tertentu baik berupa promosi maupun rooling pejabat. Tata cara pelantikan pejabat diseuaikan dengan ketentuan perundang-undangan yang berlaku sebagai acuan kita diantaranya UU No. 19 tahun 2010 tentang Protokol dan Peraturan Presiden Nomor 167 Tahun 2014 tentang Tata Cara Pelantikan Gubernur, Bupati dan Walikota

Berikut susunan acara pelantikan pejabat :

  1. Menyanyikan Lagu Kebangsaan Indonesia Raya
  2. Pembacaan Keputusan
  3. Pejabat yang akan dilantik menempati tempat pelantikan
  4. Pengucapan sumpah/janji jabatan dipandu oleh Pejabat yang melantik
  5. Penandatanganan berita acara pengucapan sumpah/janji jabatan
  6. Pemasangan tanda pangkat jabatan dan atau penyematan tanda jabatan dan atau penyerahan Keputusan
  7. Kata-kata pelantikan oleh Pejabat yang melantik
  8. Penandatanganan Pakta Integritas
  9. Sambutan pejabat yang melantik
  10. Pembacaan doa
  11. Penutupan

Adapun denah tempat pelantikan sebagai berikut :

Keterangan :

  1. Lambang Negara
  2. Gambar Presiden
  3. Gambar Wakil Presiden
  4. Bendera Kebangsaan Merah Putih
  5. Bendera instansi
  6. Pejabat yang melantik
  7. Podium
  8. Pejabat yang akan dilantik
  9. Petugas upacara, saksi dan Rohaniawan
  10. Meja Tanda Tangan
  11. Pejabat instansi
  12. Tamu Undangan
  13. Mic