PENOMORAN NASKAH DINAS KEMENAG

Kalau kita memperhatikan cara penomoran surat sesuai petunjuk dalam Keputusan Menteri Agama Republik Indonesia Nomor 9 Tahun 2016 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas Pada Kementerian Agama, maka kita akan menemukan 3 model penomoran naskah dinas sebagai berikut :

  1. Pada halaman 11 contoh Nomor : 09/SJ/07/201
  2. Pada halaman 12 terdapat 3 contoh dalam 3 bentuk tetapi pada dasarnya sama yaitu :
    • Nomor : SR-12/MA/KP. 07.1/07/2015
    • Nomor : R-123/SJ/KP.07.1/07/2015
    • B-321 / SJ/ B. IV/OT.01.3/ 06/ 2015
  3. Pada halaman 13 contoh Nomor : 08/SJ/OT.01/06/2015

Pada contoh pertama, penomoran naskah terdiri dari 4 bagian, contoh kedua terdiri dari 6 bagian dan contoh ketiga terdiri dari 5 bagian.

Untuk memahami model penomoran tersebut, terlebih dahulu kita harus memahami jenis-jenis naskah dinas dalam KMA tersebut.

JENIS NASKAH DINAS

Jenis naskah dinas dalam KMA Nomor 9 Tahun 2016 terbagi menjadi 7 yaitu :

  1. Naskah Dinas Arahan

Naskah Dinas Arahan merupakan produk hukum yang bersifat pengaturan, penetapan dan penugasan.

Naskah Dinas Arahan terdiri dari Peraturan Menteri Agama, Keputusan, Instruksi Menteri Agama, Pedoman, Petunjuk Pelaksanaan, Standar Operasional Prosedur, Surat Edaran dan Surat Tugas.

  1. Naskah Dinas Korespondensi
    • Naskah dinas korespondensi internal meliputi Nota Dinas dan Memorandum
    • Naskah dinas korespondensi eksternal berupa Surat Dinas
    • Surat Undangan
  2. Naskah Dinas Khusus meliputi Perjanjian Dalam Negeri dan Perjanjian Internasional, Surat Kuasa, Berita Acara, Surat Keterangan, Surat Pengantar dan Pengumuman.
  3. Laporan

Naskah dinas yang memuat pemberitahuan tentang pelaksanaan suatu kegiatan

  1. Telaah Staf

Telaah staf adalah bentuk uraian yang disampaikan oleh pejabat structural atau fungsional  yang memuat analisa singkat dan jelas mengenai suatu persoalan dengan memberikan jalan keluar/pemecahan yang disarankan.

  1. Formulir

Bentuk pengaturan alokasi ruang atau lembar naskah untuk mencatat berbagai data dan informasi. Formulir dibuat dalam bentuk kartu atau lembaran tercetak dengan judul tertentu berisi keterangan yang diperlukan.

  1. Naskah Dinas Elektronik

Naskah dinas berupa  yang berupa komunikasi informasi yang dilakukan secara elektronik atau yang terekam dalam multimedia elektronik yang memiliki keabsahan yang sama dengan naskah dinas non elektronik, mencakup; surat menyurat elektronik, arsip, dokumentasi elektronik, transaksi elektronik, naskah elektronik lainnya

CARA PENOMORAN NASKAH DINAS

Dari 7 jenis naskah dinas tersebut di atas, 3 jenis membutuhkan penomoran khusus (dicetak tebal dan miring) yaitu naskah dinas arahan, naskah dinas korespondensi dan naskah dinas khusus, sedangkan jenis laporan, telaah staf, formulir dan naskah dinas elektonik mengikuti salah satu model penomoran di atas atau bahkan tidak memerlukan penomoran.

Penomoran 3 jenis naskah dinas dapat dijelaskan sebagai berikut :

  1. Susunan penomoran Naskah Dinas Arahan dan Naskah Dinas Khusus

Contoh :

NOMOR : 09/SJ/07/2015

Keterangan     :

09                      :    Nomor Urut dalam satu tahun takwim

SJ                     :    Kode Jabatan Sekretaris Jenderal

07                      :    bulan ke-7 (ditulis dalam dua digit)

2015                 :    tahun terbit

  1. Susunan penomoran Naskah Dinas Korespondensi Ekternal dan Undangan

Contoh :

NOMOR : SR-12/MA/KP. 07.1/07/2015

Keterangan      :

SR                      :    Kode derajat pengamanan surat dinas

12                       :    Nomor Urut dalam satu tahun takwim

MA                      :    Kode Jabatan Menteri Agama

KP.07.1             :    Kode klasifikasi surat

07                       :    bulan ke-7 (ditulis dalam dua digit)

2015                   :    tahun terbit

Untuk penomoran naskah dinas dengan pemberian kuasa tanda tangan kepada pejabat satu tingkat dibawah harus mencantumkan kedua kode jabatan pejabat tersebut. (Lihat halaman 12 nomor c)

NOMOR : B-321 / SJ/ B. IV/OT.01.3/ 06/ 2015

Keterangan      :

B                         :    Kode derajat pengamanan surat dinas

321                     :    Nomor Urut dalam satu tahun takwim

SJ                       :    Kode Jabatan Sekretarian Jenderal

B.IV                    :    Kode jabatan Kepala Biro Ortala

OT.01.3              :    Kode klasifikasi surat

06                       :    bulan ke-6 (ditulis dalam dua digit)

2015                   :    tahun terbit

  1. Susunan penomoran Naskah Dinas Korespondensi Internal

Contoh :

NOMOR : 08/SJ/OT.01/06/2015

Keterangan      :

08                       :    Nomor Urut dalam satu tahun takwim

SJ                       :    Kode Jabatan Sekretaris Jenderal

OT.01.1              :    Kode klasifikasi surat

06                       :    bulan ke-6 (ditulis dalam dua digit)

2015                   :    tahun terbit

Sekian dan terima kasih.