KEWENANGAN PENANDATANGANAN NASKAH DINAS

Penanggungjawab suatu instansi/lembaga adalah pimpinan tertinggi dari instansi tersebut, demikian pula tanggungjawab terhadap naskah dinas yang diterbitkan oleh sebuah instansi/lembaga itu. Akan tetapi setiap struktur di bawahnya mempunyai kewenangan menandatangani beberapa naskah yang melekat pada jabatan strukturnya. Kewenangan yang tidak melekat pada jabatan struktur pada levelnya tersebut dapat saja dilimpahkan kepada pejabat struktural tersebut oleh pejabat satu level atau dua level diatasnya disebabkan oleh jumlah tugas yang besar.

Kementerian Agama sebagai salah satu kementerian yang tertua mengatur secara detail mengenai kewenangan penandatanganan pada jabatan struktural mengenai jenis dan macam-macam naskah dinas dalam Keputusan Menteri Agama Nomor 9 tahun 2016 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas pada Kementerian Agama.

Kewenangan untuk melaksanakan dan menandatangani surat yang tidak bersifat kebijakan/ keputusan/ arahan dapat diserahkan/ dilimpahkan kepada pimpinan satuan organisasi di setiap tingkat eselon atau pejabat lain yang diberi kewenangan untuk menandatanganinya. Penyerahan/ pelimpahan wewenang dan penandatanganan korespondensi kepada pejabat kepala/pimpinan dilaksanakan sebagai berikut:

  1. Pejabat pimpinan tertinggi instansi pemerintah dapat menyerahkan atau melimpahkan kepada pimpinan organisasi di setiap tingkat eselon atau pimpinan organisasi lini yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas dan fungsi dengan bidang masing – masing mempergunakan surat kuasa atau keputusan tertulis. (sumber : PerMenpan RI nomor 22 Tahun 2008 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas). Penandatanganan surat mempergunakan atas nama (a.n.)
  2. Sepanjang tidak ditentukan secara khusus oleh peraturan perundang-undangan yang berlaku, kewenangan penandatanganan dapat dilimpahkan kepada pejabat bawahannya. Pelimpahan wewenang hanya ditujukan untuk pejabat yang secara struktural berada di bawahnya. Pelimpahan wewenang dimaksudkan untuk menunjang kelancaran tugas dan ketertiban jalur komunikasi yang bertanggung jawab. Pelimpahan harus mengikuti jalur struktural  dan paling banyak hanya dua rentang jabatan struktural di bawahnya. (sumber : PerMenhukum dan HAM nomor M-03.UM.04.10 tahun 2006). Penandatangan surat mempergunakan atas nama (a.n.) jika yang berwenang menandatangani surat/dokumen melimpahkan wewenang kepada pejabat di bawahnya Persyaratan yang harus dipenuhi adalah (a) Pelimpahan wewenang tersebut dalam bentuk tertulis. (b) Materi wewenang yang dilimpahkan benar-benar menjadi tugas dan tanggung jawab yang dilimpahkan. (c) Tanggung jawab sebagai akibat penandatanganan surat berada pada pejabat yang diatasnamakan.

Dalam lingkup perguruan tinggi atau lembaga pendidikan, dalam struktur organisasinya terdapat wakil yang membantu pelaksanaan tugas Kepala/Rektor/Ketua. Karena termasuk dalam jajaran pimpinan, para wakil diberi kewenangan juga untuk menandatangani naskah dinas yang berkaitan dengan tugasnya masing masing sesuai dengan aturan yang berlaku.

Sebagai penutup, berikut ini kita mencoba membuat matriks kewenangan yang melekat pada jabatan struktural perguruan tinggi dalam hal ini universitas berdasarkan KMA nomor 9 tahun2016. Akan tetapi dalam matriks ini belum tercakup kewenangan bagi Lembaga/Unit yang ada di universitas dan tidak termasuk pelimpahan kewenangan yang diberikan oleh pimpinan.

No. Jenis Naskah Dinas Rektor Biro Dekan/ Direktur Bagian Subbag
1 Keputusan
2 Instruksi
3 Pedoman
4 Surat Edaran
5 SOP
6 Surat Perintah / Surat Tugas
7 Surat Dinas
8 Memorandum
9 Nota Dinas
10 Surat Undangan
11 Surat Perjanjian
12 Surat Kuasa
13 Berita Acara
14 Surat Keterangan
15 Surat Pengantar
16 Pengumuman
17 Laporan
18 Telaah Staf

Leave a Reply

Your email address will not be published.