All posts by bagianumum

Kepala Bagian

Fathul QoribNama                          :   FATHUL QORIB, S.Ag

NIP.                            :
Gol./Pangkat              :
Ttl                               :
Alamat                        :
Riwayat Jabatan         :
Riwayat Pendidikan  :

Manual Prosedur

 

1.     Surat Keluar
2.      Surat masuk  
3.     Pemberkasan Arsip
4.      Penerima Telepon
5.      Pelayanan ATK
6.      Inventaris Aset BMN
7.      Pelaporan SIMAK
8.      Pemeliharaan Gedung

Kebersihan


Garis Besar Prosedur
Kondisi lingkungan yang bersih dan nyaman merupakan salah satu penunjang berjalannya proses pelayanan akademik dan kemahasiswaan dengan lancar sehingga dapat menghasilkan hasil kerja dan prestasi yang opotimal. Hal ini merupakan tugas utama bagi urusan kebersihan bersama cleaning service Universitas Islam Negeri Malang yang terjabarkan dalam standar operasional prosedur berikut ini:
  1. Presensi kehadiran tenaga cleaning service sesuai dengan pembagian tugas masing-masing

      Pengkondisian gedung perkantoran sesuai pembagian tugasnya Pagi hari

      •  Membuka setiap ruangan perkantoran
      • Membersihkan ruangan dan isinya
      • Membersihkan dan menata mebeler yang ada
      • Membersihkan kaca
      • Menyapu
      • Mengepel
      • Menyalakan AC/Fan
      • Menyalakan lampu
      • Memberi pengharum ruangan
      • Membuang sampah
      • Membersihkan kamar toilet 

      Siang hari

      • Melakukan pengecekkan kebersihan berkala
      • Membuang sampah
      • Membersihkan ruangan dan isinya
      • Membersihkan dan menata mebeler yang ada
      • Membersihkan kaca
      • Menyapu
      • Mengepel
      • Mematikan lampu
      • Mematikan AC/Fan
      • Membuang sampah
      • Membersihkan toilet
      • Menutup ruang perkantoran
      • Menyediakan air minum untuk fakultas dan unit kerja 

      Pengkondisian gedung perkuliahan sesuai pembagian tugasnya   Pagi hari

      • Membuka setiap ruangan perkuliahan
      • Membersihkan ruangan perkuliahan dan isinya
      • Membersihkan dan menata peralatan perkuliahan yang ada
      • Membersihkan kaca
      • Menyapu
      • Mengepel
      • Menyalakan AC/Fan
      • Memberi pengharum ruangan
      • Membuang sampah
      • Membersihkan kamar toilet disekitar ruang perkuliahan

      Siang hari

      • Melakukan pengecekkan kebersihan berkala
      • Membuang sampah

      Sore hari

      • Membersihkan ruangan
      • Perkuliahan dan isinya
      • Membersihkan dan menata peralatan perkuliahan
      • Membersihkan kaca
      • Menyapu
      • Mengepel
      • Mematikan AC/Fan
      • Membuang sampah
      • Menutup ruang perkuliahan 

        Pengkondisian taman Pagi hari

      •  Mengkondisikan peralatan pertamanan 
      • Menyapu halaman, taman, dan jalan 
      • Menyiangi rumput, gulma, dan tanaman yang mati 
      • Menyiram seluruh tanaman yang ada jika diperlukan 
      • Memberi pupuk secara berkala 
      • Membersihkan kolam 
      • Menata taman 

      Siang hari 

      •   Melakukan pengecekkan berkala 

      Sore hari 

      • Menyapu halaman, jalan, dan taman 
      • Menyirami tanaman jika diperlukan 
      • Mengkondisikan kembali peralatan pertamanan

       

    • Mengisi chek list lembar kerja Presensi kepulangan tenaga cleaning service sesuai dengan pembagian tugas masing-masing
       
    • Menjalin komunikasi dengan supervisor cleaning service untuk meningkatkan mutu kinerja
       
    • Mengadakan evaluasi berkala
       
    • Membuat laporan
            

    Kendaraan

    Pelayanan kendaraan sebagai berikut :


    a.       Mini Bus
    1)     Mengajukan surat permohonan yang mencakup pihak pengguna. penanggungjawab. lama pemakaian. serta tujuan.
    2)     Tujuan peminjaman untuk keperluan dinas dan atau kemahasiswaan atau keperluan lain yang berkaitan dengan kegiatan UIN Maliki Malang.
    3)     Peminjaman maksimal 3 (Tiga) hari .
    4)     Jumlah pengguna disesuaikan dengan kapasitas kendaraan.
    5)     Penggunaan kendaraan hanya dalam wilayah Jawa Timur
    6)     Kendaraan harus kembali dalam keadaan sebagaimana waktu penyerahan dan bahan bakar harus terisi penuh.
    7)     Segala kerusakan yang terjadi pada saat kendaraan dipinjam merupakan tanggungjawab peminjam.
    8)     Pihak yang diperbolehkan untuk meminjam Mini Bus adalah Rektorat, Fakultas dan Unit/Lembaga UIN, Dema  dan pihak lain.
    b.      Mikro Bus (HIS Toyota)
    1)     Mengajukan surat permohonan yang mencakup pihak pengguna. penanggungjawab. lama pemakaian. serta tujuan.
    2)     Tujuan peminjaman untuk keperluan dinas dan atau kemahasiswaan atau keperluan lain yang berkaitan dengan kegiatan UIN Maliki Malang.
    3)     Peminjaman maksimal 2 (Dua) hari .
    4)     Jumlah pengguna disesuaikan dengan kapasitas kendaraan.
    5)     Penggunaan kendaraan hanya dalam wilayah Jawa Timur
    6)     Kendaraan harus kembali dalam keadaan sebagaimana waktu penyerahan dan bahan bakar harus terisi penuh.
    7)     Segala kerusakan yang terjadi pada saat kendaraan dipinjam merupakan tanggungjawab peminjam.
    8)     Pihak yang diperbolehkan untuk meminjam Mikro Bus adalah Rektorat, Fakultas dan Unit/Lembaga UIN, Dema dan pihak lain.
    c.       L 300
    1)     Mengajukan surat permohonan yang mencakup pihak pengguna. penanggungjawab. lama pemakaian. serta tujuan.
    2)     Tujuan peminjaman untuk keperluan dinas dan atau kemahasiswaan atau keperluan lain yang berkaitan dengan kegiatan UIN Maliki Malang.
    3)     Peminjaman maksimal 2 (Dua) hari .
    4)     Jumlah pengguna disesuaikan dengan kapasitas kendaraan.
    5)     Penggunaan kendaraan hanya dalam wilayah Jawa Timur
    6)     Kendaraan harus kembali dalam keadaan sebagaimana waktu penyerahan dan bahan bakar harus terisi penuh.
    7)     Segala kerusakan yang terjadi pada saat kendaraan dipinjam merupakan tanggungjawab peminjam.
    8)     Pihak yang diperbolehkan untuk meminjam L 300 adalah Rektorat, Fakultas dan Unit/Lembaga UIN, Dema dan pihak lain.
    d.      Kijang Station
    1)     Mengajukan surat permohonan yang mencakup pihak pengguna. penanggungjawab. lama pemakaian. serta tujuan.
    2)     Tujuan peminjaman untuk keperluan dinas dan atau kemahasiswaan atau keperluan lain yang berkaitan dengan kegiatan UIN Maliki Malang.
    3)     Peminjaman maksimal 2 (Dua) hari .
    4)     Jumlah pengguna disesuaikan dengan kapasitas kendaraan.
    5)     Penggunaan kendaraan hanya dalam wilayah Jawa Timur
    6)     Kendaraan harus kembali dalam keadaan sebagaimana waktu penyerahan dan bahan bakar harus terisi penuh.
    7)     Segala kerusakan yang terjadi pada saat kendaraan dipinjam merupakan tanggungjawab peminjam.
    8)     Pihak yang diperbolehkan untuk meminjam L 300 adalah Rektorat, Fakultas dan Unit/Lembaga di UIN Maliki Malang.
    e.       Pick Up Mitsubishi 120 SS
    1)     Mengajukan surat permohonan yang mencakup pihak pengguna. penanggungjawab. lama pemakaian. serta tujuan.
    2)     Tujuan peminjaman untuk keperluan dinas dan atau kemahasiswaan atau keperluan lain yang berkaitan dengan kegiatan UIN Maliki Malang.
    3)     Peminjaman maksimal 2 (Dua) hari .
    4)     Jumlah pengguna disesuaikan dengan kapasitas kendaraan.
    5)     Penggunaan kendaraan hanya dalam wilayah Jawa Timur
    6)     Kendaraan harus kembali dalam keadaan sebagaimana waktu penyerahan dan bahan bakar harus terisi penuh.
    7)     Segala kerusakan yang terjadi pada saat kendaraan dipinjam merupakan tanggungjawab peminjam.
    8)     Pihak yang diperbolehkan untuk meminjam L 300 adalah Rektorat, Fakultas dan Unit/Lembaga di UIN Maliki Malang.
    f.        Pick Up Phanter
    1)     Mengajukan surat permohonan yang mencakup pihak pengguna. penanggungjawab. lama pemakaian. serta tujuan.
    2)     Tujuan peminjaman untuk keperluan dinas dan atau kemahasiswaan atau keperluan lain yang berkaitan dengan kegiatan UIN Maliki Malang.
    3)     Peminjaman maksimal 2 (Dua) hari .
    4)     Jumlah pengguna disesuaikan dengan kapasitas kendaraan.
    5)     Penggunaan kendaraan hanya dalam wilayah Jawa Timur
    6)     Kendaraan harus kembali dalam keadaan sebagaimana waktu penyerahan dan bahan bakar harus terisi penuh.
    7)     Segala kerusakan yang terjadi pada saat kendaraan dipinjam merupakan tanggungjawab peminjam.
    8)     Pihak yang diperbolehkan untuk meminjam L 300 adalah Rektorat, Fakultas dan Unit/Lembaga di UIN Maliki Malang.
    g.       Ambulance
    1)     Mengajukan surat permohonan yang mencakup pihak pengguna. penanggungjawab. lama pemakaian. serta tujuan.
    2)     Pengecualian dalam situasi darurat, pengajuan dapat diajukan secara lisan dengan persetujan Kepala bagian
    3)     Penanggungjawab peminjaman harus jelas dengan meninggalkan identitas berupa kartu tanda Penduduk.
    4)     Kendaraan harus kembali dalam keadaan sebagaimana waktu penyerahan dan bahan bakar harus terisi penuh.
    5)     Segala kerusakan yang terjadi pada saat kendaraan dipinjam merupakan tanggungjawab peminjam.
    6)     Pihak yang diperbolehkan untuk meminjam L 300 adalah Rektorat, Fakultas dan Unit/Lembaga UIN dan pihak lain.
    h.      Ketentuan yang belum diatur atau peminjaman yang dilakukan diluar ketentuan tersebut di atas harus mendapat persetujuan dari kepala bagian Umum.
    2.     Garis Besar Prosedur
    a.       Pemohon mengajukan surat permohonan peminjaman kendaraan dinas ke Kasubbag Rumah Tangga ( 2 hari sebelum kegiatan).
    b.      Kasubbag Rumah Tangga Menerima dan mendisposisikan perintah peminjaman Kendaraan dinas bagian Kendaraan.
    c.       bagian Kendaraan Mempersiapkan kebutuhan kendaraan dan pengemudi sesuai disposisi.
    d.      Pengemudi melaksanakan tugas dan melaporkan administrasi (sesuai permohonan).

     

    ATK

    Pelayanan ATK sebagai berikut :

    1. Pengguna Jasa mengajukan surat permohonan ATK ke Kabag Umum.
    2. Kabag Umum mendisposisikan ke Kasubbag Rumah Tangga.
    3. Kasubbag Rumah Tangga mendisposisikan kepada pengelola ATK.
    4. Pengelola ATK menyerahkan ke Bagian Gudang untuk perintah pengeluaran barang.
    5. Staff bagian Gudang melakukan pengecekan ketersediaan ATK di gudang dan  menyediakan ATK yang diperlukan.
    6. ATK yang tersedia diserahkan ke pengguna jasa

    Keamanan


    Garis Besar Prosedur :

    • Ka. Biro AUPK mendisposisikan ke Kabag Umum terkait dengan pengamanan di Universitas Islam Negeri  (UIN) Maulana Malik Ibrahim Malang.
    • Kabag Umum mendisposisikan ke Kasubbag Rumah Tangga terkait dengan pengamanan di Universitas Islam Negeri  (UIN) Maulana Malik Ibrahim Malang.
    • Kasubbag Rumah Tangga mendisposisikan ke bagian Keamanan untuk menyusun personil terkait pengamanan di Universitas Islam Negeri  (UIN) Maulana Malik Ibrahim Malang.
    • Kabag Umum melaksanakan rapat koordinasi dengan Kasubbag Rumah Tangga dan bidang Keamanan pengamanan di Universitas Islam Negeri  (UIN) Maulana Malik Ibrahim Malang

    Gedung


    1.     Syarat dan Ketentuan
    a.       Aula It. 5 Rektorat
    • Mengajukan surat permohonan yang mencakup pihak pengguna. penanggungjawab. lama pemakatan. serta tujuan.
    • Tujuan peminjaman untuk keperluan dinas dan atau kemahasiswaan atau keperluan lain yang berkaitan dengan keglatan UIN Maliki Malang.
    • Keglatan bersifat nasional maupun internaslonal
    • Jumlah pengguna dlsesualkan dengan kapasitas gedung
    • Keberslhan dan kelengkapan peralatan Gedun,g menjadi tanggungiawab pengguna.
    • Plhak yang diperbolehkafl untuk meminjam Gedung Aula it. 5 Rektorat adalah Rektorat, Fakutas dan Unit/Lembaga UIN.
    b.      Holding Lt. 4 Rektorat
    • Mengajukan surat permohonan yang mencakup pihak pengguna penanggungiawab lama pemakalan. serta tujuan.
    • Tujuan pemlnjamafl untuk keperluan dinas dan atau kemahasiswaan atau keperluan lain yang berkaitan dengan kegiatan UIN Maliki Malang.
    • Kegiatan bersifat nasional maupun internasional.
    • Jumiah pengguna disesuaikan dengan kapasitas gedung
    • Kebersihan dan kelengkapan peralatan Gedung menjadi tanggungiawab pengguna
    • Pihak yang diperbolehkan untuk meminjam Holding It. 4 Rektorat adaiah Rektorat. Fakutas dan Unit/Lembaga UIN.
    c.       Aula Lt. 3 Rektorat
    • Mengajukan surat permohonan yang mencakup pihak pengguna, penanggungjawab. lama pemakalan, serta tujuan.
    • Tujuan peminjaman untuk keperluan dinas dan atau kemahasiswaafl atau keperluan lain yang berkaitan dengan kegiatan UIN Maliki Malang.
    • Jumlah pengguna disesuaikan dengan kapasitas Aula
    • Kebersihan dan kelengkapan peralatan Gedung menjadi tanggungjawab
      pengguna
    • Pihak yang diperbolehkan untuk meminjam Gedung Aula it. 3 Rektorat adalah :  a)     Fakutas/Unit/Lembaga UIN; b)     Mahaslswa/Senat mahasiswa/Dewan Mahasiswa/Unit Kegiatan Mahasiswa; c)      Pihak lain
    d.      Aula lt. 3 Gcdung C
    • Mengajukan surat permohonan yang mencakup pihak pengguna. penanggungjawab. lama pemakalan, serta tujuan.
    • Tuuan peminjaman untuk keperluan dinas dan atau kemahaslswaan atau keperluan lain yang berkaltan dengan keglatan UIN Maliki Malarig.
    • Jumlah pengguna disesualkan dengan kapasitas Aula
    • Kebersihan dan kelengkapan peralatan Gedung menjadi tanggungjawa pengguna
    • Pihak yang diperbolehkan untuk meminjam Aula It. 3 Gedung C adalah : a). Fakutas/Unit/Lembaga UIN; b). Mahasiswa/Senat mahasiswa/Dewan Mahasiswa/Unit Kegiatan Mahasiswa; c). Pihak lain.
    e.   Sutedent Center 
    *  Mengajukan surat permohonan yang mencakup pihak pengguna. penanggungjawab. lama pemakalan, serta tujuan. 
    *   Tujuan peminjaman untuk keperluan dinas dan atau kemahasiswaan atau keperluan lain yang berkaitan dengan kegiatan UIN Maliki Malang. 
    *    Jumlah pengguna disesuaikan dengan kapasitas Aula
    *    Kebersihan dan kelengkapan peralatan Gedung menjadi tanggungjawab pengguna.
    *   Pihak yang diperbolehkan untuk meminjam Gedung Aula It. 3 Rektorat adalah : a).     Fakutas/Unit/Lembaga UIN; b).Mahasiswa/Senat mahasiswa/Dewan Mahasiswa/Unit Kegiatan Mahasiswa; c).  Pihak lain.
    f.  Ketentuan yang belum diatur atau peminjaman yang dilakukan diluar ketentuan tersebut di atas harus mendapat persetuajuan dan Kepala Bagian Umum.
    2.     Garis Besar Prosedur
    • Pemohon mengajukan surat permohonan peminjaman gedung ke Kasubbag Rumah Tangga (paling lambat 2 hari sebelum kegiatan).
    • Kasubbag Rumah Tangga Menerima dan mendisposisikan perintah peminjaman gedung ke bagian pengelola Gedung.
    • Bagian pengelola Gedung mempersiapkan kebutuhan sesuai disposisi.
    • Bagian pengelola Gedung melaksanakan tugas dan melaporkan administrasi (sesuai permohonan).

    Rumah Tangga

    Kegiatan pengelolaan BMN meliputi :

    1. Penatausahaan BMN
    2. Inventarisasi BMN
    3. Distribusi BMN
    4. Penghapusan BMN
    5. Penyiapan data-data asset
    6. Pengelolaan pemanfaatan asset

    Garis besar prosedur

    No
    Penanggung Jawab
    Aktivitas
    1
    Kabag Umum
    • Penerimaan barang-barang hasil pengadaan
    • Hasil Hibah/perolehan lainya yang sah
    2
    Kasubbag Rumah tangga
    • Menerima persetujuan dari Kabag. Sarana dan Prasarana
    • Mendisposisi ke Kaur sarana untuk dicatat ke buku penerimaan, buku golongan barang inventaris dan buku induk barang
    3
    staff
    • Mencatat ke buku penerimaan
    • Mencatat ke buku golongan barang inventaris
    • Mencatat ke buku induk golongan
    • Melaksanakan kodefikasi
    • Entry data Simak dan laporan triwulan
    • Menyerahkan ke user/pengguna dan membuat BASTB dilingkungan rektorat

    Tata Usaha

    Administrasi surat keluar

    Garis Besar Prosedur :

    • Bag. Pelaksana : mengetik konsep surat sesuai dengan maksud dan tujuannya, meminta tanda tangan dan membuat Kartu Kendali Surat Keluar. Dalam hal tertentu pengetikan surat masih dalam berbentuk konsep, sifatnya hanya memudahkan pimpinan dalam membacanya. Setelah konsep tersebut disetujui oleh pimpinan yang berwenang pimpinan akan membubuhkan paraf dengan pengertian konsep bisa diketik kembali dalam bentuk surat jadi.
    • Bag. Pelaksana : meneliti dan memeriksa kembali apakah sudah benar,  kemudian menyerahkan kepada Bag. Agendaris dan dikirim kepada pimpinan,
    • Bag. Agendaris : memberi Nomor Surat, tanggal dan Cap Dinas, memberi amplop dan menuliskan alamat yang dituju, mencatat dalam Buku Agenda Surat Keluar, kemudian menyerahkan kepada Bag. Pengirim Surat.
    • Bag. Pengirim Surat : mencatat dalam ekspidisi kemudian mengirim surat keluar sesuai alamat yang dituju. Pengiriman surat keluar adalah kegiatan mengirimkan surat kepada alamat yang dituju baik melalui jasa pengiriman, fakultas maupun langsung ke rumah/alamat tujuan.

    Administrasi surat masuk

    Garis Besar Prosedur :

    • Bagian penerima : menerima surat masuk dan menanda-tangani tanda terima pengiriman surat kemudian menyerahkan kepada Kasubbag TU;
    • Kasubbag. TU : menyortir dan pemilahan/pemisahan surat-surat yang bersifat pribadi dari surat yang bersifat dinas. Surat yang bersifat pribadi yang ditujukan pada nama seseorang pejabat atau pegawai di rektorat langsung disampaikan kepada yang bersangkutan.
    • Kasubbag. TU : membuka dan membaca isi surat untuk memahami isi atau maksud dan tujuan surat, memberi tanggal terima dan kode arahan, sehingga dalam pengarahan surat bisa tepat pada pimpinan yang berwenang (Pengolah), dan tidak semua surat harus ke Rektor, karena melihat dari segi kepentingan atau kebijakan yang harus di ambil, kalau semua surat di arahkan ke Rektor tentunya akan membebani tugas-tugas Rektor,  yang mana tugas Rektor sudah tidak sedikit.
    • Bagian Pelaksana : mengetik kartu kendali rangkap tiga, semua surat masuk yang bersifat dinas di kendali terlebih dahulu sebelum di kirim kepada pimpinan, kartu kendali memuat tentang pokok masalah/kode pokok masalah, tanggal di terima, nomor urut penerimaan, perihal, pengirim dan penerima/pengolah, tanggal surat yang tertera dalam surat masuk, lampiran bila ada, dan tempat parap penerima surat di masing-masing pimpinan karena kartu kendali ini juga sebagai pengganti ekspidisi.
    • Bag. Agendaris : mencatat dalam buku agenda, untuk mencegah terjadinya kehilangan kontrol surat masuk selain dikendali dengan kartu kendali juga di catat dalam Buku Agenda.
    • Bag. Pengirim Surat : menerima surat masuk, mencatat dalam Buku Ekspedisi, mendistribusikan surat-surat dinas kepada masing-masing pimpinan melalui sekretarisnya masing, yang kemudian surat yang diterima oleh masing-masing sekretaris akan dicatat kembali dalam buku agenda khusus misalnya surat-surat untuk Rektor di catat oleh sekretaris Rektor.

    Fotocopy 

    Garis Besar Prosedur

    • Petugas menerima berkas yang akan difotocopy  yang merupakan berkas yang menjadi bahan kerja bagian umum
    • Penggandaan sejumlah kebutuhan dan arsip.
    • Mengarsip bahan fotocopy dalam folder

    Pengarsipan 

    Garis Besar Prosedur

    • Menerima  surat-surat keluar yang telah dikendali dengan kartu kendali beserta lampirannya (bisa surat masuk maupun lampiran yang lain)
    • Meneliti arsip yang akan disimpan apakah ada tanda disposisi dari pimpinan.
    • Meneliti arsip surat masuk dan surat keluar yang saling berhubungan, penyimpanannya dijadikan satu file.
    • Meneliti apakah lampiran surat sesuai dengan jumlah yang disebutkan dalam surat, apabila tidak sesuai perlu klarifikasi kepada yang menyerahkan surat.
    • Membuat daftar kode sub-sub masalah dan daftar index dibawah kode sub masalah, untuk menentukan ciri khas atau tanda dari suatu arsip atau dokumen yang akan dijadikan petunjuk dan tanda pengenal (caption) yang dicantumkan pada ujung kanan bawah kiri surat, untuk mengetahui dalam susunan mana dokumen tersebut harus dimasukkan.
    • Memasukkan arsip kedalam folder sesuai dengan kode arsip.
    • Mencantumkan Titel (Indeks Berkas) pada folder.

    Pendistribusian surat/paket