ATK

Pelayanan ATK sebagai berikut :

  1. Pengguna Jasa mengajukan surat permohonan ATK ke Kabag Umum.
  2. Kabag Umum mendisposisikan ke Kasubbag Rumah Tangga.
  3. Kasubbag Rumah Tangga mendisposisikan kepada pengelola ATK.
  4. Pengelola ATK menyerahkan ke Bagian Gudang untuk perintah pengeluaran barang.
  5. Staff bagian Gudang melakukan pengecekan ketersediaan ATK di gudang dan  menyediakan ATK yang diperlukan.
  6. ATK yang tersedia diserahkan ke pengguna jasa

Keamanan


Garis Besar Prosedur :

  • Ka. Biro AUPK mendisposisikan ke Kabag Umum terkait dengan pengamanan di Universitas Islam Negeri  (UIN) Maulana Malik Ibrahim Malang.
  • Kabag Umum mendisposisikan ke Kasubbag Rumah Tangga terkait dengan pengamanan di Universitas Islam Negeri  (UIN) Maulana Malik Ibrahim Malang.
  • Kasubbag Rumah Tangga mendisposisikan ke bagian Keamanan untuk menyusun personil terkait pengamanan di Universitas Islam Negeri  (UIN) Maulana Malik Ibrahim Malang.
  • Kabag Umum melaksanakan rapat koordinasi dengan Kasubbag Rumah Tangga dan bidang Keamanan pengamanan di Universitas Islam Negeri  (UIN) Maulana Malik Ibrahim Malang

Gedung


1.     Syarat dan Ketentuan
a.       Aula It. 5 Rektorat
  • Mengajukan surat permohonan yang mencakup pihak pengguna. penanggungjawab. lama pemakatan. serta tujuan.
  • Tujuan peminjaman untuk keperluan dinas dan atau kemahasiswaan atau keperluan lain yang berkaitan dengan keglatan UIN Maliki Malang.
  • Keglatan bersifat nasional maupun internaslonal
  • Jumlah pengguna dlsesualkan dengan kapasitas gedung
  • Keberslhan dan kelengkapan peralatan Gedun,g menjadi tanggungiawab pengguna.
  • Plhak yang diperbolehkafl untuk meminjam Gedung Aula it. 5 Rektorat adalah Rektorat, Fakutas dan Unit/Lembaga UIN.
b.      Holding Lt. 4 Rektorat
  • Mengajukan surat permohonan yang mencakup pihak pengguna penanggungiawab lama pemakalan. serta tujuan.
  • Tujuan pemlnjamafl untuk keperluan dinas dan atau kemahasiswaan atau keperluan lain yang berkaitan dengan kegiatan UIN Maliki Malang.
  • Kegiatan bersifat nasional maupun internasional.
  • Jumiah pengguna disesuaikan dengan kapasitas gedung
  • Kebersihan dan kelengkapan peralatan Gedung menjadi tanggungiawab pengguna
  • Pihak yang diperbolehkan untuk meminjam Holding It. 4 Rektorat adaiah Rektorat. Fakutas dan Unit/Lembaga UIN.
c.       Aula Lt. 3 Rektorat
  • Mengajukan surat permohonan yang mencakup pihak pengguna, penanggungjawab. lama pemakalan, serta tujuan.
  • Tujuan peminjaman untuk keperluan dinas dan atau kemahasiswaafl atau keperluan lain yang berkaitan dengan kegiatan UIN Maliki Malang.
  • Jumlah pengguna disesuaikan dengan kapasitas Aula
  • Kebersihan dan kelengkapan peralatan Gedung menjadi tanggungjawab
    pengguna
  • Pihak yang diperbolehkan untuk meminjam Gedung Aula it. 3 Rektorat adalah :  a)     Fakutas/Unit/Lembaga UIN; b)     Mahaslswa/Senat mahasiswa/Dewan Mahasiswa/Unit Kegiatan Mahasiswa; c)      Pihak lain
d.      Aula lt. 3 Gcdung C
  • Mengajukan surat permohonan yang mencakup pihak pengguna. penanggungjawab. lama pemakalan, serta tujuan.
  • Tuuan peminjaman untuk keperluan dinas dan atau kemahaslswaan atau keperluan lain yang berkaltan dengan keglatan UIN Maliki Malarig.
  • Jumlah pengguna disesualkan dengan kapasitas Aula
  • Kebersihan dan kelengkapan peralatan Gedung menjadi tanggungjawa pengguna
  • Pihak yang diperbolehkan untuk meminjam Aula It. 3 Gedung C adalah : a). Fakutas/Unit/Lembaga UIN; b). Mahasiswa/Senat mahasiswa/Dewan Mahasiswa/Unit Kegiatan Mahasiswa; c). Pihak lain.
e.   Sutedent Center 
*  Mengajukan surat permohonan yang mencakup pihak pengguna. penanggungjawab. lama pemakalan, serta tujuan. 
*   Tujuan peminjaman untuk keperluan dinas dan atau kemahasiswaan atau keperluan lain yang berkaitan dengan kegiatan UIN Maliki Malang. 
*    Jumlah pengguna disesuaikan dengan kapasitas Aula
*    Kebersihan dan kelengkapan peralatan Gedung menjadi tanggungjawab pengguna.
*   Pihak yang diperbolehkan untuk meminjam Gedung Aula It. 3 Rektorat adalah : a).     Fakutas/Unit/Lembaga UIN; b).Mahasiswa/Senat mahasiswa/Dewan Mahasiswa/Unit Kegiatan Mahasiswa; c).  Pihak lain.
f.  Ketentuan yang belum diatur atau peminjaman yang dilakukan diluar ketentuan tersebut di atas harus mendapat persetuajuan dan Kepala Bagian Umum.
2.     Garis Besar Prosedur
  • Pemohon mengajukan surat permohonan peminjaman gedung ke Kasubbag Rumah Tangga (paling lambat 2 hari sebelum kegiatan).
  • Kasubbag Rumah Tangga Menerima dan mendisposisikan perintah peminjaman gedung ke bagian pengelola Gedung.
  • Bagian pengelola Gedung mempersiapkan kebutuhan sesuai disposisi.
  • Bagian pengelola Gedung melaksanakan tugas dan melaporkan administrasi (sesuai permohonan).

Rumah Tangga

Kegiatan pengelolaan BMN meliputi :

  1. Penatausahaan BMN
  2. Inventarisasi BMN
  3. Distribusi BMN
  4. Penghapusan BMN
  5. Penyiapan data-data asset
  6. Pengelolaan pemanfaatan asset

Garis besar prosedur

No
Penanggung Jawab
Aktivitas
1
Kabag Umum
  • Penerimaan barang-barang hasil pengadaan
  • Hasil Hibah/perolehan lainya yang sah
2
Kasubbag Rumah tangga
  • Menerima persetujuan dari Kabag. Sarana dan Prasarana
  • Mendisposisi ke Kaur sarana untuk dicatat ke buku penerimaan, buku golongan barang inventaris dan buku induk barang
3
staff
  • Mencatat ke buku penerimaan
  • Mencatat ke buku golongan barang inventaris
  • Mencatat ke buku induk golongan
  • Melaksanakan kodefikasi
  • Entry data Simak dan laporan triwulan
  • Menyerahkan ke user/pengguna dan membuat BASTB dilingkungan rektorat

Tata Usaha

Administrasi surat keluar

Garis Besar Prosedur :

  • Bag. Pelaksana : mengetik konsep surat sesuai dengan maksud dan tujuannya, meminta tanda tangan dan membuat Kartu Kendali Surat Keluar. Dalam hal tertentu pengetikan surat masih dalam berbentuk konsep, sifatnya hanya memudahkan pimpinan dalam membacanya. Setelah konsep tersebut disetujui oleh pimpinan yang berwenang pimpinan akan membubuhkan paraf dengan pengertian konsep bisa diketik kembali dalam bentuk surat jadi.
  • Bag. Pelaksana : meneliti dan memeriksa kembali apakah sudah benar,  kemudian menyerahkan kepada Bag. Agendaris dan dikirim kepada pimpinan,
  • Bag. Agendaris : memberi Nomor Surat, tanggal dan Cap Dinas, memberi amplop dan menuliskan alamat yang dituju, mencatat dalam Buku Agenda Surat Keluar, kemudian menyerahkan kepada Bag. Pengirim Surat.
  • Bag. Pengirim Surat : mencatat dalam ekspidisi kemudian mengirim surat keluar sesuai alamat yang dituju. Pengiriman surat keluar adalah kegiatan mengirimkan surat kepada alamat yang dituju baik melalui jasa pengiriman, fakultas maupun langsung ke rumah/alamat tujuan.

Administrasi surat masuk

Garis Besar Prosedur :

  • Bagian penerima : menerima surat masuk dan menanda-tangani tanda terima pengiriman surat kemudian menyerahkan kepada Kasubbag TU;
  • Kasubbag. TU : menyortir dan pemilahan/pemisahan surat-surat yang bersifat pribadi dari surat yang bersifat dinas. Surat yang bersifat pribadi yang ditujukan pada nama seseorang pejabat atau pegawai di rektorat langsung disampaikan kepada yang bersangkutan.
  • Kasubbag. TU : membuka dan membaca isi surat untuk memahami isi atau maksud dan tujuan surat, memberi tanggal terima dan kode arahan, sehingga dalam pengarahan surat bisa tepat pada pimpinan yang berwenang (Pengolah), dan tidak semua surat harus ke Rektor, karena melihat dari segi kepentingan atau kebijakan yang harus di ambil, kalau semua surat di arahkan ke Rektor tentunya akan membebani tugas-tugas Rektor,  yang mana tugas Rektor sudah tidak sedikit.
  • Bagian Pelaksana : mengetik kartu kendali rangkap tiga, semua surat masuk yang bersifat dinas di kendali terlebih dahulu sebelum di kirim kepada pimpinan, kartu kendali memuat tentang pokok masalah/kode pokok masalah, tanggal di terima, nomor urut penerimaan, perihal, pengirim dan penerima/pengolah, tanggal surat yang tertera dalam surat masuk, lampiran bila ada, dan tempat parap penerima surat di masing-masing pimpinan karena kartu kendali ini juga sebagai pengganti ekspidisi.
  • Bag. Agendaris : mencatat dalam buku agenda, untuk mencegah terjadinya kehilangan kontrol surat masuk selain dikendali dengan kartu kendali juga di catat dalam Buku Agenda.
  • Bag. Pengirim Surat : menerima surat masuk, mencatat dalam Buku Ekspedisi, mendistribusikan surat-surat dinas kepada masing-masing pimpinan melalui sekretarisnya masing, yang kemudian surat yang diterima oleh masing-masing sekretaris akan dicatat kembali dalam buku agenda khusus misalnya surat-surat untuk Rektor di catat oleh sekretaris Rektor.

Fotocopy 

Garis Besar Prosedur

  • Petugas menerima berkas yang akan difotocopy  yang merupakan berkas yang menjadi bahan kerja bagian umum
  • Penggandaan sejumlah kebutuhan dan arsip.
  • Mengarsip bahan fotocopy dalam folder

Pengarsipan 

Garis Besar Prosedur

  • Menerima  surat-surat keluar yang telah dikendali dengan kartu kendali beserta lampirannya (bisa surat masuk maupun lampiran yang lain)
  • Meneliti arsip yang akan disimpan apakah ada tanda disposisi dari pimpinan.
  • Meneliti arsip surat masuk dan surat keluar yang saling berhubungan, penyimpanannya dijadikan satu file.
  • Meneliti apakah lampiran surat sesuai dengan jumlah yang disebutkan dalam surat, apabila tidak sesuai perlu klarifikasi kepada yang menyerahkan surat.
  • Membuat daftar kode sub-sub masalah dan daftar index dibawah kode sub masalah, untuk menentukan ciri khas atau tanda dari suatu arsip atau dokumen yang akan dijadikan petunjuk dan tanda pengenal (caption) yang dicantumkan pada ujung kanan bawah kiri surat, untuk mengetahui dalam susunan mana dokumen tersebut harus dimasukkan.
  • Memasukkan arsip kedalam folder sesuai dengan kode arsip.
  • Mencantumkan Titel (Indeks Berkas) pada folder.

Pendistribusian surat/paket

Bagian Keamanan/Satpam

No Nama Tempat Tugas Keterangan
1 Roni+Hendra Pos 1 Pengecekan STNK+lalin
2 Ferry+ratno Pos 1 Pengecekan STNK+lalin
3 Nanang+Wahyudi Pos 2 Memberikan karcis kendaraan bermotor
4 Ulfa+Rofiq Pos 2 Memberikan karcis kendaraan bermotor
5 Agus dl+iwan Pos 3 Memberikan karcis kendaraan bermotor
6 Ririn+galuh Pos 3 Memberikan karcis kendaraan bermotor
7 Arif U Kendaraan Roda 2 Menata area parkir
8 Heru S Kendaraan roda 2 Menata area parkir
9 Santoso Kendaraan roda 4 Menata area parkir
10 Bambang H Kendaraan roda 4 Menata area parkir
11 Krisdianto Foto grafer Penertiban fotografer
12 Gatot+nur Ichwan Pedagang kaki lima Penertiban PKL
13 Sugiarto Perempatan tarbiyah Mengarahkan tamu & kendaraan parkir
14 Rusman Pertigaan ekonomi-saintek Mengarahkan tamu & kendaraan parkir
15 Susanto Pertigaan tarbiyah Mengarahkan tamu & kendaraan parkir
16 Suwito Rektorat lt 1 Mengamankan area rektorat lt 1
17 M Sidik Rektorat lt 2 Mengamankan area rektorat lt 2
18 Wiji U Area gedung A+B Mengarahkan tamu & kendaraan parkir
19 Mashuri Mobiling
20 Bambang P mobiling
21 Ugi N Depan teras sc Menata &menertibkan kendaraan bermotor
22 Abd Khodir Depan teras sc Menata &menertibkan kendaraan bermotor
23 Rully Tangga lt 2Sc pintu barat+utara Sterilisasi /mengamankan area dr orang tua wali
24 Madekur Tangga lt 2Sc pintu barat+utara Sterilisasi /mengamankan area dr orang tua wali
25 alfin Tangga lt 2 Sc Pintu timur+Utara Sterilisasi /mengamankan area dr orang tua wali
26 Edy SB Tangga lt 2 Sc Pintu timur+Utara Sterilisasi /mengamankan area dr orang tua wali
27 Agus S+Ma’ruf Pojok Mas’ul Mengarahkan tamu & menghalau pengantar/penyambut
28 Agus DW+Trinanda+Antoni Pojok Mas’ul Mengarahkan tamu & menghalau pengantar/penyambut
29 Imron N+Imam S Pojok Mas’ul Mengarahkan tamu & menghalau pengantar/penyambut
30 Afandi Pojok Gedung C depan sc Mengarahkan tamu & mengarahkan wisudawan/ti
31 Joko Pratitno Pojok Gedung C depan sc Mengarahkan tamu & mengarahkan wisudawan/ti
32 Likken K Konsumsi Mengarahkan A1
33 Mardiana Pelayanan Kunci Sc Melayani kunci UKM /HMJ
34 Fatah+Irvan Pintu Utama Sc lt 2 Mengarahkan wali(Undangan berlaku 1 org)
35 Sutikno Pintu UtamaSc lt 2 Mengarahkan wali(Undangan berlaku 1 org)
36 Faqih Pengamanan Roda 4 Mahad Putra

Bagian Teknisi

No. Nama Status Gol/Pangkat Jabatan
1. TOTOK LARAS PNS
2. MINARDI NON PNS
3. SUPRIYANTO NON PNS
4. M. RUDIANTO NON PNS 200710081054
5. LUKMAN LUDWIMARTA NON PNS 200806011081
6. JUNAIDI NON PNS